Giải pháp quản lý công việc cho các doanh nghiệp nhỏ và các nhóm làm việc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM NGUYỄN THANH HỒNG LÊ VIỆT BÁCH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁC NHÓM LÀM VIỆC Management solution for small businesses and teams KỸ SƯ NGÀNH KỸ THUẬT PHẦN MỀM TP HỒ CHÍ MINH, 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ THƠNG TIN KHOA CƠNG NGHỆ PHẦN MỀM NGUYỄN THANH HỒNG – 17520514 LÊ VIỆT BÁCH – 17520261 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁC NHÓM LÀM VIỆC Management solution for small businesses and teams KỸ SƯ NGÀNH KỸ THUẬT PHẦN MỀM GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THS NGUYỄN CƠNG HOAN TP HỒ CHÍ MINH, 2021 THƠNG TIN HỘI ĐỒNG CHẤM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Hội đồng chấm khóa luận tốt nghiệp, thành lập theo Quyết định số …………………… ngày ………………… Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ Thông tin – Chủ tịch – Thư ký – Ủy viên – Ủy viên ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc TP HCM, ngày… tháng… năm…… NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP (CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN/PHẢN BIỆN) Tên khóa luận: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CƠNG VIỆC CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁC NHĨM LÀM VIỆC Nhóm SV thực hiện: Cán hướng dẫn/phản biện: Nguyễn Thanh Hồng - 17520514 ThS Nguyễn Cơng Hoan Lê Việt Bách - 17520261 Đánh giá Khóa luận Về báo cáo: Số trang _ Số chương _ Số bảng số liệu _ Số hình vẽ _ Số tài liệu tham khảo _ Sản phẩm _ Một số nhận xét hình thức báo cáo: Về nội dung nghiên cứu: Về chương trình ứng dụng: Về thái độ làm việc sinh viên: Đánh giá chung: Điểm sinh viên: Nguyễn Thanh Hoàng:……… /10 Lê Việt Bách:……… /10 Người nhận xét (Ký tên ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT TÊN ĐỀ TÀI: Giải pháp quản lý công việc cho doanh nghiệp nhỏ nhóm làm việc TÊN TIẾNG ANH: Management solution for small businesses and teams Cán hướng dẫn: TS Nguyễn Quang Anh; ThS Nguyễn Công Hoan Thời gian thực hiện: Từ ngày 02/09/2021 đến ngày 02/01/2022 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thanh Hoàng -17520514 Lê Việt Bách – 17520261 Nội dung đề tài: Ngày nay, việc quản lý công việc doanh nghiệp nhóm làm việc tự (freelancer) vấn đề cấp bách, thiết yếu để cải thiện nghiệp vụ, quy trình doanh nghiệp Đặc biệt với doanh nghiệp vừa thành lập non trẻ nhóm freelancer việc có quy trình làm việc tốt khơng phải vấn đề đơn giản Việc có quy trình tối ưu giúp tiết kiệm thời gian, công sức vào việc quản lý mà để tập trung vào phát triển phần mềm, sản xuất Đề tài nhằm giải vấn đề quản lý công việc doanh nghiệp nhỏ nhóm làm việc tự (freelancer) dựa việc ghi nhận công việc cá nhân dự án, cung cấp tính quản lý dự án, thu chi, tính lương, v.v Mục tiêu: • Giải vấn đề quản lý, phân tích, xuất liệu cho thân doanh nghiệp, cho đối tác, cho nhân viên, v.v • Đề tài tập trung vào nghiệp vụ thiết yếu, thực tế, thực dụng để sử dụng cho thân tách modules để thương mại hóa sản phẩm • Gồm nghiệp vụ sau: o Quản lý thời gian làm việc nhân viên cho công việc khác o Quản lý việc chấm công dựa liệu đầu vào thời gian làm việc o Phân chia cơng việc cho thành viên nhóm Tích hợp với công cụ quản lý tiến độ công việc phổ biến Jira o Lưu trữ thông tin: Thông tin đối tác, dự án; lưu trữ hợp đồng; tài liệu nhóm o Quản lý nhân sự: tính lương, quản lý ngày nghỉ, quản lý hồ sơ nhân viên o Giao tiếp nhắc nhở thành viên nhóm o Thống kê hình tượng hố liệu thời gian làm việc, thu nhập Công nghệ sử dụng phạm vi đề tài: • Frontend: React, TypeScript, Mobx, SCSS, Chakra UI • Backend: ExpressJS Loopback • DevOps: Docker/K8s/Terraform Ứng dụng liên quan Trong q trình thực hiện, nhóm có tham khảo số ứng dụng có chức tương đương với ứng dụng mà nhóm kỳ vọng xây dựng hồn tất đề tài: • Toggl Track (https://toggl.com/track): Phần mềm theo dõi thời gian cung cấp dịch vụ báo cáo theo dõi thời gian làm việc thông qua ứng dụng nhắm tới tập khách hàng từ nhỏ đến lớn Ứng dụng cho phép quản lý thu nhập hỗ trợ làm việc nhóm • Clockify (https://clockify.me): Phần mềm theo dõi thời gian quản lý thời gian dạng timesheet (bảng chấm công) hướng tới đối tượng người dung; tập trung vào việc chấm công thông qua theo dõi thời gian làm việc với việc quản lý dự án cơng việc • Base HRM+ (https://base.vn/platform/hrm): Bộ giải pháp quản trị nhân Việt Nam, gồm nhiều ứng dụng cho tính khác nhau, có: Base Checkin để theo dõi thời gian làm việc; Base Timesheet để quản lý chấm công Duới bảng so sánh tổng quan đặc điểm ứng dụng kể với kết hướng tới đề tài: Đối tượng hướng tới Toggl Track Clockify • • • • Freelancer (cá nhân) Các team làm việc nhỏ Các cơng ty, tập đồn • • Freelancer (cá nhân) Các team làm việc nhỏ Các cơng ty, tập đồn Nền tảng đề tài Base HRM+ Các cơng ty, tập đồn, nhiều phịng ban • • Freelancer (cá nhân) Các team làm việc nhỏ Thị trường Toàn giới Toàn giới Việt Nam Toàn giới Nền tảng • • • • • Web iOS/Android macOS Windows Linux • • • • • Web iOS/Android macOS Windows Linux • • • Web • Gói miễn phí cho người dùng tính Gói nâng cao tính phí hàng tháng, đầy đủ tính Gói cho doanh nghiệp lớn, giá thương lượng • Gói miễn phí cho người dùng tính Gói nâng cao tính phí hàng tháng, đầy đủ tính Gói cho doanh nghiệp lớn, giá thương lượng • Dùng thử miễn phí Miễn phí dành cho đối tác Bán gói theo số lượng users, records • Giá • • • iOS/Android Windows • Gói cho doanh nghiệp, giá thương lượng • Duới bảng so sánh tính ứng dụng kể với kết hướng tới đề tài: Tính Clockify Base HRM+ Ứng dụng nhóm Theo dõi thời gian ✓ làm việc ✓ ✓ ✓ Quản lý chấm công ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✗ ✓ Tích hợp với Jira Toggl Track Giao tiếp comment, báo) (chat, thông ✗ ✗ ✗ ✓ Hình tượng hố liệu (data Chart visualization) Chart Chart Chart, Heatmap Nhắc nhở báo cáo ✓ công việc ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Báo cáo lương / ✓ thời gian làm việc ✓ ✓ ✓ Nhập, xuất liệu ✓ dạng CSV ✓ ✓ ✓ Quản lý ngày nghỉ ✗ ✓ ✓ ✓ Quản lý tài liệu ✗ ✗ ✗ ✓ Xuất hố đơn dựa thời gian cơng ✗ việc ✓ ✓ ✓ ✓ ✗ ✗ ✗ Khoá bảng chấm ✓ công ✓ ✓ ✓ Theo dõi thời gian ✓ tự động ✗ ✗ ✗ Tính lương GPS tracking Tính ý nghĩa thực tiễn đề tài Ngày phát triển công nghệ thông tin giúp hội việc làm tiếp cận nhân lực toàn giới Rất nhiều doanh nghiệp sẵn sàng tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa đến từ khắp đất nước để đáp ứng nhu cầu nhân công việc Điều dẫn đến hình thành cá nhân, nhóm làm việc tự (freelancer) Họ doanh nghiệp quy mơ, có quy trình làm việc chuẩn mực mà nhóm tự phát, tự tìm cơng việc làm nhà Vấn đề quản lý đối tượng điều vô quan trọng để phát triển, tăng suất, từ mở rộng quy mơ hoạt động Vì việc quản lý cơng việc cách hiệu với nhu cầu đối tượng trở nên vô cần thiết Tuy nhiên, thay cố gắng để phục vụ đối tượng doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đề tài hướng tới nhóm đối tượng freelancer, doanh nghiệp nhỏ, với mong muốn cung cấp giải pháp quản lý cơng việc dành riêng nhóm đối tượng đặc biệt Đây thị trường mà ứng dụng quản lý công việc khác chưa tập trung nhắm tới Hiện đa số phần mềm quản lý cơng việc có xu hướng phân hố thành modules nhỏ để thay đổi phù hợp với đối tượng doanh nghiệp Tuy nhiên việc cần có q nhiều cơng cụ để giải vấn đề quản lý công việc thật trở ngại làm giảm hiệu suất làm việc Việc tích hợp cơng cụ cần thiết cho việc quản lý vào chương trình giúp tiết kiệm thời gian thuận tiện cho người sử dụng, doanh nghiệp nhỏ nhóm freelancer, nhiều cơng việc đảm nhận người ngược lại Phương pháp thực • Tìm hiểu u cầu đề tài, nghiên cứu nghiệp vụ • Nghiên cứu cơng nghệ giải pháp có thị trường • Nghiên cứu phát triển ứng dụng • Hồn thiện kiểm thử Kết mong đợi • Hồn thiện tất tính năng, định hướng phát triển tính theo nhu cầu thị trường • Hoàn thiện sản phẩm để sử dụng thực tế • Có khả thương mại hố cao Kế hoạch thực hiện: Thời gian 02/09 09/09 Nội dung - Phân tích đánh giá quy trình nghiệp vụ cần thiết Phân cơng Hồng, Bách Chú thích Hình 3.63: Trang tạo thông tin đối tác 3.5.3 Quản lý dự án Trang quản lý dự án trang quan trọng người làm quản lý dự án người làm việc dự án developer, designer, tester Trang danh sách dự án trình bày dạng bảng field tên dự án (project name), công nghệ dùng dự án(technology) thời gian diễn dự án (start date – end date) Ngồi cịn có thêm hình ảnh hiển thị đại diện cho project khiến trang quản lý dự án trở nên bắt mắt 73 Hình 3.64: Trang danh sách dự án Trang tạo dự án bao gồm nhóm thơng tin chính: nhóm thơng tin chung, nhóm thơng tin khách hàng (người chủ dự án hay người quan sát dự án) nhóm thơng tin tốn 74 Hình 3.65: Trang tạo dự án 75 3.5.4 Bảng Timesheet cho người dùng Trang cập nhật timesheet với giao diện gồm lịch với chiều ngang thứ, ngày tháng chiều dọc thời gian làm việc (theo giờ) modal với field thời gian làm việc, tên dự án làm việc, tên task mô tả task với task link Khi quan sát trang cập nhật timesheet, người dùng, người quản lý dễ dàng quan sát khoảng thời gian mà người dùng làm việc thường làm việc khung thời gian Hình 3.66: Trang nhập cập nhật timesheet Đối với trang timesheet hiển thị theo tuần, người quản lý dễ dàng quan sát danh sách task mà người dùng làm tuần Theo án, dự án có màu sắc đặc trưng 76 Hình 3.67: Trang hiển thị timesheet theo ngày Trang hiển thị timesheet theo tháng lại giúp người dùng người quản lý có nhìn tổng thể việc xếp việc thực task lên kế hoạch với task dự định làm thời gian tới Hình 3.68: Trang hiển thị timesheet theo tháng 77 3.5.5 Quản lý thời gian dự án Khi user thêm vào dự án User thiết lập tổng làm việc mà muốn dành cho dự án trang này, kèm lý Nhóm admin sau nhận yêu cầu đánh giá chấp thuận không User chọn commit tổng thời gian tất dự án Hoặc commit thời gian cho dự án Thời gian commit số liệu quan trọng để đánh giá user có làm việc đủ thời gian commit tuần hay không Cũng số liệu quan trọng để nhóm quản trị phân chia nguồn nhân lực tổ chức vào dự án Hình 3.69: Trang thiết lập thời gian làm việc theo dự án 78 Hình 3.70: Trang lịch sử thiết lập thời gian làm việc Hình 3.71: Trang báo cáo kết báo cáo thời gian làm việc 79 3.5.6 Quản lý timesheet Admin Admin xem Gantt chart timesheet nhập theo user, dự án Hoặc tất user, dự án khoảng thời gian định (Ngày, tuần tháng) Nếu click vào ô Gantt chart hiển thị chi tiết timesheet Bên cạnh đó, admin xem report dự án, user, timesheet nhập tùy theo lựa chọn trang Hình 3.72: Trang quản lý timesheet Admin 80 Hình 3.73: Trang chi tiết report dự án 3.5.7 Trang lưu trữ tài liệu nội Nhóm quản trị hệ thống lưu trữ, tìm kiếm, export báo cáo thơng tin tài liệu Tài liệu biên nhận, báo cáo, hợp đồng, biên bản, v.v Mỗi tài liệu liên kết với đối tác tổ chức Khi lựa chọn tài liệu để xem hiển thị tất trường thông tin tài liệu 81 Hình 3.74: Trang danh sách tài liệu nội Hình 3.75: Trang chi tiết tài liệu nội 82 3.5.8 Trang quản lý cài đặt chung Nhóm quản trị thiết lập cài đặt chung hệ thống tiền tệ, quốc gia, tỷ giá chuyển đổi, loại dự án, có cho phép đẩy thơng báo, v.v trang Hình 3.76: Trang quản lý thiết lập dự án 3.5.9 Chính sách thông báo Hiển thị thông báo chung sách tổ chức mà nhóm quản trị nhập Hình 3.77: Trang hiển thị sách tổ chức 83 Hình 3.78: Trang hiển thị thơng báo tổ chức 84 Chương KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 4.1 Kết luận 4.1.1 Kết đạt 4.1.1.1 Lý thuyết • Hiểu thêm số nghiệp vụ quản lý tổ chức, số phương pháp quản lý cơng việc dự án • Biết cách sử dụng PlantUML để tiết kiệm thời gian việc thiết kế sơ đồ thành phần hệ thống • Cập nhật kiến thức, kỹ việc việc việc xây dựng ứng dụng web sử dụng MERN stack (MongoDB, Expressjs, Reactjs, Nodejs) 4.1.1.2 Thực tiễn • Xây dựng tảng quản lý công việc tập trung, giảm thiểu tác vụ không cần thiết đáp ứng tối đa yêu cầu tổ chức về: § Quản lý tiến độ dự án cách chi tiết tồn diện § Hoạch định nguồn nhân lực phân chia tài nguyên tổ chức § Quản lý liệu nhân tồn diện § Cung cấp hệ thống lưu trữ thông tin nghiệp vụ thống § Quản trị mục tiêu đánh giá suất nhân § Giám sát tình hình tài ngân sách dự án § Chuẩn hóa quy trình làm việc với hệ thống sách § Tạo kênh thơng tin giao tiếp kết nối doanh nghiệp với nhân § Tạo động lực làm việc minh bạch hóa phúc lợi nhân viên • Nền tảng sử dụng thực tế số nhóm làm việc đánh giá tích cực khả việc quản lý dự án nguồn lực tổ chức 85 4.1.2 Hạn chế • Vì thời gian thực đề tài có hạn nên nhóm chưa tìm hiểu sâu u cầu nghiệp vụ công ty, tổ chức làm việc khác lĩnh vực khác • Ứng dụng đề tài chưa tối ưu tốt để sử dụng thiết bị di động Giao diện ứng dụng cịn có nhiều hạn chế, nhiều thành phần chưa thực thân thiện với người dùng • Nền tảng chưa hỗ trợ việc di chuyển liệu từ tảng định dạng có sẵn 4.2 Hướng phát triển • Phát triển thêm tính chun sâu quản lý dự án, báo cáo thống kê để mang lại nhiều giá trị cho người sử dụng • Tích hợp tảng bên thứ GitHub, Jira để phục vụ tổ chức làm việc lĩnh vực cơng nghệ, phần mềm • Tìm hiểu thêm nghiệp vụ quản lý cơng ty, doanh nghiệp lớn xây dựng tính phù hợp với nhóm đối tượng • Tìm hiểu nghiệp vụ xây dựng tính hỗ trợ vấn đề liên quan đến thuế đối doanh nghiệp tổ chức 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Project Management Institute, "Success Rates Rise: Transforming the high cost of low performance," 2017 [Online] Available: https://www.pmi.org//media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-ofthe-profession-2017.pdf [2] P Hậu, "Năng suất lao động Việt Nam tụt hậu 60 năm so với Nhật Bản," 31 03 2021 [Online] Available: https://thanhnien.vn/nang-suat-lao-dong-cuaviet-nam-tut-hau-60-nam-so-voi-nhat-ban-post1051724.html 87 ... phẩm • Gồm nghiệp vụ sau: o Quản lý thời gian làm việc nhân viên cho công việc khác o Quản lý việc chấm công dựa liệu đầu vào thời gian làm việc o Phân chia công việc cho thành viên nhóm Tích... nhiều cách doanh nghiệp nhỏ, cơng ty khởi nghiệp, nhóm làm việc tự, nơi mà chưa có nhiều nhân chun hóa quản lý quy trình quản lý cơng việc tối ưu Việc có giải pháp chun biệt cho quản trị cơng việc, ... HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM NGUYỄN THANH HOÀNG – 17520514 LÊ VIỆT BÁCH – 17520261 KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CƠNG VIỆC CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁC NHÓM LÀM VIỆC