Đang tải... (xem toàn văn)
bài giảng Access
Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Chương 1 CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS 1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU (Database) Cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực nghiên cứu về các mô hình, nguyên lý và phương pháp tổ chức dữ liệu trên các vật lưu trữ thông tin (ví dụ như chiếc máy tính điện tử). Nghiên cứu về cơ sở dữ liệu giúp cho người dùng quản lý các thông tin như: Lưu trữ, tìm kiếm, sắp xếp, tính toán…Một mô hình dữ liệu được được sử dụng rộng rãi hiện nay là mô hình dữ liệu quan hệ (Relation Database). Các khái niệm cơ bản trong mô hình dữ liệu quan hệ: Bảng (Table), thuộc tính hay trường dữ liệu (Field), khoá chính (Primary key), các kiểu quan hệ (Relationship), tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity). Bảng dữ liệu (Table): Dùng để quản lý các đối tượng có các thuộc tính (Field)/ các cột (columns). Khi quản lý các đối tượng ta xây dựng các trường thuộc tính nhằm mô tả các đối tượng. Các mẫu tin/ bản ghi (record)/ các dòng (rows) lưu trữ theo từng đối tượng. Ví dụ về bảng: bảng PHONG trong quản lý nhân sự: PHONG MAPHONG TENPHONG DIACHI SODT DTNC ĐÀO TAO-NGHIÊN CỨU KH TẦNG 2 812934 HC HÀNH CHÍNH TẦNG 1 812933 TT TT BỒI DƯỠNG TẦNG 2 812937 Khoá chính (Primary Key): Là một hay nhiều thuộc tính trong một bảng dùng để xác định duy nhất một đối tượng. Ví dụ, trong quản lý nhân sự mã nhân viên (MANV) là một khoá. Để quản lý công dân trên toàn thế giới, số chứng minh nhân dân( SOCMND) và mã quốc gia (MAQG) tạo thành một khoá. Các kiểu quan hệ (Relationships): Thông thường một cơ sở dữ liệu thiết kế để quản lý một công việc nào đó luôn bao gồm nhiều bảng, mỗi bảng mô tả cho một tập các đối tượng khác nhau, ví dụ như ta có hai bảng NHANVIEN và PHONG trong quản lý nhân sự. Bảng NHANVIEN như sau: NHANVIEN MANV TENNV NGAYSINH NGAYNANGLUONG TRINHDO NU MAPHONG MACHUCVU HSL A01 NGUYỄN THỊ HỒNG 01/01/1968 03/02/2005 SDH Yes DTNC CV 2.34 A02 NGUYỄN THÔNG 01/01/1968 03/09/2001 DH No DTNC PTP 4.00 A03 NGUYỄN THỊ NGA 01/02/1967 01/01/2003 TC Yes HC CV 3.00 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 1 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ NHANVIEN MANV TENNV NGAYSINH NGAYNANGLUONG TRINHDO NU MAPHONG MACHUCVU HSL A04 LÊ VĂN HÙNG 01/01/1980 03/02/2003 SDH No HC TP 5.00 A05 NGUYỄN MINH TRÍ 12/07/1985 01/10/2003 TC No TT TP 2.00 A06 LÊ VĂN THÀNH 01/01/1970 01/07/2006 DH No HC NV 3.00 Giữa hai bảng có một mối quan hệ thông qua thuộc tính chung, ví dụ mã phòng (MAPHONG) Các bảng dữ liệu được lưu trữ tương đối độc lập nhau, song ta có thể liên kết giữa chúng lại với nhau để có một thông tin thống nhất. Chẳng hạn: Tìm phụ cấp chức vụ của nhân viên có tên “NGUYEN VAN AN”. Quan hệ 1-1 là: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại; Ví dụ liên kết 1-1: Mô tả dữ liệu 2 bảng này như sau: Quan hệ 1-n là: mỗi bản ghi của bảng thứ nhất (gọi là bảng phía 1/ bảng chính) sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của bảng 2 (bảng phía n/ bảng quan hệ). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 thuộc tính của bảng 1. Ví dụ liên kết 1-n: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 2 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 3 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Có thể tham khảo mỗi cha có thể có nhiều con qua 2 bảng sau: Hoặc xem theo một kiểu khác: Tính toàn vẹn dữ liệu (Data Integrity) được thể hiện: Ràng buộc khi nhập liệu: Mỗi thuộc tính phải có một kiểu dữ liệu thích hợp, các kiểu dữ liệu như văn bản (text), kiểu số (number), ngày tháng/ thời gian (Date/time)…, các giá trị của thuộc tính khoá không thể trùng nhau hoặc rỗng (null). Ngoài ra, khi nhập liệu còn qui định thêm một số tính chất (properties) như giới hạn vùng nhập liệu, ví dụ hệ số lương phải nằm trong đoạn từ 1.86 đến 10, hoặc qui định cách hiển thị dữ liệu. Ràng buộc tham chiếu: Đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu khi thêm hoặc xoá một mẫu tin, ví dụ khi thêm một nhân viên thì mã phòng của nhân viên đó phải có trong những mã phòng đã được lưu trữ, hoặc không thể xoá một phòng khi còn có những nhân viên thuộc phòng đó. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 4 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU (DBMS-DataBase Management System) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một loại hệ thống phần mềm thực hiện các chức năng chính: Quản lý dữ liệu: - Sử dụng mô hình quan hệ (quản lý theo các đối tượng): dạng bảng - Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu Khai thác dữ liệu: - Truy vấn dữ liệu - Tính toán, tổng hợp dữ liệu để thực hiện chức năng báo cáo Các công cụ (nút điều khiển, macro, mã chương trình) để tạo ra một một ứng dụng. Các quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến hiện nay: Access, Foxpro, SQL Server 2000, Oracle… Các tính năng của Access: Đảm bảo các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Giao diện gần gũi Công cụ thông minh Wizard Trao đổi các ứng dụng khác: Excel, Word Kiểu dữ liệu OLE Tạo ra một ứng dụng trong một tập tin .mdb Trong Access có các đối tượng cơ bản sau: Bảng (Table): Dùng để tạo lập và lưu trữ dữ liệu theo mô hình quan hệ Truy vấn (Queries): Trích dữ liệu, tính toán, tổng hợp theo một điều kiện của người dùng Mẫu biểu (Forms): Dùng cho việc nhập liệu và điều khiển ứng dụng Báo biểu (Reports): In ấn dữ liệu Lệnh vĩ mô (Macro): Các hành động được thiết kế sẵn để đáp ứng các biến cố (Event) xảy ra trên ứng dụng. Module: Viết các chương trình để điều khiển ứng dụng 1.3. CÁC VÍ DỤ VỀ THIẾT KẾ MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU Quản lý cán bộ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 5 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Quản lý học sinh Quản lý bán hàng Quản lý vật tư ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 6 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Chương 2 BẢNG (Tables) 2.1. KHỞI ĐỘNG VÀ LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.1.1. Khởi động Khởi động Access theo nhiều cách: Mở lệnh Start | Programs | Microsoft Access của Window Hoặc biểu tượng chiếc chìa khoá trên màn hình nền: màn hình tiếp theo xuất hiện cho phép chọn cách làm việc: Chọn Blank Access database để bắt đầu tạo một tệp Access mới (tạo mới tệp) Hoặc Access database wizard, page, and project để tạo một CSDL theo mẫu có sẵn (không trình bày trong giáo trình này) Hoặc Open an existing file để mở tệp Access đã tồn tại để làm việc tiếp. 2.1.2. Tạo mới tệp cơ sở dữ liệu Để bắt đầu tạo một tệp mới, chọn mục Blank Access database ở hình vẽ trên, tiếp theo nhấn OK, hộp thoại sau xuất hiện yêu cầu chọn thư mục để lưu trữ và đặt tên tệp Access: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 7 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Hãy chọn thư mục để lưu trữ ở hộp Save in, gõ vào tên tệp ở mục File Name. nhấn nút để lưu cơ sở dữ liệu Một c ơ s ở dữ l i ệ u ( C S D L ) c ủ a Access đ ư ợ c l ư u t r ữ b ằ n g m ộ t t ậ p t i n c ó phần mở rộng *.MDB, có 5 thành phần chính trong một CSDL: Tables: nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu Queries: nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế Forms: nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm Reports: nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế Macro: nơi chứa các Macro gồm các hành động để phục vụ ứng dụng 2.1.3. Cửa sổ Access Sau khi một tệp Access được mở, cửa sổ làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 8 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ (1) Thanh thực đơn (menu) (2) Thanh công cụ (Toolbar) (3) Cửa sổ cơ sở dữ liệu của Access: gồm 7 thành phần (đối tượng ) chính: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Mỗi thành phần có các chế độ làm việc: Thiết kế (Design), Mở để xem kết quả (Open), tạo mới đối tượng(New). Ví dụ đối tượng bảng có hai chế độ thiết kế và mở như sau: 2.1.4. Mở tệp đã tồn tại Mỗi tệp Access phải tạo mới duy nhất một lần, được mở ra làm việc và ghi lại trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access đã tồn tại để làm việc, làm như sau: Bước 1: Từ môi trường Access gọi thực đơn: File | Open (hoặc nhấn nút Open) trên thanh công cụ hộp thoại Open xuất hiện: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 9 Bài giảng: “Access” ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Bước 2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách: Tìm đến thư mục, nơi chứa tệp Access cần mở ở hộp Look in Tiếp theo chọn tệp Access cần mở trên danh sách và nhấn nút Open hoặc Enter. Đến đây cửa màn hình làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm việc. 2.1.5. Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng một trong các cách: Mở thực đơn File | Exit Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4 Hoặc sử dụng nút Close trên cửa sổ Access đang mở. 2.2. BẢNG DỮ LIỆU 2.2.1. Bảng dữ liệu trong Access Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các thuộc tính / trường (field), thuộc tính khoá và các tính chất (Properties) nhằm ràng buộc dữ liệu (kích thước, định dạng, vùng nhập liệu…) Một bảng dữ liệu sau khi được thiết kế (trạng thái Design view) ta tiến hành nhập, xem, sửa dữ liệu (trạng thái Datasheet view): Mô tả một bảng dữ liệu trong trạng thái Design view (đang thiết kế cấu trúc): ----------------------------------------------------------------------------------------------------------Biên soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương 10 [...]... giảng: Access Chương 3 TRUY VẤN (Queries) Trong chương trước đã giới thiệu những khái niệm cũng như các kỹ năng, trình tự cần thiết để có thể xây dựng tốt một CSDL trên Access Chương này sẽ cung cấp những khái niệm cũng như những kỹ năng cần thiết để xử lý dữ liệu khi cần Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access. .. tượng hoàn toàn độc lập với đối tượng nguồn Biên 19 soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương Bài giảng: Access - Liên kết (Link): Access duy trì một mối liên kết giữa đối tượng nguồn với đối tượng dược đưa vào bảng Nếu đối tượng nguồn thay đổi thì tất cả các đối tượng có liên kết với nó sẽ... một tên gọi và một kiểu dữ liệu (Data Type) tương ứng Trong Access, thuộc tính có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau: Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên thuộc tính Biên 11 soạn: Lê Phước Thành - Nguyễn Văn Khương Bài giảng: Access ... Bài giảng: Access -Ví dụ 1: Lọc ra những cán bộ là trưởng phòng có thực lĩnh . làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để tiếp tục làm việc. 2.1.5. Thoát khỏi Access Khi không làm việc với Access, hãy ra lệnh thoát khỏi Access bằng. các hành động để phục vụ ứng dụng 2.1.3. Cửa sổ Access Sau khi một tệp Access được mở, cửa sổ làm việc trên Access xuất hiện với những thành phần như sau: