PHIẾU XUẤT KHO
2.2.5.1 Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập kho
Do nhu cầu thị trường ngày càng lớn về mọi mặt, cơ chế thị trường cạnh tranh cao nên công ty có nhu cầu loại vật liệu công cụ dụng cụ nào là khách hàng đáp ứng ngay và chuyên chở đến tận công ty nên công ty không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về. Do đó, hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty không sử dụng tài khoản 151- Hàng đang đi đường
Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán:
Đây là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh nhất trong giai đoạn cung cấp của công ty. Để hạch toán nghiệp vụ này, công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán - TK 331 và nhật ký chứng từ số 5.
Việc theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết số 2 được thực hiện theo nguyên tắc:
Dựa vào hoá đơn đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho kế toán ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng phiếu nhập của người bán. Mỗi chứng từ thanh toán được ghi một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ, mỗi nhà cung cấp được mở riêng một trang sổ. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được ghi vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ đã tập hợp được.
Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ là:
- Số dư đầu tháng: được chuyển từ số dư cuối tháng trước sang ghi dư nợ, ghi có cho phù hợp.
- Phần diễn giải : ghi nghiệp vụ nhập vật liệu ( tên vật liệu, mã hiệu quy cách, .. ) và các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Kế toán phải đối chiếu giá mua, thuế GTGT trên hoá đơn GTGT với tổng giá trị nhập vật tư, công cụ dụng cụ
trên phiếu nhập và giá cả thoả thuận giữa hai bên. Mỗi nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng.
- Phần ghi có : dùng phản ánh nghiệp vụ mua vật liệu,công cụ dụng cụ .
- Phần ghi Nợ TK 331: căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán như phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi bàng giấy báo cuả ngân hàng, sét cắt từ ngân hàng, giấy báo giảm giá hàng mua.
- Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có tính ra số dư cuối kỳ:
Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh có - Số phát sinh nợ
Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi tình hình thanh toán với từng dơn vị bán và chuyển số liệu tổng cộng vào NKCT số 5 ( bảng 6 )
* NKCT số 5 được mở để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, tạp vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. Mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên sổ NKCT số 5 .
Phương pháp ghi:
- Số dư đầu tháng: số liệu lấy từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư nợ phản ánh sổ tiền công ty ứng trước tiền cho người bán. Số dư có phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán.
- Số phát sinh: phần ghi Có, Nợ TK 331 lấy số liệu tổng cộng ở sổ chi tiết.
- Căn cứ vào số dư đầu tháng , số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ NKCT số 5, xác định tổng sổ phát sinh Có TK 331 đối ứng với TK 152,153 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ C ái TK 152, TK 153. (bảng 7)
Trường hợp mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng:
Đối với các loại nghiệp vụ này, kế toán doanh nghiệp vẫn phải phản ánh qua tài khoản TK 331 như nghiệp vụ mua chịu, sau đó hạch toán nghiệp vụ thanh toán.
Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt rất ít phát sinh. Phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ gáo giá trị ít, hoặc nhà cung cấp mới.
Định kỳ , 2 đến 5 ngày, kế toán tiền mặt( kế toán ngân hàng ) tập hợp các chứng từ để ghi vào nhật ký- chứng từ số 1. Cuối tháng, kế toán tiền mặt tính ra tổng số tiền thanh toán để lên sổ cái.
Nghiệp vụ mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng xảy ra với tần suất lớn hơn, chủ yếu là thanh toán với nhà cung cấp thường xuyên
Nghiệp vụ này hạch toán tương tự như nghiệp vụ mua hàng bằng tiền mặt. Định kỳ 2 ngày, kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ để ghi vào NKCT số 2
Trường hợp mua ngoài thanh toán bằng tạm ứng cũng tương tự như mua ngoài thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hay bằng tiền mặt. Khi tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, báo cáo quỹ, .. kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 “Tạm ứng”. Số chi tiết TK 141 được mở trong từng năm và mỗi đối tượng tạm ứng được phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được phản ánh trên một dòng
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 10.NKCT số 10 được mở tương ứng cho từng tài khoản.
2.2.5.2Trình tự nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Công ty vận dụng phương pháp tính giá sau mỗi lần nhập để tính giá xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Theo phương pháp này , sau mỗi lần nhập kho, căn cứ vào số lượng và giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ nhập, máy tính sẽ tính ra giá đơn vị bình quân xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ