IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY KHOÁ MINH KHA
c. Nhập từ nguồn tạm ứng
Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng.
Ví dụ: Ngày 20/1/2001 theo giấy đề nghị tạm ứng số 37, ông Vũ Minh Tuấn đề nghị tạm ứng số tiền 2.000.000 đồng với lý do mua vật tư (thép góc).
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi được giám đốc công ty xét duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi số 254. Khi đó kế toán ghi sổ chi tiết TK 141- Tạm ứng.
Nợ TK 141: 2.000.000
Có TK 111: 2.000.000
Khi vật tư về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập vật tư số 78 (biểu số 15) và hoá đơn GTGT của người bán (biểu số 16A) người tạm ứng lập giấy thanh toán tạm ứng.
Số tiền chênh lệch trả lại vào quỹ theo phiếu thu số 124 ngày 24/1/2001. Căn cứ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 141 (biểu số 17) và cuối tháng ghi NKCT số 10 (biểu số 18) theo định khoản sau:
Nợ TK 152 (1521): 1.475.000 Nợ TK 133: 145.000
Có TK 141: 1.622.500 Nợ TK 111: 377.500
Biểu số 15
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ
Ngày 21 tháng 1 năm 2001 Nợ: 1521
Bộ phận cung tiêu Có: 141
Nhập của HTX tháng 10 Nhập tại kho: Công ty
TT T
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Thép góc (30 x 30 x 3) Cây 20 20 35.000 700.000 2 Thép góc (20 x 20 x 2) cây 25 25 35.000 875.000 Tổng cộng 1.575.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một triệu năm trăm bảy lăm ngàn đồng chẵn.
Biểu số 16
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 21 tháng 1 năm 2001
Đơn vị bán hàng: HTX CK tháng 10 Họ tên người mua hàng: Vũ Minh Tuấn
Đơn vị: Công ty khoá Minh Khai - Số TK:
TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép góc 30x30x3 cây 20 32.500 650.000
2 Thép góc 20x20x2 cây 25 33.000 825.000
Cộng tiền hàng: 1.475.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 147.500
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.622.500
Để theo dõi tình hình tạm ứng và việc thanh toán tạm ứng của từng người, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng để mở sổ chi tiết cho tài khoản 141 "Tạm ứng".
Biểu số 17
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 141 Tháng 1/2001
Đối tượng: Vũ Minh Tuấn
Đơn vị tính: 1000đ
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
Số N Nợ Có Nợ Có
Dư đầu tháng 0 0
13 3/1 Tạm ứng mua mũi khoan 111 2.200.0
00 2.200.00 2.200.00 0 17 7/1 Thanh toán tạm ứng 1521 2.000.0 00 200.000 133 200.000 - 37 20/1 Tạm ứng mua thép góc 111 2.000.0 00 2.000.00 0 25 24/1 Thanh toán tạm ứng 1521 1.475.0 00 525.000
133 147.500 377.500
124 24/1 Tiền chênh lệch nộp quỹ 111 377.500 -
Cộng phát sinh trong tháng 4.400.0 00 4.200.0 00 Dư cuối tháng 0
Sổ chi tiết được mở cho từng người để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Cuối tháng, kế toán thanh toán lập NKCT số 10 cho sổ chi tiết TK 141. Cơ sở ghi NKCT số 10 là sổ chi tiết TK 141. Cơ sở ghi NKCT số 10 như ở biểu số 18 sau:
Ngoài ra chúng tôi còn có vật liệu nhập kho do thu hồi từ các khoản cho mượn tạm thời. Khi thu hồi, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 1338
Vì số lượng nghiệp vụ này rất ít, do đó kế toán lấy giá thực tế bằng với giá hạch toán và chỉ theo dõi trên bảng kê nhập, xuất vật tư. Cuối kỳ theo dõi ở sổ cái TK 152.
Như vậy, tất cả các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho được ghi vào bảng kê nhập và bảng kê xuất và được phân tích ra từng đối tượng sử dụng, từng nguồn nhập trên bảng luỹ kế nhập, xuất.
Kế toán căn cứ vào bảng luỹ kế nhập (ghi Nợ TK 1521, 1522... theo giá hạch toán) và bảng luỹ kế xuất (ghi nợ TK 1521, 1522... theo giá hạch toán) căn sú vào NKCT số 1, số 5 và số 10 (ghi nợ TK 1521, 1522 theo giá thực tế) rồi lấy số tổng cộng ghi vào bảng kê số 3 "Tính giá thành thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ"
Sau đây là bảng kê tính giá thành thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Khoá Minh Khai tháng 1 năm 2000
Trong đó các số liệu được tính toán như sau:
I. Số dư đầu tháng: Lấy từ dòng tồn kho cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trước (tháng 12 năm 1999)
II. Số phát sinh trong tháng
- Cột giá hạch toán: Được lấy từ bảng luỹ kế nhập vật tư của tháng 1 (biểu số 11)
- Cột giá thực tế: lấy số liệu ở dòng tổng cộng
+ Từ NKCT số 5 (ghi có TK 331 đối ứng nợ với các TK 1521,...1528) + Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111 đối ứng nợ với các TK 1521.,...1528) + Từ NKCT số 10 (ghi có TK 141 đối ứng nợ với các TK 1521...1528)
Riêng với phần có TK 154- Gia công và TK 1388 thì căn cứ từ bảng luỹ kế nhập vật tư (biểu số 11) giá thực tế bằng giá hạch toán
III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng: lấy số liệu ở 1 cộng tương ứng với số liệu ở II.
IV. Hệ số chênh lệch (hệ số giá): được xác định
Hệ số giá = Số liệu ở cột TT mục III Số liệu ở cột HT mục III V. Xuất dùng trong tháng
- Phần giá hạch toán : lấy số liệu tổng cộng xuất ở mỗi nhóm vật liệu (1521....1528) từ bảng luỹ kế xuất vật liệu.
- Phần giá thực tế: Được xây dựng
(Xem biểu trang bên)VI. Tồn cuối tháng: được xác định bằng số liệu dòng III trừ số liệu dòng IV tương ứng.