nguyễn-Quốc-Anh-1905QTVD005-bài-tập-về-nhà

Tên: Nguyễn Quốc Anh Lớp: 1905QTVD005 BÀI KIỂM TRA Câu 1: trình bày kĩ cần thiết thư kí văn phịng đói với hoạt dộng tiếp khách Câu 2: trình bày nhiệm vụ thư kí văn phịng thời gian lãnh đạo cơng tác, cho ví dụ minh họa BÀI LÀM Câu 1: trình bày kĩ cần thiết thư kí văn phịng đói với hoạt dộng tiếp khách Chào hỏi khách Khi khách đến phải chào đón khách với thái độ vui vẻ, niềm nở, lịch Nếu biết tên, nên chào đón khách tên họ Bày tỏ quan tâm Thư ký phải bày tỏ thái độ quan tâm đến khách hàng, trả lời đầy đủ câu hỏi khách Thư ký ln sốt sắng, tích cực công việc gây ấn tượng tốt đẹp khách hàng tới doanh nghiệp Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm khách Tại hầu hết doanh nghiệp, tất khách đến liên hệ phải ghi tên khách vào sổ (bao gồm: tên khách, nghề nghiệp, địa chỉ, ý do, định sau gặp) Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm đàm phán cấp Trong lúc cấp tiếp khách, nên cố tránh đừng phá ngang đàm thoại, nói chuyện cấp trên, ngoại trừ trường hợp: Trường hợp giám đốc phải trả lời điện thoại quan trọng, thư ký phải xin lỗi khách thông báo cho giám đốc giám đốc phải trả lời điện thoại Trường hợp giám đốc phải dự họp quan trọng phải kết thúc tiếp khách để giải công việc cần thiết, thư ký phải xin lỗi khách, ghi phiếu nhắn tin, thơng báo cho giám đốc biết giám đốc tự kết thúc nói chuyện Đối với vị khách hay ngồi lâu quy định, thư ký phải giúp giám đốc mời khéo khách Thư ký thỏa thuận trước với giám đốc phương pháp để hết quy đinh có điều quan trọng thư ký thông báo co giám đốc biết mà không gây phật ý cho khách Phòng đợi Trong trường hợp khách phải ngồi đợi, thư ký phải nêu rõ lý lịch mời khách vơ phịng đợi để chờ đến lượt vào gặp giám đốc Thư ký phải cố làm để khách không cảm thấy khó chịu Phịng đợi phải sáng sủa thống mát, phải trang hồng đẹp Có nước trà, nước suối,…và có nhiều sách, báo, tạp chí, cataloge…cho khách xem Sau khách đi, thư ký phải xếp lại tài liệu bàn trà cho trật tự, ngăn nắp Thường trực nơi làm việc Không thư ký nên rời nơi làm việc mà không nhờ người khác thay Đặc biêt giám đốc tiếp khách, thư ký khơng nên rời khỏi phịng Cơng việc tiếp khách quan trọng có lương tâm nghề nghiệp hồn thành cơng việc cách mỹ mãn Ghi biên buổi bàn bạc: Khi giám đốc yêu cầu Câu 2: trình bày nhiệm vụ thư kí văn phịng thời gian lãnh đạo cơng tác, cho ví dụ minh họa Trong thời gian lãnh đạo cơng tác phận văn phịng tiến hành công việc để đảm bảo cho công việc quan diễn bình thường Trong trường hợp thư kí khơng cơng tác với thủ trưởng thư kí đảm nhận giải cơng việc sau: Thư kí thực cơng việc hoạch định xếp chuyến Dự buổi họp bàn giao thủ trưởng cho người ủy nhiệm (thường cấp phó) Nắm vững nội dung cơng việc thủ trưởng giao lại cho cấp phó Ghi lại cơng việc thủ trưởng ủy quyền cho thư kí giải mức độ thẩm quyền giải Giúp phó thủ trưởng thực nhiệm vụ thủ trưởng phân công Làm việc với người ủy thác xem công việc thực chưa Đối với công tác thư tín, phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn, hồ sơ việc cần làm, hồ sơ để thơng báo Sau chuyển văn cho cá nhân ủy quyền xử lý thư ký người giải Công cụ để theo dõi công việc phải làm thư tín sổ tóm tắt thư tín sổ nhật kí hoạt động cần lưu ý Sau chuyến công tác, chuyến cơng tác dài ngày, phận văn phịng phải tiến hành số công việc chủ yếu sau Báo cáo tóm tắt diễn biến đơn vị, tổ chức Trình bày cơng văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật kí hoạt động hành Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục toán Soạn thảo thư cảm ơn người tiếp xúc gặp gỡ chuyến Lưu trữ tài liệu hồ sơ chuyến