quả bán hàng trong điều kiện kế toán máy
Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán
đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin. Đó là một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp.
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định của công ty.
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng u việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, thì việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nói chung là điều cần thiết để một doanh nghiệp có thể phát triển bền vững. Song việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán càng ở mức độ cao bao nhiêu thì yêu cầu đối với trình độ của nhân viên kế toán càng phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để làm chủ công nghệ phát huy đợc thế mạnh của việc ứng dụng tin học, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
* Nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện kế toán máy
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
* Nội dung tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện kế toán máy:
- Tổ chức mã hoá các đối tợng cần quản lý:
Mã hoá là hình thức thể hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối t- ợng cần quản lý; mã hoá đối tợng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tợng, trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác cao, giảm thời gian nhập
liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc mã hoá phải đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu. Tuỳ theo từng phần mềm cụ thể và yêu cầu quản lý mà có các thông tin khai báo khác nhau đối với từng danh mục cần quản lý. Đối với công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cần phải mã hoá các đối tợng sau:
Danh mục sản phẩm, hàng hoá. Danh mục khách hàng.
- Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tợng sử dụng.
Việc tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo những nội dung sau:
Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ: Phải quy định rõ loại chứng từ nào để nhập liệu cho từng phần hành kế toán.
Tổ chức hạch toán ban đầu.
Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán.
Tổ chức luân chuyển chứng từ: phải đảm bảo tính hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành, đợc quy định thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Song để để quản lý đợc chi tiết cho từng đối tợng cần quản lý, cần phải xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết của các tài khoản: 511, 512, 131, ... Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn, vì vậy khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và chú ý tới các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đ- ợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế
toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán.
Trong điều kiện hiện tại, hình thức nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế toán máy. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhng yêu cầu đối với mọi phần mềm là phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trong việc lựa chọn các phần mềm kế toán cần phải lu ý đến hệ thống báo cáo kế toán mà phần mềm có thể đa ra phù hợp với yêu cầu của đơn vị kinh doanh. Ngoài ra hệ thống báo cáo phải dễ dàng sửa đổi, đặc biệt trong điều kiện các chế độ, các chuẩn mực kế toán Việt Nam đang trong quá trình hoàn thiện.