IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY KHOÁ MINH KHA
a. Nhập do mua ngoà
* Trường hợp Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ mua ngoài thanh toán chậm: Ở công ty, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng và hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có), tuỳ từng trường hợp kế toán sẽ ghi như sau: (Xem biểu trang sau)
- Nếu không có hoá đơn cước phí vận chuyển (bên cung ứng bao thầu vận chuyển) chi phí vận chuyển đã tính trên hoá đơn giá trị gia tăng. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc viết phiếu chi đúng bằng số tiền của khối lượng vật liệu mua mà cán bộ cung tiêu đem đi thanh toán với bên cung ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Ví dụ: Khi mua thép CT3 tròn của công ty thép Đài Nam, bên cung ứng đã bao thầu vận chuyển. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 5 và hoá đơn GTGT số 00034, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết 1521): 1.370.825 Nợ Tk 133: 137.082
Có TK 331: 1.507.907
Khi được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng ghi: Nợ TK 331: 1.507.907
Có TK 112: 1.507.907
Nếu tự vận chuyển, chi phí vận chuyển sẽ được thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) và phiếu chi tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 133
Có TK 111
Để theo dõi tình hình nhập vật liệu công cụ dụng cụ và thanh toán với người bán, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 "Phải trả cho người bán" và nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 331.
Sổ chi tiết TK 331 được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán, mỗi đơn vị bán được mở một trang sổ nhất định. Trang đầu tiên của quyển sổ được ghi mục lục cho từng người bán, mỗi chứng từ thanh toán, mỗi hoá đơn ghi một dòng. Cuối tháng tiền hàng cộng sổ và tính ra số dư cuối kỳ.
Cơ sở số liệu và phương pháp ghi:
Phần diễn giải: Ghi các nghiệp vụ nhập vật liệu công cụ dụng cụ (tên vật liệu, quy cách...) và các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Kế toán phải đối chiếu số liệu: giá mua, thuế GTGT, tổng giá trị vật tư nhập trên hoá đơn GTGT với phiếu nhập và giá cả đã thoả thuận xem có khớp không. Nếu không khớp phải điều chỉnh lại ngay. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trên một dòng.
Dư đầu tháng: Căn cứ vào số dư cuối tháng trước chuyển sang ghi dư nợ, dư có cho phù hợp.
Số phát sinh trong tháng:
- Nếu hàng về có đủ hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi Có TK 331 trên cùng hàng với TK đối ứng (TK 152, TK 133)
- Trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về, kế toán ghi trên dòng có TK 331 theo giá tạm tính. Đến khi nhận được hoá đơn, kế toán xoá bút toán tạm tính bằng cách ghi 2 bước:
Bước 1: Ghi tên TK đối ứng và trên cùng dòng TK đối ứng đó ghi có TK 331 bằng mực đỏ theo giá tạm tính.
Bước 2: Ghi có TK 331 trên cùng dòng TK đối ứng giá trị vật liệu và thuế GTGT theo hoá đơn GTGT.
Sau khi ghi xong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tính ra số dư cuối tháng trên sổ chi tiết TK 331.
ở trường hợp mua thép DT3 tròn của công ty ống thép Đài Nam theo phiếu nhập kho số 5 và hoá đơn GTGT số 00034 ngày 4/1, kế toán vào sổ kế toán chi tiết TK 331 như biểu số 13
Biểu số 13
sổ chi tiết thanh toán với người bán
TK 331. Đối tượng: Công ty ống thép Đài Nam Tháng 1 năm 2001
Chứng từ Diễn giải Thời hạn được CK TK đối ứng Số phát sinh Số dư PN K N/T Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 5 4/1 Thép CT3 tròn (Φ4, 8, 10, 12) 1521 1.170.825 1.170.825 Thuế GTGT 133 117.082 1.287.900 93 13/1 Thép CT3 tròn (Φ8, 12) 1521 2.040.000 3.547.500 Thuế GTGT 133 204.000 3.751.900 Trả tiền mua vật tư 1121 3.751.907 Cộng 3.751.907 3.751.907 - -
Cuối tháng kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn vị bán và chuyển số liệu tổng cộng vào NKSC số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào 1 dòng ở NKSC số 5)
Nhật ký chứng từ số 5: Được dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp.
Nhật ký chứng từ số 5 gồm có 2 phần: phần phản ánh số dư phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331 đối ứng có các tài khoản liên quan).
Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
Nhật ký chứng từ số 5 gồm có các cột số thứ tự, tên đơn vị (hoặc người bán), số dư đầu tháng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan và các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 331 đối ứng có các tài khoản liên quan.
Cơ sở để ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 là sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331- Phải trả cho người bán). Cuối tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (số liệu tổng cộng của mỗi sổ chi tiết được ghi vào nhật ký chứng từ số 5 một dòng).,
- Cột "Số dư đầu tháng":là số dư đầu tháng trên sổ chi tiết TK 331 của đối tượng đó.
- Cột "Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK": lấy số liệu tổng cộng của chi tiết từng tài khoản đối ứng Nợ với Có TK 331 của từng đối tượng ghi vào cột Nợ TK đó tương ứng trên NKCT số 5. Sau đó lấy số tổng cộng của bên Có TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 ghi vào cột Cộng có TK 331 trên NKCT số 5.
- Cột :"Theo dõi thanh toán" (Ghi nợ TK 331): ghi số liệu chi tiết ở TK đối ứng Có với Nợ 331 từ sổ chi tiết TK 331 sang tương ứng trong NKCT số 5. Rồi lấy số liệu tổng cộng ở cột ghi Nợ TK 331 ở sổ chi tiết TK 331 ghi sang cột cộng Nợ TK 331 trên NKCT số 5.
- Cột "Số dư cuối tháng": là số dư cuối tháng ghi trên sổ chi tiết TK 331 của từng đối tượng.
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ nhật ký chứng từ số 5, xác định tổng số bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi vào sổ cái (Có TK 331, Nợ các TK).
Tử sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 13) được đưa vào NKCT số 5 như ở biểu 14 sau:
* Trường hợp công ty ứng trước tiền mua vật liệu công cụ dụng cụ nhưng vật liệu chưa nhập kho căn cứ vào số tiền đã chi, kế toán ghi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112
Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (đối tượng đó) theo định khoản:
Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 331
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu cho số 137 ngày 12/1/2001, ứng trước tiền mua vật liệu, công cụ dụng cụ của đơn vị Z 159, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 của đối tượng: Đơn vị Z 159 theo định khoản: (Xem biểu trang sau)
Nợ TK 331: 4.895.000
Có TK 111: 4.895.000
Sau đó đến ngày 15/1/2001, khi vật tư về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho số 53 và hoá đơn GTGT số 000371, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (1521): 4.450.000 Nợ TK 133: 445.000
Có TK 331: 4.895.000
Cuối tháng ghi vào NKCT số 5 như ở biểu số 14
* Trường hợp vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay với người bán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết)
Nợ TK 133
Có TK 111,112
Ví dụ: Theo phiếu nhập vật tư số 22 ngày 12/1/2001 nhập theo góc của HTX Quyết Thắng, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 000218, phiếu chi số 131, kế toán ghi theo định khoản:
Nợ TK 152 (1521) : 4.815.000 Nợ TK 133 (1331): 481.500
Có TK 111 (1111) 5.296.500
Kế toán thanh toán sẽ theo dõi việc mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt trên NKCT số 1 ghi Có TK 111