Đây là công việc đảm bảo tinh thần dân chủ trong công tác quản lý của nhà trường. Đồng thời đây cũng là phương pháp thu thập thông tin ngược quan trọng để chuyên viên phòng Đào tạo có sự cân nhắc, xem xét, điều chỉnh hoàn thiện kế hoạch đã vạch ra cho phù hợp với tình hình học tập thực tế của HSSV. Cụ thể chuyên viên giải đáp những thắc mắc về điểm thi, thời khóa biểu, hồ sơ, thông tin cá nhân trong hồ sơ, quy chế đào tạo…
Thời gian thực tập chúng tôi tham gia thực tập cũng chính là thời gian phòng Đào tạo đang rất bận rộn trong công tác nhập học, hoàn thiện điểm thi…nên chúng tôi có cơ hội được quan sát nhiều hoạt đông của chuyên viên, trong đó công việc tiếp sinh viên để giải đáp các thắc mắc là công việc quan trọng. Cụ thể:
- Về hồ sơ: trong thời gian nhập học HSSV còn nhiều bỡ ngỡ trong việc hoàn thiện hồ sơ cũng như việc được hưởng chế độ chính sách, thủ tục để được ở KTX của trường nên chuyên viên khá bận rộn với việc giải đáp, hướng dẫn HSSV (trong khi số lượng HSSV thì nhiều mà số lượng chuyên viên lại ít).
Về việc giải quyết các chế độ, chính sách chuyên viên giải thích rõ nhà trường không cấp giấy chế độ chính sách hay ưu tiên mà giấy xác nhận ưu tiên chế độ chính sách do UBND ở địa phương cấp, nhà trường chỉ xác nhận cho HSSV để hưởng chế độ ưu tiên trong quá trình học tập. Với những HSSV có chế độ ưu tiên thì chuyên viên giải thích rõ cho
HSSV đó sẽ được hưởng quyền lợi như thế nào tùy theo mức độ ưu tiên và theo quy định của nhà trường.
Với những HSSV có nhu cầu muốn ở trong kí túc xá thì chuyên viên hướng dẫn HSSV đó làm đơn xin ở kí túc xá, đơn sẽ được xét duyệt dựa vào hoàn cảng gia đình, chế độ ưu tiên. Sau đó tiến hành kiểm tra sinh viết đơn ở kí túc xá đã đủ và đúng theo yêu cầu của nhà trường chưa, nếu chưa đủ và đúng thì yêu cầu HSSV viết lại để nộp cho nhà trường trong thời gian sớm nhất.
Đối với những HSSV thiếu một trong những giấy tờ cần thiết của hồ sơ nhập học chuyên viên nhắc nhở HSSV đó bổ sung nhanh chóng và kịp thời để không bị chậm trễ hạn nộp hồ sơ và thu bổ sung giấy tở để đảm bảo cho tiến độ đào tạo được diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra.
- Về điểm thi: trong quá trình nhập điểm và làm điểm không thể tránh khỏi những trường hợp sai sót, nhầm lẫn. Vì vậy sau khi làm điểm xong chuyên viên gửi bảng điểm đến từng lớp, sau đó HSSV có ý kiến thắc mắc thì gặp trực tiếp chuyên viên để được giải quyết. Với những trường hợp bị nhầm lẫn hay tính sai điểm chuyên viên kiểm tra lại để khẳng định tính chính xác của bảng điểm, hoặc sửa chữa, điều chỉnh cho chính xác. Với những trường hợp làm đơn xem lại bài thi, chuyên viên hướng dẫn
cho HSSV làm đơn, sau đó liên hệ lại với GV phụ trách môn có đơn để xem lại bài thi. Sau khi có kết quả chuyên viên Quỳnh Anh thông báo lại và chỉnh sửa lại nếu kết quả khác. Chuyên viên Quỳnh Anh đã xây dựng quy trình giải quyết các thắc mắc của sinh viên về điểm thi. Nhờ đó mà công việc làm điểm hoàn thành nhanh chóng.
Trong công tác tiếp sinh viên và giải đáp thắc mắc chuyên viên đã tuân thủ quy tắc pháp chế, đảm bảo tính kế hoạch, năng động, linh hoạt trong giải quyết công việc. Bên cạnh đó còn áp dụng phương pháp tâm lý xã hội trong giải quyết các vấn đề phát sinh thắc mắc về hồ sơ, chế độ ưu tiên
Qua đó chứng tỏ chuyên viên đã xây dựng, và làm việc đúng kế hoạch một cách khoa học và hợp lý.