PHIẾU XUẤT KHO
2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết NVL được thực hiện song song giữa kho và phòng kế toán. Để quản lí tình hình biến động NVL, phương pháp kế toán chi tiết được Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do phòng kế hoạch lập.
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lí hợp lệ của chứng từ đó rồi tiến hành nhập xuất NVL, ghi phiếu nhập xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Cuối ngày phân loại chứng từ để ghi thẻ kho. Mỗi thứ NVL được ghi vào một tờ thẻ, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên tờ thẻ theo ngày chứng từ và số chứng từ. Căn cứ vào phiếu nhập xuất kho ghi cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất ghi vào cột xuất. Sau mỗi lần nhập, xuất thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào cột tồn. Cuối tháng thủ kho tính ra số tổng nhập, xuất của từng thứ NVL trên thẻ kho theo công thức:
Số tồn kho cuối tháng = Số tồn kho đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất kho trong tháng Tại phòng kế toán:
Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để theo dõi chi tiết từng thứ NVL theo cả số lượng và giá trị, mỗi thứ được viết trên một tờ sổ, cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết NVL để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL ở từng kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lí hợp pháp của chứng từ. Kế toán ghi sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lượng
và giá trị. Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho kế toán căn cứ vào số lượng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết.
Cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết NVL và thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, nếu số lượng khớp nhau thì kế toán trưởng tiến hành lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn căn cứ vào số liệu dòng tổng hợp trên sổ chi tiết NVL, đồng thời với việc ghi vào thẻ kho thủ kho tiến hành chuyển các chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán sau khi xem xét kiểm tra các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất thấy hợp lệ, kế toán ghi vào sổ chi tiết số 2 theo từng phiếu nhập, cuối mỗi tháng kế toán cộng từng loại vật liệu về số lượng và giá trị theo từng loại NVL để vào sổ chi tiết nhập – xuất – tồn.
Tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung NVL xuất dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm, cho sửa chữa, cho bộ phận quản lí doanh nghiệp.
Ví dụ về các sổ chi tiết NVL và sổ chi tiết tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn:
* Sổ chi tiết vật liệu
- Căn cứ vào số dư cuối kỳ tháng trước trên Sổ chi tiết vật liệu (Tên vật tư : Động cơ điện 3 pha 15kW-1500v/ph) để ghi vào dòng số dư đầu kỳ tháng này là:
Số lượng : 8 chiếc
Thành tiền : 28.880.000 đ
- Căn cứ vào các chứng từ nhập như Phiếu nhập kho và Thẻ kho của vật liệu để ghi vào các dòng số phát sinh trong tháng là
Thành tiền 7.220.000 đ
+ Xuất : Số lượng 6 chiếc
Thành tiền 21.660.000 đ
- Sau khi tính toán ta có số dư cuối kỳ là : Số lượng : 4 chiếc
Thành tiền : 14.440.000 đ
* Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn
- Cơ sở lập : Căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu và các chứng từ có liên quan - Phương pháp ghi :
+ Cột đầu tháng : Lấy số dư cuối tháng trước của bảng kê tháng trước chuyển sang theo dòng của từng thứ vật tư (VD : Số dư cuối tháng trước của Động cơ điện 3 pha là 28.880.000 đ)
+ Cột xuất trong tháng : Căn cứ vào dòng tổng cộng ở cột xuất trong tháng của sổ chi tiết vật liệu (VD : Xuất trong tháng của Động cơ điện 3 pha là 21.660.000 đ)
+ Cột nhập trong tháng : Căn cứ vào dòng tổng cộng ở cột nhập trong tháng của sổ chi tiết vật liệu (VD : Nhập trong tháng của Động cơ điện 3 pha là 7.220.000 đ)
+ Cột tồn cuối tháng : Lờy số tồn cuối tháng của từng sổ chi tiết NVL để ghi (VD : Tồn cuối tháng của Động cơ điện 3 pha là 14.440.000 đ)
+ Dòng cộng : Cộng dồn từ trên xuống ở cột Nhập và Xuất. Còn cột tồn tính tương tự như ở Sổ Chi tiết