Trong các doanh nghiệp, vật liệu giảm chủ yếu là do xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp xây dựng thì vật liệu giảm chủ yếu là do xuất ra để phục vụ thi công, xây lắp công trình. Mọi trường hợp giảm NVL, kế toán phải ghi theo giá thực tế. Có các trường hợp giảm vật liệu như sau:
a, Giảm vật liệu do xuất dùng sản xuất, kinh doanh.
Khi xuất vật liệu cho SXKD, căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi: Nợ TK 621 ((Chi tiết từng đối tượng): Xuất trực tiếp cho thi công, chế tạo Nợ TK 627 (6272-chi tiết phân xưởng: Dùng chung cho phân xưởng SX. Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ bán hàng
Nợ TK 627 (64272): Xuất cho nhu cầu QL doanh nghiệp Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía thực tế vật liệu xuất dùng
Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp xuất vật liệu để góp vốn liên doanh, liên kết, trên cơ sở giá trị vốn góp được do các bên thống nhất đánh giá, nếu giá trị vốn góp được đánh giá cao hơn giá trị ghi sổ của số vật liệu đó thì kế toán sẽ ghi tăng phần chênh lệch vào thu nhập khác. Trong trường hợp ngược lại, thì phần chênh lệch giảm sẽ được ghi tăng chi phí khác như sau:
Nợ TK 222, 223, 228: Gía trị vốn góp được công nhận
Nợ TK 811: Phần chênh lệch giảm giữa giá trị vốn góp được công nhận và giá trị ghi sổ, hoặc
Có TK 711: Phần chênh lệch giảm giữa giá trị vốn góp được công nhận và giá trị ghi sổ.
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía gốc vật liệu xuất đem góp vốn. c, Vật liệu giảm do xuất bán
Khi xuất bán vật liệu, kế toán sẽ ghi nhận giá vốn và doanh thu bằng các bút toán sau:
BT1: phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ, hoặc Nợ TK 157: Ghi tăng giá trị hàng gửi bán
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía vốn vật liệu xuất bán hoặc gửi bán BT2: Nếu Số vật liệu gửi bán được người mua chấp nhận thì sẽ phản ánh giá vốn
Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng gửi bán
Có TK 157: Gía trị hàng gửi bán được chấp nhận BT3: Phản ánh doanh thu bán vật liệu:
Nợ TK liên quan (131, 1368, 111, 112,…): tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu tiêu thụ bên ngoài, hoặc
Có TK 512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ
Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra của số vật liệu xuất bán. d, Giảm vật liệu do xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Khi xuất vật liệu để thuê ngoài gia công, chế biến, giá trị vật liệu xuất để thuê gia công, chế biến và chi phí được kế toán phản ánh qua TK 154 như sau:
Nợ TK 154 (Chi tiết thuê ngoài gia công, chế biến)
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất kho. e, Các trường hợp giảm vật liệu khác:
- Giảm do xuất cho vay tạm thời, không tính lãi: Nợ TK 138 (1388): Xuất cho vay tạm thời, hoặc Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Gía thực tế vật liệu cho vay. - Giảm do xuất trả lương, trả thưởng cho người lao động: Nợ TK 632: giá vốn vật liệu xuất trả lương, trả thưởng.
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): ghi giảm giá vốn vật liệu xuất kho.
- Vật liệu giảm do phát hiện thiếu qua kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư, kế toán phản ánh:
Nợ TK 632: giá vật liệu thiếu trong định mức, ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ Nợ TK 138 (1381): giá trị vật liệu thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): giá trị vật liệu thiếu tại kho. - Vật liệu giảm do đánh giá lại:
Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): phần chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu.
Đó là trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì khi hạch toán thì sẽ ghi sổ theo giá mua thực tế của vật liệu bao gồm cả thuế GTGT.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua ngoài nguyên, vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (Chi tiết từng loại vật liệu): Gía thực tế vật liệu bao gồm cả thuế
Sơ đồ 1.4. kế toán tổng hợp tăng giảm vật liệu theo phương pháp KKTX (Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ);
152
TK 331, 111,112 xxxx TK 621 Tăng do mua ngoài
tổng giá (chưa thuế GTGT) Xuất vật tư trực tiếp chế tạo sản thanh toán TK 1331 phẩm
Thuế GTGT
khấu trừ TK 627, 641, 642,241 TK 151 xuất cho phân xưởng sản xuất,
vật liệu đi đường kì trước về cho bán hàng, QLDN, cho xây nhập kho kì này dựng cơ bản
TK 411 TK 154
nhận cấp phát, nhận góp vốn, Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
TK 632, 3381 TK 632, 1381
giá trị thừa phát hiện khi kiểm Vật liệu thiếu phát hiện qua kiểm kê (trong hoặc ngoài định mức) kê (trong và ngoài định mức)
TK 1331 TK 331, 111, 112,… Thuế GTGT tương ứng với Chiết khấu thương mại, giảm
khoản chiết khấu thương mại, giá hàng mua, hàng mua trả lại giảm giá hàng mua, hàng mua