Trong các năm năm từ 2006 đến 2009, lợi nhuận của công ty liên tục tăng lên cùng với sự tăng lên của tổng lợi nhuận. Tuy nhiên, do công ty gặp khó khăn trong năm 2007, tổng lợi nhuận của xuất khẩu giảm xuống một cách đáng kể chỉ chiếm 54%. Tuy nhiên, sang năm 2008, mọi hoạt động của công đi trở lại ổn định, lợi nhuận xuất khẩu của công ty tăng đều trong các năm. Đến năm 2009, mức lợi nhuận này đạt giá trị cao nhất chiếm 82% trên tổng lợi nhuận của công ty
Năm 2008 so với năm 2006 tăng 1,43 lần tương ứng với 2.701.845.000 đồng. Năm 2009 so với năm 2006 tăng lên 1,9 lần tương ứng với 3.581.016.000 đồng.
Qua những số liệu từ phía công ty, có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu khá hiệu quả trong suốt những năm vừa qua.
II. Quy trình của hoạt động xuất khẩu của công ty cổ phần XNK và xúc tiến thương mại HA xúc tiến thương mại HA
(Nguồn: Công ty cố phần XNK và xúc tiến thương mại HA)
- Bước 1: Tìm kiếm đối tác, đàm phán, ký kết hợp đồng
Nhìn chung, khâu tìm và lựa chọn đối tác của Công ty là khâu quan trọng nhất trong quá trình hoạt động xuất khẩu. Thật vậy, một công ty muốn mở rộng thị trường xuất khẩu không thể cứ ngồi tại chỗ chờ các khách hàng tìm đến mình. Tận dụng được điều này, công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA đã tự mình tiếp cận trực tiếp và đàm phán với các công ty nước ngoài, để đưa ra các quyết định kinh doanh xuất khẩu phù hợp nhất.
Tuy nhiên, quá trình tìm kiếm đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu của công ty với khách hàng nước ngoài đều do nhân viên phòng kế
Tìm kiếm đối tác, đàm phán, ký kết hợp đồng
Chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng hóa, các chứng từ
Thuê phương tiện vận tải
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Mua bảo hiểm hàng hóa
Thanh toán
hoạch kinh doanh của công ty thực hiện. Các nhân viên này thường phải thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể sao cho phù hợp với từng điều kiện riêng của các công ty.
Không chỉ thế, hợp đồng mua bán được ký kết giữa công ty và khách hàng thường dưới dạng hợp đồng hàng năm, tức là hai bên cùng nhau thống nhất các điều kiện và nguyên tắc chung. Sau đó, khi xuất khẩu chỉ cần phát hành đơn đặt hàng để xác định số lượng cụ thể (do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm việc này). Các hợp đồng xuất khẩu thường được ký kết theo điều kiện CIF chiếm tới 80%. Điều này rất có lợi cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA vì công ty có thể chủ động kiểm soát được thời gian cũng như cước phí.
- Bước 2: Chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ
Ban sản xuất sẽ tiến hành tổ chức sản xuất, chế biến sản phẩm theo đúng yêu cầu của hợp đồng và đơn đặt hàng (loại linh kiện, số lượng, chất lượng…)
Tập trung thành lô hàng riêng từng đối tác ứng với từng đơn đặt hàng. Đóng gói bao bì và kẻ kí mã hiệu cho hàng hóa.
Ban kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa tại cơ sở.
Phòng xuất nhập khẩu phát hành hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing list) cho những khách hàng được quản lý theo hệ thống. Sau này, khi lấy được B/L, phòng xuất nhập khẩu của công ty sẽ xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) do phòng quản lý xuất nhập khẩu của Bộ Công thương cấp hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội cũng được ủy quyền cấp.
Hiện nay, Công ty sử dụng hai loại phương tiện chuyên chở chính là tàu biển và máy bay, nhưng chủ yếu vẫn bằng tàu biển chiếm đến 90%. Khi thuê tàu, công ty thường lựa chọn những hàng tàu VINASHIN; NYK;…
Trước tiên, nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty sẽ phụ trách việc gọi báo giá từ một số hãng tàu, sau đó cả phòng sẽ họp lại, cùng nhau so sánh yếu tố giá cũng như chất lượng dịch vụ để lựa chọn hãng tàu tốt nhất. Chất lượng dịch vụ của một hãng tàu bao gồm nhiều yếu tố như: thời gian vận chuyển, tần suất tàu ra vào, loại tàu, kích cỡ tàu, tuổi tàu, thương hiệu của hãng tàu, cách truyền đạt thông tin khi có sự cố, thiện chí giải quyết khi có khiếu nại… Căn cứ quan trọng nhất khi lựa chọn hãng tàu của công ty chính là thương hiệu của hãng tàu đó.
Sau khi đã lựa chọn hãng tàu phù hợp, trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ liên lạc với hãng tàu để đàm phán việc thuê tàu. Sau đó, trưởng phòng sẽ trình lên phó giám đốc phụ trách quản lý phòng ban để tiến hành ký kết hợp đồng thuê tàu với hãng đó trong một thời gian nhất định, trong hợp đồng này chỉ quy định những nguyên tắc và xác nhận về giá. Đến thời gian đã thông báo vận chuyển hàng hóa, công ty chỉ việc liên hệ với hãng tàu, chuyển hàng đến cảng và làm thủ tục giao hàng với tàu.
- Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Trước đây, mọi thủ tục hải quan đều do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm nhưng hiện nay, do số lượng hàng hóa xuất khẩu ngày càng lớn nên để thuận tiện trong quá trình xuất khẩu, công ty đã chọn phương án thuê đại lý làm thủ tục khai báo hải quan. Phòng XNK chỉ làm công tác chuẩn bị, kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ cùng các giấy tờ cần thiết và trình trưởng phòng kế hoạch ký, sau đó cử người theo dõi, giám sát thời gian làm thủ tục hải quan mà thôi.
Cụ thể bao gồm:
+ Phát hành hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, kê khai tờ khai hải quan (2 bản) để đi mở ở hải quan Bắc Thăng Long.
+ Sau các bước truyền tin vào hệ thống hải quan, lấy số, trình bộ hồ sơ đầy đủ cho hải quan, được hải quan tiếp nhận hồ sơ sẽ đến bước kiểm hóa. Nếu được miễn kiểm thì công ty sẽ tự niêm phong kẹp chì rồi chuyển xuống cảng luôn. Còn nếu phải kiểm hóa thì công ty sẽ đóng hàng hóa chuyển xuống chi cục hải quan kiểm và sau đó hải quan sẽ niêm phong kẹp chì hàng hóa. Sau khi kiểm hóa, hải quan sẽ gửi phong bì niêm phong cho công ty, bên trong có tờ khai hải quan và đơn chuyển cửa khẩu.
+ Đến cảng Hải Phòng, giao hàng hóa, tờ khai hải quan và đơn chuyển cửa khẩu cho hãng tàu để họ làm thủ tục xếp hàng lên tàu và xuất khẩu.
+ Sau khi xếp hàng xong, thuyền trưởng giao B/L cho nhân viên phòng XNK.
+ Tờ khai hải quan do hải quan cảng giữ để làm thủ tục thực xuất ngay tại cảng. Phải trình một bộ chứng từ copy bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, B/L, tờ khai hải quan… Hải quan cảng sẽ xác nhận thực xuất lên tờ khai hải quan và chuyển cho hãng tàu, hãng tàu trả lại tờ khai đó cho chủ hàng.
- Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA mua bảo hiểm của Công ty Bảo Hiểm Việt Nam (Bảo Việt) theo hình thức bảo hiểm bao (Open Policy). Công ty mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, Công ty chỉ gửi đến Bảo Việt một thông báo bằng văn bản gọi là “giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Hình thức hợp đồng bảo hiểm này được Công ty sử dụng vì Công ty là một doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên, và nhiều lần trong một năm.
- Bước 6: Thanh toán
Đồng tiền thanh toán chủ yếu là USD. Phương thức thanh toán thông thường nhất là thanh toán bằng T/T. Phòng kinh doanh cử một nhân viên mang bộ chứng từ đã xuất hàng đến ngân hàng Vietcombank để được nhận tiền thanh toán do đối tác chuyển vào tài khoản của công ty.
- Bước 7: Khiếu nại (nếu có)
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng. Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý.
Nếu khiếu nại của khách hàng có cơ sở, công ty sẽ giải quyết bằng những phương pháp sau:
+ Thứ nhất, nếu do sơ xuất mà công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA đã giao hàng thiếu cho phía đối tác. Sau khi được kiểm tra đầy đủ, Công ty sẽ phải bù lại số lượng hàng giao thiếu trong một thời gian sớm nhất có thể.
+ Thứ hai, trong số hàng được vận chuyển cho đối tác bên nước ngoài có những lô hàng không đạt chất lượng theo yêu cầu của bên đối tác nằm lẫn trong các lô hàng chất lượng. Sau khi có biên bản giám định hàng, công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA sẽ phải giao lại bằng số hàng tốt hoặc bồi thường bằng tiền cho phía khách hàng nước ngoài. Ngoài ra, công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xúc tiến thương mại HA cũng có thể giảm giá lô hàng kém chất lượng đó.