Do đặc điểm kinh doanh thương mại và những đặc thù riêng có của ngành xăng dầu, việc tách chi phí bán hàng, chi phí mua hàng và chi phí qảun lý doanh nghiệp là rất khó khăn, gây nhiều phiền toái cho việc tạp hợp và theo dõi tình hình thựchiện định mức chi phí. Do vậy, Tổng Công ty Xăng Dầu đã đề nghị và được Bộ Tài Chính chấp thuận từ ngày 01/01/96 việc hạch toán các nội dung chi phí mua hàng và chi phí doanh nghiệp toàn ngành được quy định là chi phí nghiệp vụ kinh doanh và được hạch toán trên TK 641 - Chi phí bán hàng. Do đó về phần hạch toán chi phí, Công ty không sử dụng TK 642.
Chi phí nghiệp vụ kinh doanh bao gồm:
- Chi phí nhân công.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí sửa chữa TSCĐ. - Chi phí bảo quản.
- Chi phí vận chuyển. - Chi phí hao hụt hàng hoá. - Chi phí quảng cáo, tiếp thị. - Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- Chi phí văn phòng và các chi phí khác…
Công ty không phải phân bổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh cho hàng hoá tồn kho cuối kỳ mà tính hết vào hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Đó là do các nguyên nhân sau:
- Công ty kinh doanh nhiều loại hàng với 3 nhóm hàng chính: Gas, bếp Gas và phụ kiện được chia thành nhiều loại hàng hoá khác nhau, nên việc phân bổ cho từng loại hàng sẽ rất khó khăn và phức tạp. Hơn nữa, mỗi lần nhập hàng, Công ty thường nhập rất nhiều mặt hàng khác nhau cả loại hàng và nhóm hàng. Do vậy xác định chi phí nghiệp vụ kinh doanh cho từng loại hàng là khó khăn.
- Ở Công ty, thông thường các khách hàng là khách hàng thường xuyên, nhu cầu ổn định nên lượng nhập xuất hàng trong kỳ thường chênh lệch nhau không nhiều, do đó thường có ít biến động về lượng tồn kho giữa các kỳ hạch toán.
- Ngoài ra, chi phí kinh doanh phát sinh hàng kỳ của Công ty là tương đối ổn định do việc nhập hàng theo kế hoạch và được bên cung cấp giao hàng tại kho , tại cảng của Công ty và chi phí vận chuyển do bên cung cấp chịu nên không nhất thiết phải phân bổ chi phí này cho hàng tồn kho cuối kỳ mà tính luôn cho hàng xuất bán được xác định là tiêu thụ.
Khi các khoản chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh, căn cứ vào bảng chấm công, bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội, phiếu chi… kế toán ghi vào sổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Cuối kỳ lập bảng kê và nhật ký chứng từ số 8 và vào sổ cái TK 641.
Ví dụ:: Ngày 10/11/2000 kế toán nhận được hoá đơn thanh toán tiền quảng cáo trên tạp chí TC trị giá 7.843.000. Kế toán thanh toán lập phiếu chi và làm thủ tục trả tiền. Căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh.
Nợ TK 641: 7.130.000 Nợ TK 133: 713.000
Có TK 111 (1111): 7.843.000
Từ sổ chi tiết, lấy phát sinh Có TK 641 để vào NK- CT số 8.Căn cứ vào NK- CT số 8 và các NK- CT khác có liên quan kế toán vào sổ cái TK 641.
SỔ CHI TIẾT
TK 641 TK 641 Quí IV/2000 Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải PS Nợ PS Có TKĐ Ư 01/10 941 KH máy móc vào chi phí 12.031.789 21412 02/10 942 KH phương tiện vận tải 26.789.980 21413 …..10/10 1120 Tiền quảng cáo trên tạp chí TC 7.130.000 1111 …… 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 8.000.327.86 4 91113 Cộng 8.000.327.864 8.000.327.86 4 SỔ CÁI TỔNG HỢP TK 641
Quí IV/2000 Đơn vị: đồng
TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có
111 411.327.567
112 897.876.241
… 3341 1.893.670.981 3382 327.218.231 3383 298.523.369 3384 327.218.231 9113 8.000.327.864 Cộng 8.000.327.864 8.000.327.864
2. HẠCH TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY GAS - PETROLIMEX. PETROLIMEX.
Kết quả tiêu thụ hàng hoá được thể hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ) về tiêu thụ hàng hoá. Đây là bút toán được tiến hành vào cuối quý. Kế toán căn cứ vào số liệu chi tiết và tổng hợp để xác định kết quả tiêu thụ như sau:
Lãi (lỗ) về tiêu thụ Doanh thu thuần Giá vốn h ng bánà Chi phí nghiệp vụ kinh doanh
=
-
-
-
Công ty không sử dụng TK 532 - Giảm giá hàng bán, mà Công ty dùng hình thức giảm giá ngay trên hoá đơn. Công ty đặt ra mức giá theo sản lượng mua của khách hàng càng mua với số lượng lớn thì giá càng thấp. Sản phẩm của Công ty yêu cầu về kiểm tra kỹ thuật rất chặt chẽ trước khi giao hàng nên các trường hợp hàng bán bị trả lại là không phát sinh. Không có các khoản giảm trừ doanh thu nên doanh thu bán hàng cũng chính là doanh thu thuần.
Cuối quý kế toán tiêu thụ xác định kết quả tiêu thụ cho từng nhóm hàng, sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động tiêu thụ hàng hoá.
Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 8 để kết chuyển doanh thu. Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn để kết chuyển giá vốn hàng bán.
Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí nghiệp vụ kinh doanh kết chuyển chi phí bán hàng.
SỔ CÁI TỔNG HỢP
TK 911 TK 911Quí IV/2000
Đơn vị: Đồng
TK ĐƯ DIỄN GIẢI PHÁT SINH NỢ PHÁT SINH CÓ
511 Kết chuyển doanh thu bán hàng 114.874.651.927 632 Kết chuyển giá vốn hàng bán 106.286.783.037
641 Kết chuyển chi phí bán hàng 8.000.327.864 4212 Kết chuyển lãi thuần năm nay 587.541.026
Cộng phát sinh 114.874.651.927 114.874.651.927 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANHQuí IV/2000 Quí IV/2000
Chỉ tiêu Số tiền
1. Tổng doanh thu bán hàng 114.874.651.927 2. Các khoản giảm trừ
3. Doanh thu thuần 114.874.651.927 4. Giá vốn hàng bán 106.286.783.037
5. Lãi gộp 8.587.868.890
6. Chi phí bán hàng 8.000.327.864 7. Lợi nhuận trước thuế 587.541.026
Sơ đồ 18
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY GAS - PETROLIMEX. PETROLIMEX.
Phân bổ chênh lệch giá hạch toán v giá và ốn h ng tiêu thà ụ trong kỳ Kết chuyển giá vốn h ng tiêu thà ụ trong kỳ
Kết chuyển chi phí bán h ngà Kết chuyển lãi từ hoạt động kinhdoanh
TK 156xx2 TK 641 TK 421 TK 632 TK 511 TK 911
Kết chuyển lỗ từ hoạt động kinh doanh
