- Trưởng Văn phòng: Vũ Đăng Đoán.
2. Thẩm quyền và trình tự, thủ tục công chứng trên thực tế tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Kon Tum.
2.3 Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ.
Sau khi Công chứng viên kiểm tra xong giấy tờ thì lúc này sẽ thực hiện các nội dung như kiểm tra các giấy tờ, kiểm tra “tính hợp pháp, tính xác thực” của hồ sơ. Sau khi nghiên cứu hồ sơ xong, Công chứng viên trao đổi với hai bên đương sự. Trong lúc trao đổi thì Công chứng viên đã kiểm tra qua nhân thân và năng lực hành vi của các bên bằng những câu hỏi trao đổi qua lại. Công chứng viên tư vấn cho các bên trong hợp đồng, giao dịch về các điều khoản trong hợp đồng, các nghĩa vụ mà hai các bên phải thực hiện. Đối với trình tự, thủ tục này thì theo em là hoàn toàn hợp lý và phù hợp với các quy định của pháp luật công chứng.
Tuy nhiên trong quá trình quan sát trong thời gian được Sở Tư pháp cho đi nghiên cứu thực tiễn, em nhận thấy: có một số hồ sơ công chứng vẫn còn thiếu các giấy tờ nhưng Công chứng viên vẫn tiến hành giải quyết hồ sơ: Giấy đăng ký kết hôn, Sổ hộ khẩu, Quyết định ủy quyền của tổ chức tín dụng, Các giấy tờ tùy thân của người đại diện theo ủy quyền của tổ chức tín dụng, Biên bản xác định giá tài sản đảm bảo.
Có hồ sơ Công chứng viên chỉ căn cứ vào sổ tạm trú là đã khẳng định ngay các đương sự là vợ chồng thì em cho rằng không phù hợp. Để chứng minh hai người có là vợ chồng hay không thì chỉ có Giấy đăng ký kết hôn mới chứng minh được. Trong trường hợp này, Công chứng viên đã quá thoáng. Điều này
tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý sau này. Nếu như đương sự không phải là vợ chồng, sau này người vợ hoặc chồng được pháp luật công nhận khởi kiện thì Công chứng viên sẽ phải chịu trách nhiệm.
Em cho rằng phần các giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ công chứng hợp đồng giao dịch của Bên nhận thế chấp (thường là Ngân hàng) là có thể chấp nhận được. Bởi vì, Ngân hàng là tổ chức có nhiều hợp đồng, giao dịch và họ thường xuyên đến yêu cầu Công chứng. Do đó, trong các hợp đồng, giao dịch trước đây đã có các loại giấy tờ chứng minh. Mặt khác, Công chứng viên đã biết rõ người đại diện của Ngân hàng.