Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Nói cách khác, sổ kế toán là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin theo thời gian cũng như theo đối tượng. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức sổ kế toán phù hợp trong các hình thức sau:
- Hình thức Nhật ký – Sổ cái. - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Hình thức Nhật ký- chứng từ.
- Hình thức kế toán trên máy vi tính .
Trong phạm vi của bài khoá luận này, em xin trình bày cụ thể một hình thức sổ kế toán mà em được tiếp cận tại nơi thực tập. Đó là hình thức sổ Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào sổ Nhật ký chung, lấy số liệu ghi vào Sổ Cái ít nhất cho 2 TK liên quan. Sổ Cái trong hình thức Nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu. Mỗi TK mở trên một trang riêng và nếu như TK có số lượng nghiệp vụ nhiều thì có thể mở thêm Sổ Cái phụ. Cuối tháng, cộng Sổ Cái phụ để đưa vào Sổ Cái.
- Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ, kế toán vào sổ chi tiết cho các TK liên quan. Sổ chi tiết theo dõi tình hình biến động của từng TK trong từng tháng. Cuối tháng sẽ đưa vào Sổ Tổng hợp mở cho TK ấy. Sổ Tổng hợp, sổ Cái thường được mở vào cuối tháng.
Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định KQTT hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại theo hình thức Nhật ký chung.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ kế toán tiêu thụ và xác định KQTT theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu