CHINH SACH AN NINH PHONG CHNG KHNG b

VINA KOREA CO., LTD C-TPAT CHÍNH SÁCH AN NINH PHỊNG CHỐNG KHỦNG BỐ 2016 C-TPAT (Customs-Trade Partnership against Terrorism) Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD I C-TPAT Giới thiệu C-TPAT gì? C- Customs T- Trade P- Partnership A- Against T- Terrorism Customs – Trade Partnership Against Terrorism/ C-TPAT chương trình an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa tự nguyện Hải Quan Lực lượng Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) lực lượng nòng cốt xây dựng nên, triển khai điều hành` nhằm cải thiện an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa cơng ty giảm thiểu rủi ro khủng bố Hiện có nhiều nhãn hàng lớn Cơng ty nhập hàng hố vào Hoa Kỳ tham gia chương trình họ mong muốn nhà cung cấp cần tuân thủ theo quy định C-TPAT để bảo đảm an tồn cho tài sản người Chương trình an ninh giúp nhà máy bảo vệ tài sản, an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa nhân viên Tại Vina Korea phải áp dụng an ninh C-TPAT? Tình hình vận chuyển hàng bất hợp pháp (Hàng lậu, ma túy, sản phẩm làm từ động vật cần bảo tồn, bn bán vũ khí, vận chuyển chất nổ, buôn bán phụ nữ & trẻ em, vận chuyển tiền giả, buôn bán ngoại tệ trái phép, nhập cư bất hợp pháp…) diễn phổ biến, sôi động ngày tinh vi toàn giới Việt Nam Các tổ chức tội phạm thường lợi dụng lỏng lẻo chuỗi cung ứng hàng hóa để qua mặt quan Hải quan, Biên phòng đưa hàng hóa bất hợp pháp tới khắp nơi giới Để ngăn chặn giảm thiểu hoạt động trái phép nhãn hàng áp dụng tiêu chí C-TPAT đồng thời yêu cầu nhà cung cấp Vina Korea áp dụng chương trình Việc áp dụng chương trình phương pháp tối ưu giúp Vina Korea giảm thiểu, ngăn chặn việc trộm cắp hàng hóa hỗ trợ to lớn việc thực sách bảo vệ thương hiệu Vina Korea Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Vina Korea mắt xích chuỗi vận chuyển cung ứng hàng hóa, thực cần thiết cho Vina Korea áp dụng tiêu chuẩn từ bước đầu sản xuất hàng hóa Đây tiêu chuẩn để Vina Korea thực hợp tác kinh doanh với khách hàng Để đảm bảo nội dung sách phù hợp với tình nhà máy, sách ban an ninh Công ty xem xét, sửa đổi hàng năm có thay đổi tiêu chuẩn an ninh khách hàng chương trình C-TPAT II Mục tiêu Chính sách - Giảm thiểu nguy khủng bố qua chuỗi cung ứng hàng hóa - Giảm thiểu ngăn chặn việc vận chuyển hàng hóa bất hợp pháp qua chuỗi cung ứng hàng hóa - Ngăn chặn việc trộm cắp sản phẩm - Bảo vệ Thương hiệu sản phẩm cho khách hàng Vina Korea - Ngăn chặn hoạt động buôn bán người; nhập cư bất hợp pháp - Minh bạch hóa hoạt động vận chuyển hàng hóa III Phạm vi áp dụng Chính sách áp dụng cho tồn cán công nhân viên Công ty TNHH Vina Korea, khách hàng, người tới Vina Korea liên hệ công tác nhà thầu cung cấp dịch vụ cho Cơng ty TNHH Vina Korea IV Các tiêu chí Hệ thống hồ sơ, tài liệu an ninh; Quản lý an ninh Mọi sách, thủ tục, quy định, quy trình an ninh (Sau gọi Văn an ninh) Vina Korea phải văn hóa Các sách, thủ tục, quy định, quy trình diễn giải lời nói khơng có hiệu lực Các văn cần xem xét cập nhật trưởng ban an ninh công ty định kỳ hàng năm tiêu chí chương trình C-TPAT thay đổi Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Văn an ninh Vina Korea cần Tổng giám đốc công ty phê duyệt sau phận Tuân thủ (Compliance) ban hành, tun truyền rộng rãi cho tồn thể cán cơng nhân viên bên liên quan biết thực Trưởng phận chịu trách nhiệm giám sát nhắc nhở nhân viên việc thực quy định an ninh công ty Bộ phận Tuân thủ có trách nhiệm theo dõi, nhắc nhở việc tuân thủ quy định an ninh phận khác cơng ty tồn thể công nhân viên; đề nghị xử lý kỷ luật trường hợp, phận vi phạm quy định an ninh công ty; đề nghị khen thưởng phận, cá nhân thực tốt quy định an ninh có ý kiến đóng góp vào việc hồn thiện hệ thống an ninh cơng ty Mức độ vi phạm hình thức kỷ luật, mức độ khen thưởng thực theo quy định phần Giáo dục, Tập huấn, Kỷ luật, Khen thưởng An ninh sách Vina Korea có định thành lập ban an ninh nhà máy Ban an ninh công ty bao gồm trưởng phận Tuân thủ, trưởng phận công nghệ thông tin, trưởng phận xuất nhập khẩu, trưởng phận Nhân sự, đội trưởng đội bảo vệ Ban an ninh có trách nhiệm xây dựng kế hoạch an ninh hàng năm, thảo luận vấn đề an ninh quan trọng công ty, đề xuất Tổng giám đốc phê duyệt vấn đề an ninh quan trọng Trong trưởng ban an ninh người có trách nhiệm chắp bút, soạn thảo, cập nhật văn an ninh trình Tổng giám đốc công ty phê duyệt trước ban hành; Tổng hợp ý kiến ủy viên ban trình tổng giám đốc phê duyệt Ủy viên ban an ninh có trách nhiệm thảo luận, đóng góp ý kiến nhằm giải vấn đề an ninh Bên cạnh ban an ninh cơng ty, cơng ty có nhóm phụ trách an ninh bao gồm trưởng phận, trực tiếp thị nhân viên phận thực quy định an ninh, cụ thể: - Trưởng phận Nhân chịu trách nhiệm An ninh Nhân - Trưởng phận xuất chịu trách nhiêm an ninh hàng hóa xuất - Trưởng phận nhập chịu trách nhiệm an ninh hàng hóa nhập - Trưởng phận công nghệ thông tin (IT) chịu trách nhiệm an ninh IT - Trưởng phận bảo vệ chịu trách nhiệm an ninh hàng hóa, tài sản nhà máy, kiểm sốt tiếp cận nhà máy, an ninh sở vật chất - Trưởng phận Tuân thủ chịu trách nhiệm an ninh nhà thầu, đánh giá nội bộ, trì hệ thống an ninh quản lý chung việc thực quy định an ninh phận công ty Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Hàng năm, phận tuần thủ đánh giá an ninh nội 01 lần/ năm Sau đánh giá nội bộ, cơng ty có kế hoạch cải tiến, khắc phục cho điểm tồn Kế hoạch an ninh/ phương án bảo vệ ban an ninh xây dựng cập nhật định kỳ hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt ban hành đội ngũ an ninh nhà máy để thực Chính sách có hiệu lực kể từ ngày 26 tháng năm 2016 Chính sách An ninh Phịng chống Khủng bố phiên 3/0 hết hiệu lực kể từ sách có hiệu lực An ninh nhà xưởng a Lựa chọn địa điểm đặt trụ sở sản xuất kinh doanh Khi xây dựng nhà xưởng, trụ sở nhà máy, ban lãnh đạo công ty cần xem xét tình hình an ninh nơi nhà máy hoạt động sản xuất kinh doanh Nhà máy cần tìm hiểu mật độ tội phạm (Trong trường hợp cần thiết cần lập danh sách đen để theo dõi) gây vấn đề an ninh địa bàn qua thông tin từ quan an ninh chức địa phương, xem xét nơi nhà máy có gần quan an ninh nhà máy khác hay không Trong trường hợp gặp cố an ninh nhờ giúp đỡ Tìm hiểu loại hàng hóa sản xuất nhà máy bên cạnh loại hàng hóa gì, tội phạm lợi dụng trình sản xuất, khâu trung chuyển hàng hóa nhà máy để bn lậu, đưa mặt hàng bất hợp pháp vào thị trường khách hàng lấy trộm hàng hố khơng b Hàng rào bao quanh nhà máy Nhà máy khu vực lưu giữ container cơng ty phải có hàng rào bao quanh, hàng rào phải cao tối thiểu 2.4 m (8 feet) Chân hàng rào phải xây dựng kiên cố vật liệu bền chắc, có móng sâu xuống đất để tránh bị đột nhập cách đào ngạch phía Phía hàng rào phải gắn mũi nhọn có ngạnh, nghiêng 45o có vịng thép gai phía để tránh bị đột nhập cách trèo qua hàng rào Đáy hàng rào không cao 5.08 cm (2 inches) so với mặt đất Trên hàng rào phải gắn hệ thống camera nội cảm biến chống trộm, biển báo “Cấm đột nhập”, “Camera quan sát” hệ thống đèn chiếu sáng phù hợp để phát đốt nhập qua hàng rào Hàng rào phải thơng thống, khơng có bụi rậm, che phủ, hạn chế tầm quan sát bảo vệ máy quay camera Hệ thống camera hàng rào nhân viên bảo vệ theo dõi 24/7 để đảm bảo phát kịp thời hoạt động bất hợp pháp định kỳ bảo dưỡng để đảm bảo theo dõi liên tục Hệ thống camera trang bị hệ thống điện riêng điện dự phòng trường hợp điện ngắt điện sau làm việc Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Bên hàng rào phải có chốt bảo vệ bố trí vị trí hợp lý có tầm nhìn bao quát toàn hàng rào Khu vực bảo vệ hai chốt liền kề phải gối lên đảm bảo đứng chốt quan sát chốt khác Bên hàng rào công ty xây dựng đường tuần tra cho bảo vệ quanh nhà xưởng, chạy song xong với hàng rào Bảo vệ phải canh gác hàng rào 24/24 tuần tra hàng ngày để đảm bảo tính tồn vẹn hàng rào khơng có người đột nhập qua hàng rào Hàng rào phải kiểm tra hàng ngày bảo dưỡng ngày gặp cố để đảm bảo tính tồn vẹn Cơng ty đảm bảo lối để tiếp cận nhà máy cổng vào c Hàng rào bên nhà máy Nhà máy trang bị hàng rào nội để tách biệt phận đòi hỏi an ninh cao gấp, đóng gói, đóng thùng, kho thành phẩm, khu vực bốc công, khu vực dỡ công với phận khác Các hàng rào cần làm vật liệu chắn, xê dịch, đủ cao để người ngồi khơng thể vượt qua cách trèo rào nhảy qua Không dùng hàng rào tạm thời dây giới hạn khu vực xây dựng công trường dùng dây vải để căng làm hàng rào Hàng rào làm vật liệu nhơm kính lưới mắt cáo để nhân viên bảo vệ quản lý quan sát hoạt động phận bên hàng rào từ bên Trên hàng rào nội treo biển tuyên truyền an ninh hình ảnh công nhân viên làm việc phận Hàng rào nội cần lắp đặt để ngăn hàng hóa khách hàng khác nhau, hàng nước hàng xuất nước ngoài, hàng nguy hiểm hàng thông thường, hàng có giá trị cao hàng có giá trị thấp, hàng đạt tiêu chuẩn hàng hỏng cần phải bán lý tiêu hủy Bộ phận hoàn thành, kho thành phẩm phận khác công ty cần thông báo cho đội Compliance công ty trường hợp thay đổi vị trí phận đòi hỏi an ninh cao để kịp thời tháo dỡ lắp đặt hàng rào cho phù hợp tiêu chuẩn an ninh Hàng rào cần sửa chữa bảo dưỡng định kỳ hàng ngày nhằm đảm bảo nguyên vẹn Mọi thông tin thông báo việc hỏng hàng rào phản ánh qua số điện thoại 0977 005 349 email: lmluan@yakjin.com Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT d Khu vực đóng gói bốc cơng Khu vực gấp, đóng gói, bốc cơng, hàng thành phẩm cần bố trí cuối xưởng sản xuất theo quy trình khơng lặp lại từ cắt, may tới hồn thành nhằm đảm bảo công nhân viên phận khác không qua phận Khu vực lưu giữ hàng thành phẩm bốc cơng cần bố trí xa khu vực đỗ xe cá nhân gần văn phịng văn phịng hồn thành để dễ kiểm soát Trong lúc hoạt động bốc hàng diễn ra, lái xe người không liên quan không tới gần hàng thành phẩm Các xe cá nhân không liên quan cần tránh xa 10m Bộ phận cần có hàng rào nội bao quanh Riêng kho thành phẩm cần bố trí tường kiên cố, chống việc đột nhập việc khoét ngạch, trèo tường Trên hàng rào trang treo quy định quy trình an ninh liên quan tới cơng việc gấp, đóng gói, đóng thùng, bốc cơng, kho thành phẩm; bảng để dán ảnh nhân viên làm việc phận Trong phận này, đặc biệt kho thành phẩm, cần lắp camera an ninh theo dõi hoạt động cơng nhân viên tình hình hàng hóa Tại cửa vào phận cần trang bị hệ thống cảm biến chuyển động chống đột nhập trái phép Trung tâm hệ thống đặt phòng bảo vệ để theo dõi 24/24 e Cổng phòng bảo vệ Cổng nơi để người tiếp cận nhà máy khu vực sản xuất Lối dành cho xe chở hàng, người bộ, xe công nhân viên lối khách cần tách riêng biệt tránh gây ùn tắc an ninh hàng hóa Cổng cần trang bị thiết bị chiếu sáng, máy quay an ninh khuy khóa Cổng khơng khóa thời gian làm việc nhằm phục phụ nhanh chóng cho việc hiểm đón xe ứng cứu khẩn cấp xe chữa cháy, xe cảnh sát, xe cứu thương Sau thời gian làm việc, cổng cần khóa cẩn thận Loại khóa trang bị cho cổng phải loại khóa có an ninh cao có uy tín thị trường Việt Tiệp, Huy Hoàng hạn chế việc đột nhập Cổng nơi phương tiện trở hàng, xe khách qua Công ty mở thêm cổng phụ để giảm tải ách tắc giao thông trước sau làm việc Tuy nhiên cổng phụ giành riêng cho công nhân viên nhà máy phải kiểm soát cổng Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Tại cổng vào nhà máy cần bố trí chốt bảo vệ để kiểm sốt việc vào xe người Tại cổng chính, cần bố trí phịng bảo vệ Các chốt bảo vệ bố trí dọc hàng rào, đảm bảo độ quan sát toàn hàng rào nhà máy Các chốt bảo vệ phải bảo vệ canh giữ 24/24 Tại phịng bảo vệ cần trang bị đầy đủ thiết bị an ninh, dụng cụ hỗ trợ đàm, điện thoại bàn gọi ngoài, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, dùi cui gỗ, dùi cui nhựa, đèn pin, máy tuần tra, trung tâm báo cháy, trung tâm chống trộm, hình quan sát camera, áo mưa, ủng, sổ theo dõi khách vào, sổ theo dõi xe vào, sổ theo dõi hàng xuất nhập khẩu, danh sách theo dõi công nhân vào, thẻ khách Để luôn nhắc nhở tập huấn cho nhân viên bảo vệ thực yêu cầu sách này, quy trình an ninh cần niêm yết phòng bảo vệ f Khu vực đậu xe Khu vực đậu xe cá nhân cần bố trí xa khu vực dỡ hàng bốc hàng thành phẩm 10m Khu vực đỗ xe cần bố trí gần chốt bảo vệ để tiện quan sát 24/24 Khu vực đậu xe cần tách riêng với xe máy, khu vực đậu xe khách cần tách riêng với khu vực đậu xe công nhân viên nhà máy Tại khu vực đậu xe cần có biển cảnh báo “Khu vực đậu xe cá nhân” Camera trang bị khu vực g Cấu trúc tòa nhà Nhà xưởng cần xây dựng vật liệu kiên cố xi măng, thép, tránh bị đột nhập cách khoét ngạch Cửa vào nhà máy, cửa phận cần trang bị camera quan sát 24/24 Các lối để vào bên nhà máy cửa Các cửa phải có hệ thống chiếu sáng hợp lý Khuy cửa nên lắp phía trong, tránh việc đột nhập từ bên cách phá khuy cửa Cửa nên làm vật liệu loại cửa vững làm cửa 02 lớp Lớp bên khóa kiểm sốt bảo vệ bên trong, lớp bên ngồi khóa kiểm sốt bảo vệ vịng ngồi Tuy nhiên, cửa cần phải thiết kế phù hợp với tiêu chuẩn PCCC thuận tiện cho việc thoát hiểm khẩn cấp Cửa sổ cần lắp đặt song sắt để tránh việc đột nhập cách đập vỡ kính chui qua cửa sổ Tuy nhiên, song sắt mở từ phía để hiểm trường hợp khẩn cấp Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Tồn cơng trình, tịa nhà phải kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ hàng tháng, tiểu tu hàng năm, trung tu theo định kỳ 05 năm đại tu theo định kỳ 10 năm để đảm bảo an toàn nhà xưởng an ninh h Hệ thống cống ngầm công ty Hệ thống cống ngầm đường đột nhập cho tội phạm Đối với cống ngầm hàng rào nhà máy, chui lọt người, cơng ty cần trang bị song sắt chắc để ngăn cản xâm nhập qua đường i Thiết bị khóa việc kiểm sốt chìa khóa Thiết bị khóa đảm bảo an ninh cao cần trang bị cho cửa vào, cửa sổ, khu vực sản xuất, cổng nhà máy Các khóa có uy tín thị trường khóa Việt Tiệp, khóa Huy Hồng, khóa Con Voi Cửa vào cần khóa 02 lớp cửa Người cơng ty phân cơng trách nhiệm giữ chìa khóa quản lý phận khí Người nhận chìa khóa để mở đóng cửa hàng hàng tổ trưởng bảo vệ nội Việc giao nhận sử dụng chìa khóa hàng ngày phải ghi chép đầy đủ vào phiếu kiểm tra cửa quản lý chìa khóa Khi quản lý khí tổ trưởng bảo vệ nghỉ việc, tồn ổ khóa cần phải thay Chìa khóa cửa cất giữ tủ cá nhân có khóa riêng phịng riêng quản lý phận khí Trong trường hợp khẩn cấp cháy nhà xưởng, chập điện dễ dạng sử dụng chìa khóa Nếu tổ trưởng bảo vệ vắng mặt lý cá nhân, chìa khóa giao cho nhân viên bảo vệ khác thực theo quy trình Việc sử dụng chìa khóa thực theo quy trình phụ lục số 01: j Chế độ chiếu sáng Chế độ chiếu sáng nhà máy cần hợp lý để quản lý bảo vệ quan sát khu vực nhà máy vào ban đêm Các khu vực sau cần bắt buộc trang bị thiết bị chiếu sáng: Dọc hàng rào bên ngoài, cổng, cửa cửa sổ vào phận sản xuất, khu vực dỡ container, khu vực bốc hàng thành phẩm, kho nguyên phụ liệu, kho hàng thành phẩm, khu vực lưu giữ containers, khu vực lán xe cá nhân, khu vực đỗ xe khách Tại số cửa vào phận quan trọng, hệ thống đèn cần lắp cảm biến ánh sáng để tự động bật sáng ánh sáng yếu Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Công tắc điều khiển hệ thống đèn lắp đặt phòng bảo vệ có hộp khóa bảo vệ để tránh bị đột nhập tắt dễ dàng Hệ thống cần đấu nối nguồn điện riêng biệt có nguồn điện dự trữ tránh bị ngắt sau sản xuất, điện đột xuất Hệ thống chiếu sáng cần kiểm tra hàng ngày bảo dưỡng Mọi hỏng hóc hệ thống chiếu sáng cần thông báo kịp thời cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349 0211 842 204 để kịp thời sửa chữa k Hệ thống chống xâm nhập Toàn khu vực sản xuất văn phịng cơng ty cần trang bị hệ thống chống xâm nhập bao gồm camera chuống cảnh báo đột nhập Camera quan sát cần bố trí hàng rào bao quanh nhà máy, cổng vào nhà máy, cửa vào phận sản xuất, cửa văn phòng, bên văn phịng, khu vực bốc cơng, khu vực dỡ cơng, kho hàng thành phẩm, kho hàng tồn kho, khu vực đậu xe cá nhân, khu vực đậu xe khách, khu vực lưu giữ container Tại số điểm quan trọng cần quan sát vào ban đêm, công ty cần trang bị camera hồng ngoại Độ phân giải camera cần đạt chuẩn HD để quan sát rõ đối tượng Hệ thống camera cần lắp đặt, thiết kế để ngăn chặn việc cắt dây làm tê liệt toàn hệ thống camera quan sát Nguồn điện sử dụng cho hệ thống camera phải lắp riêng với điện sản xuất, có điện dự phịng để đảm bảo hệ thống hoạt động 24/24 phận sản xuất bị cúp điện vào cuối ngày điện hỏa hoạn Màn hình quan sát camera vịng ngồi lắp đặt phịng bảo vệ cơng ty nhân viên bảo vệ vịng ngồi theo dõi Màn hình quan sát camera bên lắp đặt phòng riêng văn phịng cơng ty nhân viên trực camera quan sát Màn hình theo dõi camera phải đặt tên có sẵn sơ đồ camera phịng quan sát Nhân viên quan sát camera phải có sổ ghi chép vấn đề xảy trình làm việc Trong suốt q trình cơng nhân viên làm việc nhà máy phải nhân viên bảo vệ theo dõi Mọi hành động khả nghi báo cáo trực tiếp với ban giám đốc nhà máy văn phịng Đầu ghi hình hệ thống camera cần lắp đặt nơi đảm bảo PCCC tránh ẩm ướt gây chập cháy Hình ảnh quan sát từ camera lưu giữ văn phịng 03 tháng Hệ thống camera cần bảo dưỡng, sửa chữa hàng ngày công ty có chun mơn nhân viên IT có kinh nghiệm cơng ty Mọi phát hỏng hóc hệ thống Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 10 VINA KOREA CO., LTD VỊ TRÍ C-TPAT PHẠM VI HOẠT ĐỘNG NHIỆM VỤ PHẢI ĐẢM NHIỆM Tuần tra, giám sát, phát công nhân vi phạm nội quy, kỷ luật lao động nhà máy Giám sát công nhân quẹt thẻ: công nhân quẹt thẻ ngăn chặn hành vi quẹt thẻ hộ Thường xuyên kiểm tra hai nhà vệ sinh từ 10-15phút/1 lần kịp thời ngăn chặn cơng nhân rải truyền đơn Kiểm sốt cơng nhân khu vệ sinh, lợi dụng lấy cắp tài sản cất giấu người Kiểm tra người túi đồ công nhân khỏi xưởng, ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản Giám sát phát xử lý hành vi lợi dụng nguyên liệu nhà máy làm việc riêng Tăng cường kiểm tra vào công nhân nghỉ trưa, cấm tuyệt đối Các Vị Trí Trong Xưởng không cho công nhân mang đồ ăn vào xưởng, ý vấn đề phòng cháy (bàn là, máy may cịn bật, hút thuốc…) tồn Kiểm tra an tồn việc phịng cháy nổ, hút thuốc, đánh bạc công xưởng nhân xưởng Giám sát phương tiện xuất nhập hàng, báo số liệu giám sát cho C1 10 Kịp thời báo cáo với Tổ trưởng hành vi sai phạm, trộm cắp để Tổ trưởng xử lý 11 Sẵn sàng hỗ trợ có điều động Tổ trưởng 12 Khi nhận ca phải kiểm tra toàn khu vực phải chịu trách nhiệm, sau nhận kiểm tra cơng cụ hỗ trợ báo cáo cho Tổ trưởng qua đàm kết nhận ca trực Nhiệm vụ Tổ trưởng: - Điều hành chung, đôn đốc kiểm tra vị trí làm việc theo quy định phối hợp, tác nghiệp với vịng ngồi xử lý tình xẩy ca trực Tổ trưởng phải đeo băng đỏ - Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 Cắt cử nhân viên hàng ngày lại công nhân xưởng hết 59 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục CÔNG TY TNHH VINA KOREA DANH SÁCH MÀU THẺ VÀ CÁC BỘ PHẬN 201 LIST OF ID CARD COLOR IN 201 Ngày: STT No Tên phận Name of section Màu thẻ Card Color Ghi Remark Người có thẻ màu đỏ miễn kiểm tra vào phận Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 60 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT XÁC NHẬN/ CONFIRM Phụ lục DANH SÁCH MÀU ÁO CÁC BỘ PHẬN 201… LIST OF UNIFORM COLOR IN 201… Ngày STT No Tên phận Name of section Màu áo mùa đông Winter uniform Color Màu áo mùa hè Summer uniform Color Ghi Remark XÁC NHẬN/ CONFIRM Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 61 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục 6: QUY TRÌNH THỰC HIỆN KHI CƠNG NHÂN BỊ QUÊN THẺ, MẤT THẺ NHẬN DẠNG Đầu làm việc, đứng bên ngồi cổng cơng ty công nhân vào hết Sau công nhân vào hết, vào phịng bảo vệ trình bày lý qn thẻ, thẻ Phòng bảo vệ ghi tên, mã thẻ, phận công nhân; cho công nhân ký vào danh sách; phát thẻ khách; đưa cơng nhân lên phịng nhân Phòng nhân kiểm tra xác nhận vào danh sách để đảm bảo người nhà máy Cho vào xưởng làm việc Phòng Nhân chấm vào cho công nhân Công nhân báo cáo việc quên, thẻ với tổ trưởng, quản lý; xin xác nhận Cuối giờ, cơng nhân mang giấy xác nhận lên phịng nhân để chấm về; làm thủ tục cấp lại thẻ (Nếu thẻ); trả thẻ khách cho phòng bảo vệ Bộ phận nhân thơng báo cho phịng bảo vệ thẻ bị bao gồm hình dạng thẻ, mã thẻ, tên công nhân Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 62 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục 7: DANH SÁCH NGƯỜI VÀO KHU VỰC SẢN XUẤT SAU GIỜ LÀM VIỆC Ngày vào Họ tên người vào Mục đích vào Giờ Nhân viên bảo vệ theo dõi Phụ lục 8: DANH SÁCH NGƯỜI ĐƯỢC VÀO NHÀ MÁY SAU GIỜ LÀM VIỆC Họ tên Chức vụ/ Bộ phận Hình ảnh Phụ lục 9: QUY TRÌNH CẤP PHÁT THẺ/ ĐỒNG PHỤC Ứng viên nộp đủ hồ sơ trước vấn, thi tay nghề Đăng ký, cấp thẻ khách, đưa vào phận vấn thử tay nghề Nếu vấn đỗ tập huấn nội quy, sách cơng ty Chụp ảnh, in ảnh nhận dạng/ chấm công Sau chụp ảnh xong, cơng nhân viên Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 63 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Vào đầu làm việc ngày đầu tiên, cơng nhân viên đăng ký phịng bảo vệ, lấy thẻ khách Nhân viên bảo vệ đưa tời phịng Nhân văn phịng Nhân viên Nhân cấp thẻ nhận dạng đồng phục cho công nhân Đưa công nhân viên tới nơi làm việc Bắt đầu làm việc Phụ lục 10 QUY TRÌNH NGHỈ VIỆC VÀ TRẢ THẺ NHẬN DẠNG, QUẦN ÁO ĐỒNG PHỤC 1.1.Nhân Nhânviên viênnộp nộpđơn đơnxin xinnghỉ nghỉviệc việc - Công nhân viết đơn xin nghỉ việc gửi tổ trưởng - Tổ trưởng xin chữ ký tổng tổ trưởng, quản lý phận, gửi Giám đốc Sản xuất Nhận sổ bảo hiểm, Nhận sổ bảo hiểm, định việc, hồ sơ định việc, hồ sơ Hoàn tất chấm dứt Hoàn tất chấm dứt cơng ty cơng ty - Văn phịng sản xuất mang đơn lên nộp cho nhân viên quản lý nghỉ Nhân - Công nhân trả đồng phục thẻ cho nhân viên thu đồ phận ATLĐ (Sau 01 ngày sau nghỉ) Trả trợ cấp việc lương Trả trợ cấp việc lương qua tài khoản qua tài khoản - Làm danh sách người nghỉ - Làm danh ngườichonghỉ việc kèm theosách ảnh đưa việc kèm theo ảnh đưa phận bảo vệ theo dõi cho phận bảo vệ theo dõi Nhân viên thu đồ lưu vào sổ máy tính Hẹn ngày lấy định nghỉ việc sổ bảo hiểm Trả đủ Không đủ 2 Công nhân bỏ việc Bộ phận quản lý trực tiếp viết đơn yêu cầu chấm dứt hợp đồng với cơng nhân bỏ việc phịng BanGửi hành/ Sửanhân đổi: 04/0 Phòng nhân nhập vào máy Phòng nhân làm danh sách kèm theo ảnh gửi cho phòng bảo vệ theo dõi 64 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Sa thải công nhân viên thực quy trình xử lý với nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc không trả trợ cấp việc Phụ lục 11 VINA KOREA CO., LTD NHẬT KÝ KHÁCH RA VÀO CÔNG TY VINA KOREA RECORD OF VISITOR COMING IN AND OUT VINA KOREA St Ng Họ Số Nơi Số Số/ Nội Liên Bộ Giờ Giờ Tên Khá CMT/ t ày tên đến thẻ loại/mà dung hệ phận vào bảo ch Dat khách Giấy Come khác u xe công với Secti Tim Ti vệ ký N Visist tờ khác from h Traffic việc Cont Visit e on e in me o or's ID Visit means' Job act out Guar or's name card, or code/ conte with d's sign other card kind/col nt name atur person No or e al paper Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 65 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT 1 Phụ lục 12 QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ KHÁCH RA VÀO NHÀ MÁY XE VÀ KHÁCH VÀO NHÀ MÁY Xe máy Ơ tơ Dừng xe trước vào cổng Xuống xe Lái xe, khách khỏi xe Dắt xe vào cổng Tồn khách vào phịng bảo vệ Trình báo mục đích vào cơng ty Khách đưa giấy tờ tùy thân gốc cho bảo vệ xe đăng ký (CMTND, Hộ chiếu, Bằng lái… Nếu khơng có, bảo vệ gọi điện xin người phận bảo lãnh cho khách vào) Nhân viên bảo vệ khám xe, khám hành lý Nếu có nguy an ninh, báo cho số nội 123/ 0977 005 349 Bảo vệ đăng ký vào sổ, trả giấy tờ Trả lại giấy tờ tùy thân cho khách Khách ký tên vào sổ đăng ký Bảo vệ phát thẻ khách, ghi số thẻ khách Liên hệ tới phận nhà máy để xác nhận thông tin có khách tới Bảo vệ hộ tống khách vào phận Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 66 XE VÀ KHÁCH RA NHÀ MÁY Trả lại thẻ khách cho nhân viên bảo vệ Bảo vệ kiểm tra xe, phương tiện liên quan, hành lý cá nhân Nếu có hàng hóa, tài sản cơng ty, u cầu xuất trình hóa đơn, phiếu xuất kho Mở cổng cho xe VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục 13 * Xe công: Con * Xe tải to: BT * Xe tải nhỏ: ST * Xe máy: M * Xe thô sơ: C * Xe tải bịt bạt: CCT * Xe con: Car VINA KOREA CO., LTD NHẬT KÝ XE RA VÀO CÔNG TY/ RECORD ON IN AND OUT VEHICLE Ngày/ Date:……/…… /2010 Niêm Vấ Lái xe / Driver phong n Lá Seal đềi Xe Gi xe ải Ký Thẻ Xe/ Mà Công qu Nội Dr GT Gi Tới/T Kind u ty Tìn yết dung Gi Số ive tuỳ ch of xe Belo / cơng h hố r's Tên thân số phận Số Vehi Col ngs trạ Pr việc vào đơn Si Na Pers Visi Ti From/ / cle or to ng obl Conte Ti Invo gn me onal tor me to No comp nt of me Sta em ice at pape car ou (Secti any the in tus No ur r d t on) So job e No lut ion Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 67 Tên bảo vệ Gu ard VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục 14 QUY TRÌNH DỠ HÀNG Xe hàng tới nhà máy Kiểm tra xem xe có mang theo vật liệu khác gây nguy hiểm cho nhà máy không Đạt Kiểm tra xem chì có ngun vẹn khơng So sánh số chì với hố đơn xem chì có ngun vẹn khơng Đạt Dỡ hàng, kiểm hàng theo hoá đơn packing list gửi kèm theo Không đạt Báo cáo phận xuất nhập để điều tra nguyên nhân làm rõ việc Phụ lục 15 QUY TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN HÀNG HĨA BỊ SAI LỆCH Phát sai lệch thơng tin hàng hóa Người phát báo cáo cho quản lý an ninh theo số 0977 005 349/ 0989 173 058 trưởng phận xuất theo số 0982 562 399 Trưởng phận xuất đối chiếu thông tin giấy tờ sai lệch với lưu thông tin máy Nếu nhầm thơng tin gây ra, phận xuất cần làm lại hồ sơ Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 68 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Nếu người khác thay đổi thơng tiến hành điều tra với có mặt bên liên quan Hàng hóa cần kiểm đếm lại, đóng gói, bốc công, niêm phong từ đầu Báo cáo quan công an xử lý người vi phạm cần thiết Lưu biên giải việc thời gian 02 năm Phục luc 16 QUY TRÌNH ĐĨNG GĨI Nhận packing list yêu cầu đóng gói sản phẩm Tổ trưởng tổ đóng gói nghiên cứu danh sách đóng hàng Khi phát thùng hàng bất thường (Kích thước, trọng lượng, mùi…), cần báo cho quản lý phận mở thùng hàng, kiểm tra Cho vào kho thành phẩm Chọn thùng carton đạt tiêu chuẩn để đóng hàng Dán mác thùng số mã vạch Đóng hàng theo đủ số lượng, trọng lượng, cỡ, mầu,mã hàng quy định Khi đủ hàng, kiểm tra lần cuối xem có ngồi hàng thùng khơng Dán băng dính; Cân trọng lượng thùng hàng theo tiêu chuẩn Phụ lục 17: QUY TRÌNH BỐC CONTAINER (Áp dụng cho cơng chẵn cơng lẻ) Phịng xuất nhập gửi kế hoạch bốc cơng xuống phận Hồn thành Tổ bốc công kiểm công & đầu - Bốc công Đạt kéo theo 17 điểm Ghi vào - Chụp ảnh bốc công: Công phiếu kiểm tra Người kiểm rỗng; Bốc 50%; Bốc đầy; công, quản lý phận nhân Sau khóa cửa; Kẹp chì viên bảo vệ ký vào phiếu Không đạt Thông báo BP xuất nhập đổi công khác Đạt Kiểm công Không đạt Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 69 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phục lục 18: QUY TRÌNH ĐẶT CƠNG TRỞ HÀNG Nhu cầu thuê công bốc hàng Gửi yêu cầu tới hãng công e-mail fax Thông báo cho hãng công số lượng hàng hoá, nơi chuyển tới, thời gian chuyển tới Người nhận Hãng công gửi phản hồi đồng ý từ chối bao gồm báo giá Làm thủ tục xuất cho công chở hàng Kiểm công, bốc công, niêm chì theo quy trình Gửi cơng đi.Thơng báo cho khách hàng tên tuổi lái xe số giấy tờ tuỳ thân, ảnh, số công, loại công Giờ tới, số lượng lái xe Thông báo cho hãng công container tới Vinakorea nhận công, đối chiếu với thông tin thông báo để xác nhận công Nơi nhận hàng thông báo thông tin hàng hoá cho phận xuất nhập Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 70 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục 19 CÔNG TY TNHH VINA KOREA DANH MỤC KIỂM CƠNG/ CONTAINER CHECK FORM Số Cơng/ Containier registration No:…………………………………………………… Ngày/ Date:……………… Số chì/ Seal number:………………………………………… Tình trạng/ Status Danh mục kiểm tra/ Checked Stt Ghi chú/ Remark Tốt/ items Vi phạm/ Violation Good CONTAINER Vách trước/ Front wall Vách bên/ Side Sàn/ Floor Trần, mái/ Ceiling Mặt trong, cửa/ Inside and outside of the door Bên ngoài, gầm/ Outside, under carriage ĐẦU KÉO Hãm xung/ Bumper Máy móc/ Engine Sàn buồng lái/ Cabin floor 10 Bình xăng/ Fuel tank 11 Trục lái/ Drive shafts 12 Lốp xe/ Tires 13 Bánh dự phòng/ Fifthwheel 14 Buồng lái/ Cabinet 15 Ống khói/ Exhaust 16 Bình lọc khí/ Air tank Cục điều hòa/ Refrigerator 17 Unit Hướng dẫn/ Guidance: Kiểm container/ Inspect container _Dùng búa gõ lên vách nghe tiếng vọng vách xem vách có rỗng hay khơng, vách khơng rỗng cần phải kiểm tra xem có vật lạ bên trong/ Using hammer to knock the wall and listen to the echo to make sure it is hollow, if it is not hollow, it must be checked to find anything unidentified inside _ Đo lấy chiều dài vách tường bên trừ chiều dài vách tường bên để xem vách ngăn có ngăn giả để chứa bom hay vật khác hay không/ Measure and minus length of the outside wall by length of inside wall to find wether therer is false cabinet between the two Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 71 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT walls to contain bomb or other things _ Kiểm tra xem có dấu hiệu sửa bất thường khơng, vách có sửa chữa thấy dấu hiệu sửa chữa từ bên ngoài/ Inspect to see whether there is strange repair, if there is, it can be exposed outwards _ Kiểm tra ổ khóa xem có an tồn khơng/ Inspect the lock to make sure it is safe _ Kiểm tra vết sửa chữa, vết đắp xem có dấu hiệu bất thường không/ Inspect the marking to find wether it is trange or not _ Kiểm tra xem có chỗ sơn khác màu hay không/ Inspect the wall to find there is no discrepant painting _ Kiểm tra xem có vật, chất lạ, bất thường container hay không/ Inspect to find there is not strange material and chemical in the container _ Trong trình kiểm tra cơng thấy có bất thường, người kiểm cơng phải bảo cho người quản lý, phịng An toàn Lao động hãng tàu/ On finding any strange point during inspection, the inspector has to inform the manager, compliance team and the Shipping company Kiểm đầu kéo/ Inspect trailer - Kiểm tra đầu kéo theo 10 điểm Yêu cầu lái xe mở cửa cabin, kiểm tra mắt thường quanh đầu kéo/ Inspect trailer at 10 points Request drivers to open cabin and inspect cabin by eye BẢO VỆ/ GUARD QUẢN LÝ/ MANAGER NGƯỜI KIỂM TRA/ INSPECTOR Phụ lục 20 VINA KOREA SỔ KIỂM SỐT CHÌ STT Số chì Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 Ngày dùng Tình trạng chì Số xe Số hóa đơn Bộ phận nhận Người Ghi nhận ký 72 VINA KOREA CO., LTD C-TPAT Phụ lục 21 QUY TRÌNH NIÊM PHONG CƠNG (Áp dụng cho cơng chẵn lẻ) Cơng bốc xong, chì gửi xuống Kiểm tra sơ xem chì có bị gẫy, bị đứt, sai số chì khơng Đạt Chụp ảnh chì trước niêm phong Quản lý phận niêm phong có mặt bảo vệ, thủ kho, lái xe Khơng đạt Đạt Không đạt Điều tra lý làm rõ việc trước đổi chì khác Giật thử xem chì có bị tụt gẫy khơng Ghi số chì vào hố đơn Làm thủ tục cho xe chuyển hàng Quản lý phận, Giám đốc Hành chính, Bảo vệ ký vào hóa đơn xuất hàng CƠNG TY TNHH VINA KOREA Ban hành/ Sửa đổi: 04/0 73