5. Kết cấu
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TM-DV KSP
2.1.1. Lịch sử hình thành
2.1.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ KSP Tên giao dịch: KSP SERVICE AND TRADING COMPANY LIMITED
Địa chỉ: 109 Nguyễn Trọng Tuyển, Phƣờng 15, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0907859276 - 0866756779
Giấy phép kinh doanh: 0312018958 / Ngày cấp 23/10/2012 Mã số thuế: 0312018958
Email: congtyksp@gmail.com
Website: www.thicongsangoksp.com
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH TM-DV KSP ra đời ngày 22 tháng 10 năm 2012 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Thành phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty có vốn điều lệ là 10.000.000.000(Mƣời tỷ đồng). Công ty chính thức đi vào hoạt động ngay sau khi có tƣ cách pháp nhân theo luật định và có con dấu riêng.
Công ty TNHH TM-DV KSP là một công ty thƣơng mại và dịch vụ chuyên cung cấp sơn và dịch vụ làm mới đồ gỗ, sàn gỗ.Với slogan “ Hãy để chúng tôi chăm sóc sàn gỗ của bạn” công ty không ng ng nâng cao chất lƣợng dịch vụ đế đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Với sự làm việc nhiệt tình, năng động và có trách nhiệm của đội ngũ bộ phận quản lý cùng với sự chăm chỉ, nỗ lực của toàn bộ công nhân viên trong toàn công ty, công ty sẽ càng ngày càng phát triển và mở rộng hơn.
2.1.1.3. Lĩnh vực hoạt động của công ty
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ
Chuyên làm mới đồ gỗ và sàn gỗ
Phục chế, làm mới lại đồ gỗ nội thất, ngoại thất
Sơn mới lại đồ gỗ, sàn gỗ
Sơn gia công các công trình đồ gỗ nội thất, ngoại thất
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH HÀNG HÓA
Sơn cho gỗ, trong nhà, ngoài trời, UV, NƢỚC, DẦU,…
Máy trà sàn gỗ và dịch vụ thi công ván sàn.
Máy trà sàn xi măng và dụng cụ thi công sơn EXPOXY
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
2.1.2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Nguồn: phòng hành chánh nhân sự của công ty TNHH TMDV KSP Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
2.1.2.2. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng dựa trên sự giám sát trực tiếp và gián tiếp gồm 3 phòng dƣới sự quản lý của Ban giám đốc với các chức năng và nhiệm vụ sau:
Giám đốc
Giám đốc là ngƣời phụ trách chung, chịu trách nhiệm toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Quyết định việc điều hành và phƣơng án sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, chính sách pháp luật.
Có trách nhiệm thiết lập, duy trì và chỉ đạo việc thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng trong toàn công ty.
Xem xét, phê duyệt các chƣơng trình, kế hoạch công tác, nội quy, quy định trong công ty và các chiến lƣợc kinh doanh, bán hàng do cấp dƣới biên soạn.
Định hƣớng hỗ trợ các phòng ban thực hiện và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÕNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ
Phó giám đốc
Tổng hợp và tham mƣu giúp việc, hỗ trợ tổ chức, quản lý điều hành và thay thế giải quyết các công việc khi Giám đốc đi vắng, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về công việc và nhiệm vụ đƣợc giao.
Phụ trách công tác đầu tƣ chiều sâu, đổi mới công nghệ và thiết bị phục vụ dịch vụ Trực tiếp tổ chức, quản lý điều hành phòng kinh doanh
Giám sát kiểm tra, đôn đốc các phòng ban và các bộ phận.
Đảm bảo việc thúc đẩy các bộ phận, công nhân viên trong công ty nhận thức đƣợc các yêu cầu về chính sách chất lƣợng của công ty.
Phòng hành chánh nhân sự
Tổng hợp và tham mƣu giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý đội ngũ lao động trong công ty.
Giải quyết các chế độ chính sách cho ngƣời lao động theo quy định hiện hành và phù hợp với chính sách của công ty.
Xây dựng nội quy, quy chế làm việc của công ty và các biện pháp thực hiện. Tổ chức và giám sát việc tuân thủ pháp luật của nhà nƣớc, nội quy, quy định của công ty.
Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty xây dựng và tổng hợp kế hoạch, chƣơng trình công tác chung của công ty.
Chỉ đaọ và quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản trị hành chính và bảo vệ công ty.
Lập kế hoạch trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ hoạt động chung của công ty.
Phòng kế toán
Tham mƣu cho Giám đốc về quản lý tài chính, quản lý kinh tế trên các lĩnh vực và những biện pháp nâng cao hiệu quả kinh tế của toàn công ty.
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tập hợp, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin tài chính kế toán và kế hoạch cho Giám đốc. Tuân thủ và giám sát việc thực hiện chế độ kế toán theo chế độ hiện hành.
Xây dựng các quy chế về quản lý tài chính và công tác kế toán trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Huy động và sử dụng vốn và các nguồn lực tài chính một cách an toàn, tiết kiệm, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và đảm bảo tuân thủ các qui định của nhà nƣớc.
Phòng kinh doanh
Tham mƣu cho Giám đốc lập, triển khai, theo dõi các kế hoạch kinh doanh.
Phân công theo dõi các bộ phận đảm bảo hiệu quả chất lƣợng theo đúng kế hoạch để ra.
Đề xuất với lãnh đạo công ty trong lĩnh vực nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới. Kiểm tra chất lƣợng của các sản phẩm, máy móc trong công ty.
Quản lý, đăng kiểm các thiết bị dịch vụ.
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.3.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại công ty TNHH TM-DV KSP tổ chức theo mô hình tập chung, các nghiệp vụ kế toán chính phát sinh tâp chung tại phòng kế toán công ty. Tại đây trang bị tất cả máy móc, thiết bị,…,tập chung chứng t , hạch toán, tập hợp số liệu làm cơ sở báo cáo, tham mƣu cho Ban quản lý.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: phòng hành chánh nhân sự của công ty TNHH TMDV KSP Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của công ty
KẾ TOÁN TRƢỞNG (KẾ TOÁN TỔNG HỢP) KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ KHO THỦ QUỸ
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
Kế toán trƣởng (kế toán tổng hợp : là ngƣời quản lý các kế toán phần hành, liên hệ trực tiếp với Giám đốc và trƣởng các bộ phận liên quan, tham mƣu cho Ban Giám đốc các vấn đề chính phát sinh, là ngƣời trực tiếp điều hành nhân sự phòng kế toán.
Kế toán công nợ: ngoài việc theo dõi công nợ phải thu hàng ngày, hỗ trợ kế toán tổng hợp tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh ghi vào sổ kế toán (ghi nhận lƣơng, các khoản trích theo lƣơng,… , ghi nhận chi phí (khấu hao, phân bổ,… và tình hình biến động tài sản của công ty.
Kế toán kho: làm chứng t xuất kho, xuất hóa đơn tài chính, nhập hàng vào kho, cuối ngày gửi báo cáo lƣợng hàng tồn kho thực tế tại công ty.
Kế toán thanh toán: theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp, lập chứng t thanh toán chuyển cho ngân hàng đề nghị thanh toán.
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm giữ tiền mặt, thu – chi theo chứng t đã đƣợc Giám đốc duyệt.
Thủ kho: dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho đã đƣợc lập mà cung cấp cho các bộ phận đúng chủng loại, số lƣợng. Cuối mỗi tháng cập nhật số liệu xuất nhập tồn đối chiếu với kế toán kho, báo cáo cho trƣởng phòng kế toán và ban Giám đốc. 2.1.3.3. Tổ chức vận dụng các chế độ, phƣơng pháp kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ/2006 của Bộ trƣởng BTC
Niên độ kế toán bắt đầu t ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 của năm
Đơn vị sử dụng tiền tệ là đồng Việt Nam.
Hình thức ghi sổ áp dụng là nhật ký chung
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp thẻ song song.
Phƣơng pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền.
Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu tr .
2.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Tình hình hoạt động của công ty sau một năm hoạt động theo bảng số liệu năm 2013 nhƣ sau:
Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM-DV KSP năm 2013 ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2013 Chỉ tiêu Năm 2013
Vốn chủ sở hữu 504 Tổng doanh thu 13.467
Số lao động (ngƣời 46 Tổng chi phí 3.973
Nợ phải trả 9.620 Lợi nhuận trƣớc thuế 361
Lợi nhuận sau thuế 271
Nguồn số liệu: phòng kế toán của công ty TNHH TMDV KSP
Nhận xét:
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, tỷ lệ nợ phải trả / vốn chủ sở hữu là 19.09 lần. Điều này cho thấy doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc trả nợ và rủi ro cao nếu ngân hàng tăng lãi suất. Tuy nhiên, việc sử dụng nợ cũng có ƣu điểm là chi phí lãi vay sẽ đƣợc khấu tr vào thuế TNDN. Do đó, doanh nghiệp cần căn nhắc giữa rủi ro tài chính và ƣu điểm của tỷ lệ này để làm sao đạt hiệu quả nhất trong kinh doanh.
Lợi nhuận sau thuế cuả công ty là 271 triệu đồng, điều này thể hiện công ty đã hoạt động kinh doanh có hiệu quả ngay trong năm hoạt động đầu tiên. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt 13.467 triệu đồng, đây là con số khá cao chứng tỏ chính sách bán hàng của công ty tốt. Điều này sẽ tạo một nền tảng cơ bản cho sự tăng trƣởng và phát triển của công ty trong thời gian tới.
2.1.5. Phƣơng hƣớng phát triển của công ty trong thời gian tới
- Nâng cao và quản lý tốt chất lƣợng sản phẩm nhằm nâng cao uy tín.
- Đầu tƣ đào tạo và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, quan tâm khích lệ, động viên bằng vật chất lẫn tinh thần làm cho họ ngày càng gắn bó với công ty.
- Mở rộng các chiến lƣợc quảng cáo và chăm sóc khách hàng tạo sự phát triển và ổn định lâu dài cho công ty.
- Tạo môi trƣờng làm việc vui vẻ, năng động, chuyên nghiệp, đoàn kết, phát huy tính sáng tạo, độc lập, có trách nhiệm cao ở mỗi bộ phận, cán bộ công nhân viên.
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM – DV KSP
2.2.1. Kế toán doanh thu
2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Đối với bán lẻ: khách hàng có nhu cầu có thể đến trực tiếp mua hàng hoặc mua qua điện thoại hoặc fax và nhận hàng tại kho công ty, thủ kho sẽ giao liên 2 hóa đơn GTGT và khách hàng ký xác nhận mua hàng trên hóa đơn, phiếu xuất kho.
Đối với bán buôn: khách hàng mua hàng số lƣợng nhiều theo hợp đồng ký kết. Công ty sẽ giao hàng tại kho khách hàng, mọi phí tổn liên quan đều do công ty chịu. Nhân viên thủ kho sẽ chịu trách nhiệm theo dõi hàng giao đến tận nơi và yêu cầu ngƣời nhận ký nhận hàng trên hóa đơn, phiếu xuất kho và giao liên 2 hóa đơn và phiếu xuất kho cho ngƣời nhận hàng.
Hình thức thanh toán
Mua trả chậm: là chính sách chủ yếu của công ty áp dụng khách hàng nhằm tăng doanh số bán hàng, duy trì khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới. Đồng thời tăng tính cạnh tranh của công ty so với công ty khác. Thời gian mua trả chậm t 10 đến 20 ngày.
Mua trả ngay: thƣờng áp dụng với các công ty mua hàng t ng đợt với giá trị nhỏ hay đối với một số mặt hàng đƣợc tính ƣu đãi.
Phƣơng thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Chứng t sử dụng và trình tự luân chuyển chứng t
Chứng t sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu giao hàng, Phiếu thu.
Trình tự luân chuyển chứng t
Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng, kiểm tra chủng loại, số lƣợng, đơn giá rồi chuyển đến phòng kế toán, kế toán cửa hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lƣu tại sổ, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho thủ kho để làm chứng t theo dõi việc thanh toán của khách hàng và đƣợc lƣu cùng với phiếu thu xác nhận cho việc đã thu tiền đã ghi trên hóa đơn. Căn cứ vào hóa đơn, thủ kho xuất hàng và lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: liên 1
lƣu tại sổ liên 2 giao cho khách hàng. Sau đó khách hàng ký nhận vào các liên và chấp nhận thanh toán.
Kế toán công nợ sẽ theo dõi và thu tiền nợ khách hàng vào các TK 131, 111, 112, ghi các nghiệp vụ phát sinh có liên quan vào sổ Nhật ký chung.
Kế toán trƣởng khi nhận đƣợc báo cáo của kế toán viên sẽ trích lập sổ cái theo t ng tài khoản 111, 112, 131, 511…
TK sử dụng : TK 511
Sổ sách kế toán
Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511, sổ chi tiết bán hàng (theo dõi doanh thu bán hàng). Ngoài ra tình hình thu tiền bán hàng còn thể hiện trên sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Trình tự hạch toán
Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh:
Trong năm 2013 tổng doanh thu bán hàng phát sinh của công ty là: 13.467.675.787 đồng. Một số nghiệp vụ phát sinh điển hình:
…
- V dụ 1: Ngày 04/12, Phiếu xuất kho DTBH09-0001, xuất kho sơn UV- PU
Insulation Coat Colourless (1500 kg, giá vốn 121.200đ/kg, giá bán 202.000đ/kg . Bán cho công ty TNHH Công Nghệ Hàn Việt theo hóa đơn có ký hiệu PC/2008N, số 156385. Với doanh thu chƣa thuế là 303.000.000 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng chƣa thanh toán.
- V dụ 2: Ngày 06/12, Phiếu xuất kho DTBH09-0002, xuất kho sơn UV-
Topcoat Standard (20 kg, giá vốn 125.700, giá bán 209.500đ/kg). Bán cho khách hàng Hoàng Hoài Nam theo hóa đơn có ký hiệu PC/2008N, số 156390, doanh thu chƣa thuế là 4.190.000 đồng, thuế GTGT là 10%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Bảng 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
In tại Công ty TNHH HÕN NGỌC VIỆT* MST: 030517553
Bảng 2.3: Phiếu thu
Đơn vị: Công ty TNHH TM-DV KSP Mẫu số 01 – TT
Địa chỉ: 109 Nguyễn Trọng Tuyển, P.15, Q.PN, TPHCM (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC PHIẾU THU Ngày06 tháng 12 năm 2013 Quyển số: 2 Số: PT21/12/13 Nợ: 111 Có: 511, 3331 Họ và tên ngƣời nộp tiền: Hoàng Hoài Nam
Địa chỉ: 136/93, Khu phố 2, P.Tân Chánh Hiệp, Q.12, TPCM Lý do thu: Bán sơn UV Topcoat Standard
Số tiền: 4.609.000
(Viết bằng chữ : Bốn triệu sáu trăm lẻ chín ngàn đồng.
Kèm theo: ... Chứng t gốc: Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời nộp tiền (Ký, họ tên) Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 DỊCH VỤ SÀN GỖGIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: PC/2008N
Liên 1: Lƣu Số: 156385 Ngày 04 tháng 12 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI-DỊCH VỤ KSP Mã số thuế: 0312018958
Địa chỉ: 109 Nguyễn Trọng Tuyển, P.15, Q. Phú Nhuận, TPHCM Số tài khoản... Điện thoại: 0907959276
Họ tên ngƣời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Công Nghệ Hàn Việt Mã số thuế:031347614