- Thực hiện quy trình hạch toán:
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
phải bằng số dư tài khoản 152 trên Bảng cân đối vật tư.
Biểu số 13: Bảng cân đối phát sinh (trích)
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001
SỐHIỆU HIỆU
TK
TÊN TK
SỐ DƯ ĐẦU SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ CUỐI
NỢ CÓ NỢ CÓ NỢ CÓ 1 2 3 4 5 6 7 8 ... ... ... ... ... ... ... ... 152 Nguyên liệu, vật liệu 330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm tổ chức mô hình bộ máy và tổ chức lao động kế toán trong bộ máy. Việc tổ chức lao động kế toán là sự lựa chọn, sắp xếp tổ chức con người tạo mối liên hệ dọc ngang trong bộ máy. Đơn vị không chỉ phải tổ chức xây dựng đội ngũ kế toán về số lượng nhân viên và chất lượng chuyên môn mà còn tổ chức phân công lao động kế toán nhắm thiết lập mối quan hệ lao động trong bộ máy kế toán cũng như mối quan hệ của phòng Tài chính với các phòng ban khác trong Xí nghiệp.
Xuất phát từ thực tiễn tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán đã trình bày ở các mục trước, bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dược phẩm 120 được tổ chức theo hình thức tập trung.
Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp Dược phẩm 120
Theo hình thức thể hiện trong sơ đồ này, toàn bộ công tác kế toán được tập trung ở một phòng duy nhất là phòng Tài chính. Phòng gồm 1 Kế toán trưởng kiểm trưởng phòng Tài chính, 1 Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán thanh toán, 2 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ với chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán
của Xí nghiệp, giúp giám đốc lập dự toán thu chi tài chính hàng năm, tham mưu cho giám đốc trong việc điều hành quản lý sản xuất kinh doanh, tham gia lập kế hoạch sản xuất và các chỉ tiêu giao nộp Ngân sách Quốc phòng và Nhà nước.
Kế toán trưởng có vai trò xác nhận chứng từ ban đầu được lập có ý nghĩa kinh tế và minh chứng cho nghiệp vụ xảy ra, cho phép chứng từ luân chuyển đến nơi quy định, đóng dấu tất cả sổ tài khoản của Xí nghiệp.
Kế toán tổng hợp kiêm Kế toán tiêu thụ, thanh toán nợ phải thu, nợ phải trả: Một mặt lập hồ sơ hàng tháng về tình hình gửi hàng đi và tiêu thụ
hàng hoá, lập, tham gia luân chuyển, định khoản và phân loại cho chứng từ liên quan theo quy định. Mặt khác, theo dõi tình hình thu mua nguyên vật
KẾ TO NÁTRƯỞNG TRƯỞNG KẾ TO N Á NGUYÊN VẬT LIỆU V CCDCÀ KẾ TO N TIÁ ỀN LƯƠNG, BHXH +THỦ QUỸ KẾ TO N TIÊUÁ THỤ V THANHÀ TO NÁ KẾ TO N GIÁ Á TH NH V TSCÀ À Đ
liệu, nghiệp vụ chi vốn bằng tiền, bằng hiện vật, nghiệp vụ thanh toán, nghiệp vụ vay ngắn hạn, dài hạn tại Ngân hàng để hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được ký duyệt đóng dấu để viết phiếu thu hoặc phiếu chi, xin chữ ký của Kế toán trưởng, chữ ký của giám đốc, sau đó chuyển cho thủ quỹ thực hiện.
Hơn nữa, với tư cách là một Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán đồng thời kiểm tra tất cả chứng từ gốc trước khi cập nhật vào máy và quản lý lưu trữ; quản lý chặt chẽ sổ cái, sổ chi tiết và các bản báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh trên máy cũng như khi in ra. Cuối tháng hoặc cuối quý kết sổ và báo cáo Kế toán trưởng kiểm tra ký vào sổ tháng đó, quý đó. Kế
toán tổng hợp còn giúp Kế toán trưởng tổng hợp, cân đối sổ sách, lập Báo
cáo tài chính.
Kế toán nguyên vật liệu, bao bì, công cụ dụng cụ: theo dõi tình hình biến
động giá cả nguyên vật liệu thu mua, tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, định mức tiêu hao vật liệu, tìm các biện pháp giảm giá, tiết kiệm vật liệu dùng cho sản xuất và khắc phục trường hợp hao hụt mất mát các loại vât liệu. Kế toán vật liệu còn có nhiệm vụ xuống kho giao nhận chứng từ gốc, định khoản và phân loại chứng từ, ghi đơn giá và thành tiền, dùng phiếu nhập - xuất vật tư để cập nhật vào máy tính.
Kế toán giá thành, TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi cơ cấu, tình hình biến
động và hiệu quả sử dụng TSCĐ, tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách, nguyên tắc ghi chép biến động TSCĐ rồi đưa lên Kế toán trưởng xác nhận trên cơ sở công tác quản lý tài sản tại các phòng, ban.
Kế toán tiền lương, BHXH kiêm Thủ quỹ: có nhiệm vụ tính toán các chỉ
tiêu về lương, BHXH hàng tháng đồng thời cập nhật và định khoản nghiệp vụ liên quan đến tiền lương và BHXH. Bên cạnh đó, để thuận lợi cho công
tác quản lý, Kế toán có thể chỉ tiếp nhận chứng từ lao động tiền lương dưới phân xưởng gửi lên và ký xác nhận để chuyển chứng từ cho Thủ quỹ thanh toán.
Do giảm thiểu khối lượng công việc như vậy, Kế toán tiền lương và BHXH đồng thời trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, căn cứ chứng từ thu-chi đầy đủ chữ ký mới được thực hiện. Thủ quỹ quản lý sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, đối chiếu với sổ tổng hợp, báo cáo Kế toán trưởng kiểm tra và ký sổ. Hàng ngày thủ quỹ nghỉ thu chi tiền vào hồi 16 giờ, kiểm quỹ và liêm phong két. Chìa khoá két cho vào túi niêm phong gửi văn thư bảo mật không được mang về nhà.
Do công tác kế toán mỗi phần hành tương đối đơn giản lại có sự trợ giúp của máy vi tính nên việc kiêm nhiệm một số phần hành của kế toán viên ở Xí nghiệp là hoàn toàn phù hợp. Quan hệ lao động trong bộ máy là quan hệ trực tuyến, phù hợp với nguyên tắc chỉ đạo trực tiếp từ Kế toán trưởng hay Trưởng phòng Tài chính của Xí nghiệp đối với kế toán viên.
Với các tổ chức như trên, mỗi bộ phận kế toán tuy có chức năng, nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó thiết lập được mối quan hệ quản lý về mặt tổ chức cũng như về mặt tài chính giữa phòng Tài chính với các phòng ban khác, vừa bảo đảm nguyên tắc "phân cách nhiệm vụ" vừa giảm thiểu chi phí về nhân sự, chi phí tổ chức, nhất là giảm sự lãng phí mà không hiệu quả trong công tác kiểm tra, kiểm soát. Tuy nhiên, sự phân công nhiệm vụ trong đơn vị còn chưa thực sự triệt để, và hiệu quả còn thiếu tính chủ động và khoa học trong việc phân công công việc hàng ngày nên còn tạo một số khó khăn cho công tác hạch toán và kiểm tra, kiểm soát.