Thực hiện quy trình hạch toán như sau:

Tại kho: hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu do phòng Kế

hoạch lập, thủ kho thực hiện nhập, xuất vật liệu đồng thời ghi số thực nhập, thực xuất. Cuối ngày, thủ kho đem chứng từ lên phòng Tài chính cập nhật vào máy.

Biểu số 5: Thẻ kho

THẺ KHO

Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001

Tên vật liệu: Erythromycin Đơn vị tính: Kg

Quy cách, phẩm chất: Mã số: E001 Thẻ kho Sổ chi tiết vật Phiếu nhập Phiếu xuất Bảng cân đối vật Sổ tổng hợp

CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG

NGÀY SỐ NHẬP XUẤT TỒN

1 2 3 4 5 6

30/4 Tồn kho 250

10/5 05 Nhập mua của CTy DPTBYT Hà Nội 150 400

12/5 04 Xuất cho Phân xưởng viên 50 350

... ... ... ... ... ...

150 300 100

Thủ kho Kế toán trưởng

Tại phòng Tài chính: Kế toán vật liệu tiếp nhận chứng từ thủ kho chuyển lên,

định khoản cho chứng từ gốc, cập nhật đơn giá và thành tiền vào chứng từ trên máy. Định kỳ hoặc cuối tháng in Thẻ kho và Sổ chi tiết vật liệu để đối chiếu và kiểm tra.

Biểu số 6: Sổ chi tiết

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU

Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001

Tên vật liệu: Erythromycin Đơn vị tính: Kg

Quy cách, phẩm chất: Mã số: E001

CHỨNG TỪ

DIỄN GIẢI ^ĐƠN_GIÁ ^{NHẬP XUẤT TỒN}

NGÀY SỐ SL SỐ TIỀN SL SỐ TIỀN SL SỐ TIỀN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10/5 05 Nhập mua của CTy DPTBYT Hà Nội 850.000 150 127.500.000 400 330.000.000 12/5 04 Xuất cho Phân xưởng viên 825.000 50 41.250.000 350 288.750.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

Kế toán máy đồng thời cho xem và in Bảng cân đối vật tư để theo dõi nhập- xuất-tồn của tất cả vật liệu về số lượng và giá trị.

Biểu số 7: Bảng cân đối vật tư

BẢNG CÂN ĐỐI VẬT TƯ (152)

Từ ngày 01/05/2001 đến 31/05/2001

Tài khoản: 152- nguyên liệu, vật liệu PS nợ trong kỳ: 543.301.200

TÊN VẬT TƯ ĐƠN

VỊ ^SLTỒNĐẦU ĐẦU

TIỀN TỒN

ĐẦU ^SLNHẬP ^T.TIỀNNHẬP ^SLXUẤT ^{GIÁ VỐN}XUẤT ^SLTỒN ^{TIỀN TỒN}CUỐI

... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Erythromycin kg 250 202.500.000 150 127.500.000 300 247.500.000 100 82.500.000

... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

330.250.000 543.301.200 450.000.000 423.551.200

Lập ngày tháng năm

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

Danh mục hệ thống các tài khoản chủ yếu được xây dựng trên máy gồm:

Tài khoản loại 1: TK 111, 112, 131, 141, 152, 155, 159 Tài khoản loại 2: TK 211, 213, 214

Tài khoản loại 3: TK 311,341, 331, 336, 338 Tài khoản loại 4: TK 411, 414, 421.

Tài khoản loại 5: Tk 511, 512, 532 Tài khoản loại 6: TK 621, 622, 627 Tài khoản loại 9: TK 911

v.v...

Sổ tổng hợp được thiết kế trên máy cho các phần hành gồm: Bảng kê chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản, Sổ tổng hợp, chi tiết của một tài khoản,...