Cùng với việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, kế toán đồng thời phải sử dụng các TK thích hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu dạng tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán.
Việc thu mua vật liệu được phòng vật tư chịu trách nhiệm thu mua với hình thức thanh toán có thể là trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm.
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện: Từ các chứng từ gốc là các hoá đơn, PNK kế toán căn cứ vào đó ghi vào sổ chi tiết vật liệu, cuối kỳ lấy đó làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp Nhập -Xuất - Tồn.
Là một doanh nghiệp sản xuất, Xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đoưn, PNK) mà thực hiện việc ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 (nếu xí nghiệp thực hiện hình thức thanh toán trả chậm) (tổng giá thanh toán).
Có TK 111, 112 (nếu xí nghiệp thực hiện trả ngay bằng tiền mặt, TGNH) (tổng giá thanh toán).
Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên các nghiệp vụ kế toán nhập nguyên vật liệu trong tháng sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau:
- Bảng kê nhập vật liệu - Chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ chi tiết TGNH
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán Cụ thể về cách sử dụng các sổ.
+ Bảng kê nhập vật liệu được lập vào cuối tháng, lập cho từng chứng từ, theo từng lần nhập với từng thứ vật liệu.
Số liệu tổng hợp trên “bảng kê nhập vật liệu” lập cho từng thứ vật liệu được dùng để ghi vào bảng tổng hợp nhập vật liệu cho toàn bộ vật liệu. Bảng tổng hợp vật liệu được lập riêng đối với nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ.
+ Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ thành gốc có nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Căn cứ lập chứng từ ghi sổ là số liệu tổng hợp trên bảng kê.
Chứng từ ghi sổ được lập hàng ngày hay định kỳ tuỳ thuộc vào số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng hoặc từ đầu năm đến cuối năm và được lấy theo số thứ tự trong “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Cách ghi chứng từ ghi sổ:
+ Căn cứ vào bảng kê nhập vật liệu hoặc chứng từ gốc để ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột “Trích yếu”.
+ Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, số hiệu của tài khoản ghi Có của nghiềp vụ kinh tế phát sinh vào từng cột tương ứng.
+ Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế theo từng quan hệ đối ứng Nợ, Có.
+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tầt cả các nghiệp vụ kinh tế phản ảnh trên chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
Số liệu trên chứng từ ghi sổ sẽ làm căn cứ ghi sổ Cái TK 152 vào cuối kỳ. * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng cân đối tài khoản.
Căn cứ ghi là các chứng từ ghi sổ đã được lập. Cách ghi sổ:
+ Căn cứ vào số hiệu, ngày tháng lập chứng từ ghi sổ để ghi vào các cột “số hiệu, ngày tháng” trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi tóm tắt nội dung kinh tế phát sinh vào cột “diễn giải”
+ Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, ghi Có vào từng cột tương ứng.
+ Căn cứ vào dòng cộng tổng số tiền trên chứng từ ghi sổ để ghi vào cột “số tiền”.
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang Cuối trang sổ phải cộng luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Cuối tháng, (quí) kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết tiền mặt được dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt phát sinh trong quí. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt mua nguyên vật liệu được ghi vào cột ghi Nợ TK 152, Có TK 111, cuối quí tổng hợp số liệu tính ra số dư cuối quí đồng thời lập chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với ngươì bán. Mỗi đơn vị bán được mở trên 1 trang hay nhiều trang sổ tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít.
Căn cứ ghi sổ là các hoá đơn mua hàng chưa được thanh toán và các chứng từ chuyển trả tiền.
Số dư đầu quí này là số dư cuối quí trước chuyển sang (số dư đầu quí 1/2003 là số dư cuối quí 4/2002 chuyển sang).
Trong quí các nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào bên Có TK 331, khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK 331. Cuối quí tính cộng số phát sinh Nợ và Có, từ đó tính ra số dư cuối quí quí (số dư cuối quí = số dư đầu quí + tổng số phát sinh bên Có. Tổng số phát sinh bên Nợ).
Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập nguyên vật liệu ở Xí nghiệp trong quí IV/2002 như sau:
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán:
- Chứng từ sử dụng cho hình thức thanh toán này là các hoa đơn PNK do Xí nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp nên khi có hoá đơn mua nguyên vật liệu về, kế toán sẽ ghi theo tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).
- Tài khoản kế toán sử dụng là TK 331 - “ Phải trả cho người bán” TK 331 đã được giới thiệu ở chương I
- Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho, kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành lập “Bảng kê nhập nguyên vật liệu”, bảng kê này được lập cho từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối kỳ kế toán tính tổng cộng số phát sinh của từng thứ vật tư trên bảng kê tương ứng. Số tổng cộng này được dùng làm căn cứ lập bảng kê tổng hợp nhập nguyên vật liệu trong kỳ của Xí nghiệp.
Ví dụ: Trong kỳ, Xí nghiệp mua nguyên vật liệu giấy Bãi Bằng 56 gam chưa thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 12/10/2002 số 20 và các chứng
từ nhập kho khác, kế toán lập bảng kê nhập nguyên vật liệu giấy Bãi Bằng 56 gam như sau:
Biểu số 10: