3.3.1.
3.3.1.1. Nh n đ nhv nhu c u ng d ng 6 Sigma
Nh đư phân tích ch ng 2 cùng v i đ nh h ng phát tri n c a công ty,
chúng ta th y rõ ràng là vi c ng d ng 6 Sigma vào công ty đ gi m chi phí s n xu t, h giá thành s n ph m, xây d ng v n hóa m i nh m nâng cao hi u qu ho t
Khi tri n khai ng d ng 6 Sigma s có tác đ ng đ n nhi u m t ho t đ ng c a
công ty. Nh ng tác đ ng ti m n ng c a 6 Sigma đ i v i công ty g m có [9]
:
- M i ho t đ ng và ch c n ng đ u t p trung và s hài lòng toàn di n c a khách hàng. Áp d ng cho c khách hàng n i b và khách hàng bên ngoài.
- Có nh ng c ch thích h p đ xác đ nh m c đ hài lòng c a khách hàng.
S hài lòng c a khách hàng ph i luôn đ c giám sát và có nh ng ch ng
trình thích h p đ c i thi n nó.
- V n hóa h ng v ch t l ng đ c truy n xu ng t nhóm lưnh đ o c p cao. H v ch rõ t m nhìn c a t ch c và tri n khai r ng kh p công ty.
- Ban qu n lỦ c p cao tham gia vào vi c giám sát, c v n và c v cho v n hóa m i. H luôn c ng c nh ng thành qu tích c c.
- Các m i quan h v i nhà cung ng thay đ i t vi c mua hàng ch d a
trên giá bán sang mua hàng d a trên chi phí th p nh t. Các nhà cung ng ph i có nh ng h th ng thích h p đ đ m b o giao hàng đúng ch t l ng và đúng lúc.
- Thay đ i vai trò c a nh ng qu n lỦ c p trung. H là nhóm quan tr ng nh t trong vi c t o thu n l i và đ nh h ng cho nh ng thay đ i v v n
hóa doanh nghi p.
- Có nh ng s ki m soát n i b thích h p đ nh n di n nh ng sai l i và sai sót. Có nh ng ch ng trình n ng đ ng đ lo i tr sai h ng.
- Chu n đ i sánh (Benchmarking) đ c s d ng nh m t công c đ đ nh h ng c i ti n c a công ty trong m i khía c nh ho t đ ng.
- Có nh ng hình th c trao quy n cho ng i lao đ ng. Chúng cho phép và
khuy n khích nh ng ng i lao đ ng s d ng n ng khi u và sáng ki n c n thi t đ th c hi n công vi ct t h n.
- Có nh ng thang đo phù h p đ đo các m c ch t l ng c a m i ho t đ ng và ch c n ng. Kèm theo đó là nh ng ch ng trình c i ti n liên t c.
- Hu n luy n và đào t o liên t c. Khi ng i lao đ ng đ c yêu c u đ m nh n vai trò m i, đ tái xác đ nh cái gì làm h thành công, đ h c nh ng
k n ng m ivà nh ng quy t c tiêu chu n v n hóa m i,vi chu n luy n là b t bu c.
- Có nh ng m c tiêu xông xáo, “xa v i”. M i ng i b thách th c làm vi c hi u qu h n. H đ c d y nh ng k n ng và k thu t c n thi t đ đ t m c thành tích cao h n.
- Có nhi u đ i nhóm. Trong nhi u tr ng h p có nh ng nhóm liên ch c
n ng và đa c p đ . m c t i thi u, các đ n v công tác đ c coi nh là các đ i và h đ c d y các k n ng giao ti p c n thi t đ ho t đ ng nh m t đ i. Ng i giám sát chuy n t vai trò ra l nh và ki m soát truy n th ng sang vai trò hu n luy n c v n và t o đi u ki n thu n l i cho nhóm
th c hi n nhi m v .
- Có m t h th ng công nh n thành tích và khen th ng phù h p. Khi xu t hi n các hành vi m i nh mong đ i, các g ng đi n hình ph i đ c công nh n, tuyên d ng và khen th ng k p th i.
3.3.1.2. Quy t đ nhxây d ng v n hóa 6 Sigma
Tr c h t, Ban qu n lỦ c p cao ph i xác đ nh và t o ra v n hóa 6 Sigma cho
phép nh ng đi u trên x y ra. Các y u t c a v n hóa 6 Sigma g m có:
o S tham d rõ ràng và n ng đ ng c a ban qu n lỦ c p cao.
o M t b n tuyên b s m ng, t m nhìnc a công ty. o Các m c tiêu và chi n l cc a công ty.
o Các k ho ch hành đ ng trình bày chi ti t các chi n thu t.
o ào t o hu n luy n.
o Các đ i nhóm.
Chìa khóa thành công c a 6 Sigma là m i ng i trong công ty ph i bi t rõ h đóng góp nh ng gì vào s thành công c a công ty. M i ng i ph i hi u rõ ràng là t i sao h đ c tuy n d ng và tr l ng,ho t đ ng c a h tác đ ng đ n khách hàng nh th nào.
K ti p, lưnh đ o công ty ph i hoàn thành m t c c u t ch c rõ ràng v làm th nào công ty th c hi n ch c n ng ph c v khách hàng. Mô hình cho c c u phát
tri n t ch c s áp d ng là mô hình VMOST [9]: Vision - T m nhìn, Mission - S m ng, Objectives - M c tiêu, Strategies - Chi n l c, Tactics - Chi n thu t.
Vision - T m nhìn : là mô t t ng lai v i m t vài ph ng pháp đ c bi t nào đó khi n cho nó tr nên t t đ p h n hi n t i. M t t m nhìn th ng đ c b t đ u t nh ng đi u mà các nhà lưnh đ o quan tâm đ n nh t và cam k t s đ t đ c đi u đó. M t t m nhìn đ c xem là có tính hi u qu khi nó bao g m các đ c tính sau đây:
o Truy n c m h ng: Nh ng tuyên b v t m nhìn c n ph i tác đ ng t i các nhân viên trên c ph ng di n lỦ trí l n c m xúc.
o Rõ ràng và s ng đ ng: Chúng ta có th nhìn th y nó không? N u nh
chúng ta có th nhìn th y trong đ u t m nhìn chi n l c trong kinh
doanh ho c m t b c tranh s ng đ ng c a nó, chúng ta s có m t c h i t t h n đ đ t đ c nó.
o Th hi n m t t ng lai t t đ p h n: Nh ng đi u chúng ta mu n đ t đ c là gì ?
T m nhìn đ c thi t l p b ng cách t o ra b n tuyên b t m nhìn, nó đ t ra khuôn kh cho s m ng, các m c tiêu và các chi n l c. T t c nh ng cái này cung c p cho m i ng i m t cái nhìn rõ ràng v cái gì ph i đ t đ c và làm th nào đ đ t nó.
M i b ph n, phòng ban và đ n v nên t o ra b n tuyên b s m ng c a riêng mình đ bi u th vai trò c a h trong vi c hoàn thành s m ng c a công ty và nh ng đóng góp c a h h ng vào vi c đ t đ c các m c tiêu. i u này s đ m b o r ng h hi u đ c t m nhìn nh ban qu n lỦ c p cao xác đ nh và truy n đ t.
Mission - S m ng : Công ty ph i làm m t b n tuyên b rõ ràng và súc tích r ng t i sao công ty t n t i và nh ng khách hàng mà h ph c v là ai. M t b n tuyên b s m ng thì c th h n b n tuyên b t m nhìn. Trong khi t m nhìn có tính bao quát, còn s m ng thì có th đ t đ c.
Objectives - M c tiêu : M c tiêu là nh ng m c đích c p cao c a công ty có th đ nh l ng đ c. Chúng là nh ng tuyên b làm th nào đ xác đ nh và đo l ng s thành công c a công ty, nh ng gì công ty đang ph n đ u đ đ t đ c. Các m c tiêu có th là: t ng th ph n; gi m chi phí s n xu t; t ng s n ph m m i; gi m th i gian nh n đ t hàng và giao hàng; gi m thi u v n đ an toàn lao đ ng; c i thi n l i nhu n; c i ti n ch t l ng s n ph m, d ch v và nh ng ch c n ng hành chính qu n tr . S m c tiêu nên có là kho ng t 5 - 8.
Strategies - Chi n l c : Chi n l c là nh ng ph ng ti n mà công ty s d ng đ đ t đ c m c tiêu đ ra. Chi n l c xác đ nh nh ng đi u mong đ i theo v n hóa công ty. T nh ng chi n l c này, ng i lao đ ng nên hi u rõ ràng v nh ng hành vi đ c mong đ i. Các tuyên b chi n l c có th bao g m: tôn tr ng t t c m i ng i; h p l i thành đ i liên ch c n ng; nh ng ch ng trình c i ti n liên t c; nh ng giúp ích đ i v i c ng đ ng, khách hàng
và ng i lao đ ng; đ i m i công ngh m i nh t; thông tin không h n ch gi a ng i lao đ ng m i c p; đào t o và phát tri n cánhân cho t t c ng i lao đ ng; ng d ng các k thu t s n xu t đ i m i; tính chính tr c cao; môi
tr ng làm vi c an toàn và s ch s ; v t quá s mong đ i c a khách hàng
trong m i khía c nh giao d ch v i công ty.
Tactics - Chi n thu t : Chi n thu t là nh ng hành đ ng s đ c th c hi n, trong khuôn kh c a chi n l c, đ đ t các m c tiêu và hoàn thành s m ng c a công ty. M t khi s m ng, m c tiêu và chi n l c đư đ c truy n đ t kh p công ty, m i phòng ban ph i đ ra k ho ch hành đ ng chi ti t bao g m: Th c hi n cái gì ? Ai ch u trách nhi mth c hi n ? Khi nào hoàn thành?
S m ng, m c tiêu và các chi n l c ph i xu t phát t ban lưnh đ o c a công ty. ây là truy n thông t trên xu ng v nh ng gì ph i đ t, thành công đ c xác đ nh nh th nào và nh ng ph ng ti n nào đ c s d ng.
Nh ng k ho ch hành đ ng này hình thành nên c s cho t ng đ n v phòng ban th c hi n hàng ngày, hàng tu n, hàng tháng trong su t c n m. Các k ho ch
viên trong toàn công ty s hi u th u đáo v nh ng yêu c u c a công ty đ i v i h , giá tr c a h đóng góp vào s thành công chung c a công ty là gì và t i sao h đ c tuy n d ng.
M t k ho ch hành đ ng t t ph i đ c thông báo công khai t i t n t t c nhân viên b nh h ng. Các đ n v ph i th ng xuyên xem xét l i k t qu quá trình th c hi n. Tùy thu c vào n i dung và chu k c a công vi c, các đ n v nên xem xét l i k t qu th c hi n c a h vào m i tu n, hai tu n hay m i tháng. Các tr ng phòng ban b ph n nên xem xét m i đ n v ít nh t m i tháng m t l n. i u này cho c h i đ nh n ph n h i và đ nh n bi t các rào c n có th c n đ c g b , c n thêm nh ng ngu n l c gì và n i nào qu n lỦ có th c n dành thêm nhi u th i gian h tr các c p d i c a mình. Vi c th ng xuyên xem xét chính th c c ng ti p t c c ng c Ủ ni m chung mà chúng ta đang cùng nhau th c hi n.
Ban qu n lỦ c p cao ph i làm m i vi c đ cho v n hóa m i đi vào th c t .
H ph i thay đ i chính b n thân đ làm m u cho nh ng quy t c và tiêu chu n v n hóa m i. H ph i cam k t th c hi n ho t đ ng khó kh n lâu dài này. Con đ ng ph i đ c v ch rõ và gi kiên đ nh.
3.3.1.3. T ch cc c u
M t doanh nghi p áp d ng ch ng trình c i ti n liên t c theo ph ng pháp 6
Sigma s h ng đ n hai m c tiêu, đó là: xây d ng v n hoá 6 Sigma và mang l i c i
ti n hi u qu cho doanh nghi p. Hai ch ng trình c n b n s đáp ng đ c đi u này là: đ xu t v n đ c n c i ti n và d án c i ti n (các d án c i ti n mang l i hi u qu cao v s n l ng, ch t l ng, chi phíầ). chúng ho t đ ng hi u qu , c c u t ch c và quy ch ho t đ ng ph i ph i đ m b o: - T t c m i ng i đ u tham gia. - M i Ủ ki n c i ti n đ u đ c ph n h i nhanh và th c hi n nhanh chóng. - ánh giá khen th ng k p th i.
- H th ng đánh giá k t qu c i ti n m t cách minh b ch và c th , đo l ng đ c k t qu c i ti n.
1. Thành l p b ph n chuyên trách c i ti n liên t c tr c thu c T ng giám đ c:
B ph n này có ch c n ng nhi m v nh sau:
- Qu n lỦ ch ng trình đ xu t c i ti n: t ng h p, phân tích, theo dõi, thúc đ y th c hi n các đ xu t; phát hành các báo cáo đ nh k .
- Ki m soát các d án c i ti n: th i gian th c hi n, hi u qu .
- Giao ti p, truy n thông v i nhân viên.
- Tham m u cho T ng giám đ c các chính sách và c ch .
- Tham m u cho Ban lưnh đ o trong vi c tri n khai 6 Sigma.
- Xây d ng h th ng đo l ng và h th ng thu th p thông tin, c p nh t thông
tin và x lỦ thông tin hi u qu .
- ào t o cho toàn b nhân viên v h th ng 6 Sigma và các công c có liên
quan.
- Thi t l p và th c hi n các ch ng trình c i ti n.
Tr ng phòng c i ti n liên t c (CTLT)có trách nhi m chính nh sau:
- Lôi kéo s tham gia và cam k t c a lưnh đ o c p cao, báo cáo cho lưnh đ o c p cao nh t v tình hình áp d ng tri n khai các d án c i ti n.
- Xây d ng các ch tiêu th c hi n c a các quá trình trong t ch c, theo dõi c p nh t và báo cáo th ng xuyên lên lưnh đ o.
- Duy trì các k ho ch c i ti n và xem xét các k t qu đ t đ c.
- Xây d ng đ i ng các chuyên gia 6 Sigma.
- Cung c p k thu t, các gi i pháp và đ c bi t là b sung ngu n l c c n thi t cho quá trình và liên ch c n ng nh m h ng d n th c hi n c i ti n và báo cáo các m c tiêu đ t đ c và các k ho ch hành đ ng song song v m t tài chính ti t ki m ho c c i ti n cho ban lưnh đ o công ty.
Các nhân s c n thi t cho phòng CTLT còn bao g m các chuyên gia 6 Sigma (Black Belt) làm vi c toàn th i gian cho CTLT. Black Belt có trách nhi m đào t o h ng d n Green Belt tham gia th c hi n các đ tài 6 Sigma, các d án 6 Sigma đ c l a ch n d a vào các y u t nh : liên quan đ n ch t l ng s n ph m, t i u các chi phí, đ ng th i có trách nhi m h tr cho t t c các ho t đ ng c a phòng
2. Thành l p H i đ ng ho c y ban khen th ng:
- đánh giá khách quan các d án và có quy t đ nh khen th ng k p th i.