Đang tải... (xem toàn văn)
Website: www.sotrans.com.vnEmail: info@sotrans.com.vnCông ty CP Kho vận Miền Nam-SOTRANS được thành lập vào năm 1975 vớihệ thống kho và vận chuyển chủ lực của ngành thương mại, đến năm 2
Trang 2MỤC LỤCMở Đầu
Chương 1: Tổng Quan Về Doanh Nghiệp Và Chức Năng Của Hoạt Động
LOGISTICS……… 3
1.Tóm tắt ngắn gọn về doanh nghiệp……… 3
1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp……… 3
1.2 Sơ đồ tổ chức trong doanh nghiệp SOTRANS ………
7 1.3 Lĩnh vực hoạt động……… 7
2.Chức năng hoạt động LOGISTICS………8
2.1 Các phòng ban của công ty CP kho vận miền nam
1 Mô tả công việc ,tính chất của các vị trí công việc ……… 13
2 Yêu cầu của doanh với các vị trí trên về kiến thức ,kĩ năng ,thái độ………15
2.1 Nhân viên kho vận ………15
2.2 Nhân viên kinh doanh ………17
2.3 Nhân viên chứng từ……….18
Trang 32.4 Nhân viên cảng /điều phối container………19
2.5 Nhân viên thu mua………20 2.6 Nhân viên giao nhận……… 20
2.7 Nhân viên thanh toán quốc tế ………20
2.8 Nhân viên chăm sóc khách hàng ……… 21
3 Lộ trình công danh cho các vị trí công việc ……… …21
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ CHỨCNĂNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS
1 Tóm tắt ngắn gọn về doanh nghiệp1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp: Công ty CP kho vận Miền Nam – SOTRANS
Trụ sở chính: 1B Hoàng Diệu, Phường 13, Quận 4,TP.HCMSĐT: (84.28)6268 5858 – Fax: (84.28) 3826 6593
Trang 4Website: www.sotrans.com.vnEmail: info@sotrans.com.vn
Công ty CP Kho vận Miền Nam-SOTRANS được thành lập vào năm 1975 vớihệ thống kho và vận chuyển chủ lực của ngành thương mại, đến năm 2007SOTRANS chuyển đổi từ Doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần.SOTRANS hiện đàn là một trong những công ty hàng đầu trong ngành giaonhận vận tải quốc tế, giao nhận hàng hóa XNK và dịch vụ Kho đa năng tại ViệtNam Năm 2010 Công ty phát triển hoạt động Cảng thông qua nội địa với tổngvốn đầu tư hơn 50 tỉ đồng và năm 2017 Công ty đầu tư hơn 100 tỉ đồng xâydựng Kho SOTRANS trên thị trường.
Các dịch vụ của SOTRANS được bảo hiểm trách nhiệm toàn phầm, góp phầnhạn chế rủi ro cho khách hàng khi sự cố xảy ra Thông tin về hàng hóa thườngxuyên được cập nhận, với khách hàng lớn, công ty cử cán bộ thường xuyên cómặt tại văn phòng của khách để giải quyết ngay nhu cầu mới phát sinh, đượckhách hàng tin cậy và đánh giá cao
Lịch sử hình thành và phát triển:
Ngày 14 tháng 10 năm 1975, công ty Kho Vận Cấp 1- tiền thân của Công ty CP Kho Vận Miền Nam (SOTRANS) ngày nay- đã được thành lập trên cơ sở tiếp quản Kho Tồn Trữ Thủ Đức và Nha chuyển vận/ Nha bảo trì thuộc cơ quan tiếp vận trung ương của chính quyền Sài Gòn.
Năm 1975: SOTRANS được thành lập Năm 1990: Thành lập XN doanh thương mại
Năm 1991: Thành lập XN dịch vụ kho vận giao nhận ( SOTRANS
Năm 1995: SOTRANS là thành viên Phòng Thương Mại và Công
Nghiệp Việt Nam (VCCI)
Năm 1996: SOTRANS là thành viên Hiệp hội Giao Nhận Kho vận Việt
Save to a Studylist
Trang 5 Năm 2001: Đạt chứng nhận ISO 9001:2000 trong lĩnh vực dịch vụ
logistics do tổ chức DNV cấp
Năm 2002: Thành lập văn phòng đại diện Công ty Kho vận Miền Nam
tại Bình Dương SOTRANS nhận Huân Chương Lao Động Hạng Ba
Năm 2004: SOTRANS nhận Huân Chương Lao Động Hạng Nhì
SOTRANS là thành viên Hiệp Hội vận tải Hàng Không Quốc Tế(IATA)
Năm 2007: SOTRANS được chuyển đổi thành Công ty Cổ phần với tên
mới là CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN MIỀN NAM
Năm 2009: SOTRANS đoạt giải thưởng Sao Vàng đất Việt 2009 Năm 2010: Thành lập xí nghiệp GNVT Quốc Tế Tiêu Điểm (SOTRANS
- Thành lập Cảng kho vận ( SOTRANS ICD) - Thành lập xí nghiệp vật tư Xăng dầu ( SOTRANS Petrol )
- SOTRANS đoạt giải thưởng Thương Hiệu Mạnh Việt Nam
- SOTRANS nhận Huân Chương Lao Động hạng Nhất - SOTRANS đoạt Giai thưởng Thương mại Dịch vụ
Năm 2013: Thành lập Văn phòng đại diện Công ty CP Kho Vận Miền
Nam tại Quảng Ninh
Năm 2014: Xây dựng kho SOTRANS Long Bình
Năm 2015: Góp vốn thành lập Công ty TNHH HTV Gefco SOTRANS
Góp vốn thành lập Công ty CP Cảng Miền Nam
Năm 2016: SOWATCO vào hệ thống SOTRANS
-VIETRANSTIMEX vào hệ thống SOTRANS- Xây dựng kho SOTRANS Phú Mỹ
- Xây dựng Cảng SOTRANS Long Bình
Năm 2017: Top 500 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam Năm 2018: Top 500 doanh nghiệp trưởng thành nhất Việt Nam
- Top 50 doanh nghiệp tăng trưởng xuất xắc nhất Việt Nam
Trang 6 Năm 2019: Thành lập Công ty TNHH MTV SOTRANS Logistics
Trang 81.2: Sơ Đồ Tổ Chức Trong Doanh Nghiệp SOTRANS
Vị trí các công việc trong doanh nghiệp sotrans:● Nhân Viên Kinh Doanh Logistics
● Nhân Viên Chứng Từ/ Phục Vụ Khách Hàng● Nhân Viên Hiện Trường
● Nhân Viên Thu Mua● Nhân Viên Giao Nhận● Nhân Viên Vận Hành Kho● Nhân Viên Cảng
1.3: Lĩnh vực hoạt động
SOTRANS hiện có 5 khối và các bộ phận kinh doanh hoạt động trong các lĩnhvực giao nhận vận tải quốc tế, nội địa, kho đa chức năng, cảng Công ty có hệthống đại lý tại hơn 100 quốc gia trên thế giới, trong đó tập trung vào các thịtrường lớn như Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU… Với hệ thống đại lý mạnh ở các
Trang 9cảng lớn trên thế giới, có quan hệ mật thiết với các hãng tàu uy tín, các dịch vụcủa công ty luôn đảm bảo đúng lịch trình với giá cước phù hợp, đáp ứng yêucầu riêng của từng khách hàng.
Dịch vụ chủ yếu
Kinh doanh kho hiện đang là thế mạng của SOTRANS với hệ thống kho ngoạiquan và kho chứa hang đa chức năng với hơn 45 năm kinh nghiệm Hệ thốngkho của SOTRANS hiện có hơn 230.000 m2,nằm tại trung tâm TP Hồ ChíMinh, các khu vực lân cận và các khu công nghiệp tiếp giáp với song Sài Gònthuận tiện cho việc vận chuyển hàng hoá bằng đường bộ lẫn đường song.+ Cung cấp cho khác hang dịch vụ gửi hang xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại.
+ Các thị trường mạnh gồm: USA, EUs, JAPAN, ASIA
+ Chất lượng dịch vụ được đảm bảo bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lướiđại lý lâu năm và có uy tín
+ Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải.
+ Dịch vụ hang nguyên container với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí lưu kho + Dịch vụ giao hang tận nơi (door to door services).
+ Môi giới bảo hiểm hang hoá.
+ Dịch vụ hang Công Trình và Triển Lãm tại Việt Nam và các nước khu vực như: LAO, CAMBODIA…
SOTRANS có hợp đồng với hầu hết các hang tàu lớn trên thế giới như: CGM, APL, NYK, huyndai, MSC, MOL, hapag, evergreen… cùng hệ thống đạilý tại hơn 100 quốc gia trên toàn thế giới
2 Chức năng hoạt động logistics
2.1: Các phòng ban của Công ty CP kho vận Miền Nam – SOTRANS
Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng bán hàng
Phòng tài chính kế toán
Trang 10 Phòng quản lý kho Phòng xuất nhập khẩu Phòng hành chính nhân sự
Nhiệm vụ của các phòng banPhòng kế hoạch kinh doanh
Là phòng tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc, trực tiếp chỉ đạo toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bên cạnh đó phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ đề ra các kế hoạch kinh doanh về nhập khẩu hàng hóa, xúc tiến thương mại cho từng quý của công ty
Phòng xuất nhập khẩu
Trang 11Là phòng thực hiện các vấn đề về xuất nhập khẩu các mặt hàng Phòng ban này chịu mọi trách nhiệm từ nhận hợp đồng và thực hiện các quy trình xuất hoặc nhập khẩu cho công ty
Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của ban giám đốc
Quản lý theo dõi tài sản, phương tiện văn phòng, tổ chức các hoạt động chung của toàn công ty
2.2: Các vị trí công việc trong ngành Logistic a Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu
• Bản thân tên gọi đã nói lên nhiệm vụ chính của bộ phận này: Đây chính là “bộ phận bán hàng” và sản phẩm được mang ra bán là “dịch vụ vận chuyển”
• Bộ phận Sales hay các nhân viên Sales có đặc thù là luôn tiếp xúc với khách hàng, luôn phải biết cách làm thể nào để tiếp cận và thúc đẩy hành vi mua hàng nhiều nhất Bộ phận Sales không chỉ tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp mà còn cả uy tín cũng như thương hiệu trong mắt khách hàng
b Nhân viên chứng từ
• Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu là một lựa chọn phù hợp với hầu hếtcác bạn muốn tham gia vào Logistics vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như trình độ chuyên môn
• Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được chở trên tàu Bộ phận này có trách nhiệm là phải đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa
Trang 12xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục pháp lý
c Nhân viên thu mua
• Nghề thu mua là một nghề có tính học hỏi rất cao và bạn phải cập nhập giá cả cũng như thông tin về các nguyên vật liệu mới liên tục
• Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vậtliệu và dịch vụ phục vụ cho việc sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp
d Nhân viên thanh toán quốc tế
• Nhiệm vụ của vị trí này là hỗ trợ khách hàng thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: mở L/C, chuyển T/T, D/P, kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ,… Tất nhiên vị trí này bạn phải hiểu biết về mảng xuất nhập khẩu,logistics để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu làm việc tốt hơn
• Vị trí nhân viên thanh toán quốc tế đòi hỏi bạn phải giỏi tiếng Anh, hiểu biết các tiêu chuẩn như UCP 600, các nguyên tắc quốc tế khác Nhìn chung làm việc với chứng từ nhiều và đòi hỏi sự kỹ tính
e Nhân viên hiện trường
• Nhân viên hiện trường là một lựa chọn thích hợp cho những bạn sinh viênmới tốt nghiệp vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như trình độ chuyên môn
• Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm các thủ tục thông quan và nhận hàng từ các công ty vận tải Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công ty Forwarder và các
công ty dịch vụ khai báo Hải quan Vì là vị trí thường xuyên ra ngoài nên thích hợp nam giới hơn là nữ
f Nhân viên giao/nhận (Forwarder)
• Nhân viên giao nhận là người chịu trách nhiệm tất cả các khâu trong việc chuyển thư từ, kiện hàng hay hàng hóa
• Nhân viên giao nhận là người tổ chức các chuyến hàng tùy theo kế hoạch đề ra bởi cấp trên, đảm bảo việc bốc hàng lên phương tiện và lựa chọn lộ trình phù hợp nhất nhằm tuân thủ thời hạn giao hàng
Trang 13g Nhân viên kho bãi, cung ứng
• Quản lý kho hàng là một trong những khâu không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh
• Sản phẩm được lấy ra từ đâu, lấy bao nhiêu, kho hàng xa trung tâm thì phân phối như thế nào, vận chuyển hàng hóa ra sao…Tất cả không thể diễn ra một cách tự phát mà cần có một nhân viên vận hành kho với những kỹ năng, kiến thức và sự phân tích sắc bén để thực hiện công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất
h Nhân viên cảng
• Nhân viên cảng sẽ là người chịu trách nhiệm điều phối các container lêntàu hoặc từ tàu xuống cảng
i.Nhân viên chăm sóc khách hàng
• Chăm sóc khách hàng đã trở thành một trong những yếu tố sống còn của các công ty và đòi hỏi rất nhiều đầu tư về công sức cũng như tiền bạc • Đặc biệt hơn những ngành khác, nhân viên dịch vụ khách hàng trong
ngành Logistics không chỉ đơn thuần là người tư vấn, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng mà nó còn đòi hỏi bạn phải liên tục nắm bắt thông tin về tình trạng hàng hóa trong thời gian vận chuyển để cập nhập liên tục cho khách hàng
k Nhân viên hải quan
Được biết đến như một nghề có thu nhập “hot” nhất mọi thời đại, nhân viên hải quan luôn là công việc thu hút sự chú ý của rất nhiều bạn trẻ
Năng lực chuyên môn của người nhân viên hải quan đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa xuất, nhập khẩu và sự luân chuyển hàng hóa giúp cảng không bị ùn ứ
Các bạn có thể thấy, công việc của công ty logistics không hề đơn giản và dễ dàng và đòi hỏi độ chính xác cực kì cao Tuy vậy, đây cũng là công việc đầy thửthách và thú vị
Nguồn: iconicjob.vn/blog/cac-vi-tri-viec-lam-trong-nganh-logistics
2.3: Nhiệm vụ của logistics manager
Trang 14- Tùy thuộc vào quy mô và thị trường của doanh nghiệp mà logistics manager sẽđảm nhận những nhiệm vụ khác nhau Tuy nhiên họ thường phụ trách các nhiệm vụ chính sau đây:
1 Quản lí tổng thể các hoạt động của phòng logistics, bao gồm giám sát nhân viên, phân công công việc, đánh giá hiệu quả công việc, 2 Lập kế hoạch và chuẩn bị cho công tác vận chuyển, lưu kho diễn raLựa chọn hãng vận chuyển phù hợp và tiến hành thương lượng cước vận chuyển cùng các khoản hợp đồng với bên vận chuyển.
3 Lên kế hoạch và giám sát chặt chẽ quá trình giao hàng đến và đi.4 Kiểm tra, giám sát các dịch vụ hậu cần, kho bãi, vận chuyển và dịch vụ khách hàng.
5 Quản lí kho hàng, đảm bảo các lô hàng được xử lí theo đúng quy trình.
6 Giải đáp các khiếu nại, thắc mắc của các bên liên quan trong phạm vi quyền hành được giao
7 Tìm hiểu các biện pháp kỹ thuật vận chuyển, theo dõi tuyến đường vận chuyển.
8 Phối hợp với các bộ phận khác để xử lí các nghiệp vụ phát sinh nhanh gọn, chính xác.
9 Thiết lập ngân sách và đánh giá hiệu quả các khoản chi phí của phòng logistics.
10 Đảm bảo các hoạt động của bộ phận tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xuất nhập hàng hóa và hợp tác thương mại
Với những thông tin về vai trò và chức năng, nhiệm vụ của logistics manager trong bài viết này, hrchannnles hy vọng các bạn sẽ thấu hiểu hơntầm quan trọng của vị trí này trong doanh nghiệp Đồng thời, các bạn sẽ có định hướng tốt hơn trên con đường phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực logistics.
CHƯƠNG 2: MÔ TẢ TÍNH CHẤT, YÊU CẦU CỦA CÁC VỊTRÍ CÔNG VIỆC VÀ LỘ TRÌNH CÔNG DANH TRONG HOẠT
ĐỘNG LOGISTICS TẠI DOANH NGHIỆP SOTRANS1 Mô tả công việc, tính chất của các vị trí công việc Nhân viên kho vận ( Warehouse staff )
- Mô tả công việc:
+ Tiếp nhận đơn hang và sắp xếp lịch giao hang khoa học, hợp lí nhằmđảm bảo giao đúng thời hạn và tiết kiệm chi phí
+ Quản lí hoạt động vận chuyển, bốc xếp và giao nhận hang hóa+ Hướng dẫn, giám sát và kiểm soát và kiểm tra số lượng, chất lượng hang hóa từ lúc xuất kho đến khi giao cho khách hang
Trang 15+ Quản lý hóa đơn, chứng từ hang hóa trong kho
+ Phối hợp với đơn vị vận tải, khách hàng và các bên liên quan xử lý các sự cố trong quá trình giao hàng
Nhân viên kinh doanh/ Logistics Staff- Mô tả công việc:
+ Cung cấp thông tin về dịch vụ và thuyết phục khách hang chọn dịch vụ của doanh nghiệp
+ giữ liên lạc với các khách hang hiện hữu của doanh nghiệp, thường xuyên cập nhật các chính sách, ưu đãi mới cho họ
+ Làm việc với khách hang và phối hợp với bộ phận hiện trường làm các thủ tục thông qua hang hóa
+ Lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ và khoa học
Nhân viên cảng/ điều phối container- Mô tả công việc
+ Kiểm soát các thiết bị, công cụ xếp dữ và băng tải vận chuyển hàng nhằm đảm bảo an toàn lao động
+ Bố trí tàu ra vào sao cho hợp lí
+ Điều động các phương tiện bốc dỡ và công nhân bốc xếp+ Lập biên bản nếu xảy ra sự cố trong quá trình bốc dỡ hàng lên và xuống tàu
Nhân viên thu mua - Mô tả công việc
+ Làm việc với bộ phận sản xuất, xác định mặt hàng cần mua và lập kế hoạch thu mua
+ Xác định các yêu cầu mua hàng và quản lí hoạt động mua hàng+ Cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết cho nhà cung cấp+ Theo dõi tình trạng đơn hàng để kịp thời xử lí các sự cố phát sinh+ Xác định thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng, theo dõi đơn đặt hàng và chi phí mua hàng
+ Đánh giá hiệu quả các đơn đặt hàng
Trang 16+ Đảm bảo các thỏa thuận trong hợp đồng mua hàng được tuân thủ
Nhân viên giao nhận ( Forwarder )- Mô tả công việc:
+ Làm việc với bộ phận sản xuất, xác định mặt hàng cần mua và lập kế hoạch thu mua
+ Xác định các yêu cầu mua hàng và quản lí hoạt động mua hàng+ Cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết cho nhà cung cấp+ Theo dõi tình trạng đơn hàng để kịp thời xử lý các sự cố phát sinh+ Xác định thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng, theo dõi đơn đặt hàng và chi phí mua hàng
+ Đánh giá hiệu quả các đơn đặt hàng
+ Đảm bảo các thỏa thuận trong hợp đồng mua hàng được tuân thủ
Nhân viên hải quan (Customs Clerk)- Mô tả công việc
+ Kiểm tra các giấy tờ, chứng từ xuất nhập khẩu
+ Kiểm tra, phân luồng hàng hóa và đảm bảo tính hợp pháp đối với các loại hàng hóa tại Cảng
+ Thực hiện các công việc khai báo hải quan
+ Hướng dẫn nhân viên hiện trường làm thủ tục thông quan hàng hóa
Nhân viên thanh toán quốc tế - Mô tả công việc
+ Tiếp nhận chứng từ, cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế cho khách hàng
+ Kiểm tra tính pháp lí các loại giấy tờ, hồ sơ của khách hàng+ Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng trong phạm vi giao dịch đã kí kết
+ Hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ thanh toán
+ Lưu giữ sổ sách, tài liệu, hồ sơ thanh toán theo đúng quy định của ngân hàng
Nhân viên chăm sóc khách hàng(Customer service)- Mô tả công việc
+ Cung cấp cho khách hàng các tài liệu cần thiết
+ Xử lí nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng + Thông báo tình trạng vận chuyển hàng hóa cho khách hàng+ Theo dõi sát các đơn hàng lớn và nhanh chóng giải quyết các yêu cầu khách hàng
+ Lưu giữ thông tin khách hàng và duy trì mối quan hệ mật thiết với họ