Doanh nghiệp MINH LONG
Tổ chức thực hiện giao hàng
Tổ chức thực hiện giao hàng - Tổ chức giao hàng theo HĐ - Giám sát hàng hóa - Giám định lượng hàng Thủ tục nghiệp vụ giao hàng - Hợp đồng bốc xếp với cảng - Thủ tục ra vào cảng
- Kế hoạch kiểm tra hàng hóa với HQ
-- Nghiệp vụ thanh lý hợp đồng - Chấp nhận hàng hóa theo hóa đơn - Thanh lý hợp đồng với khách hàng
Quy trình thực hiện xuất khẩu
- Bước 1: mở L/C và kiểm tra L/C
Công ty đôn đốc người mua mở L/C đúng hạn. Sau khi nhận được L/C thì phải kiểm tra:
Đối chiếu những quy định trong hợp đồng và quy định trong L/C xem có phù hợp không, kiểm tra cẩn thận từng câu, từng chữ.
Loại L/C có phù hợp với loại L/C quy định trong hợp đồng không.
Ngân hàng mở L/C, ngân hàng trả tiền, hoặc ngân hàng xác nhận có quan hệ giao dịch với ngân hàng của công ty hay không, có đúng quy định không.
Số tiền của L/C có đủ để thanh toán hàng hóa của mình hay không, nếu chưa đủ thì yêu cầu sửa lại cho đủ hoặc giao hàng vừa đủ với L/C.
Thời hạn giao hàng và thời hạn hiệu lực của L/C có mâu thuẫn với nhau không. Thời hạn của L/C có đủ để người bán luân chuyển chứng từ không.
Những yêu cầu về chứng từ thanh toán có rõ ràng và dễ thực hiện hay không, nếu thấy có điều gì gây khó khăn cho công ty phải yêu cầu sửa lại.
- Bước 2: Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Công ty sau khi nhập nguyên liệu, tất cả được tập hợp đem về xưởng để chế biến thành thành phẩm.
Sau khi hàng đã hoàn thành theo đúng yêu cầu, mẫu mã, chất lượng đúng như trong catalogue thì hàng được gom lại để đóng gói.
Hàng hóa được đóng gói trong các hộp (bao bì bên trong - inner packing) rồi được xếp vào các thùng cáctông (bao bì bên ngoài - outer packing. Trên bao bì có in nhãn mác của công ty, các hình ảnh quảng cáo sản phẩm thu hút sự chú ý của người tiêu dùng. Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp và bốc dỡ ( như: handle with care....), số
lượng hàng hóa trong thùng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng được in trên vỏ thùng.
- Bước 3: Liên hệ với Công ty Cổ Phần Kho Vận Miền Nam để đặt máy bay, thuê phương tiện vận tải, liên hệ với công ty bảo hiểm Bảo Minh để mua bảo hiểm hàng hoá
Chuẩn bị chứng từ để booking place cuả hãng máy bay, gồm có: Thông tin về hàng hoá: tên hàng, số lượng….
Ngày dự kiến giao hàng:( ngày đi)
Các chứng từ liên quan: invoice, packing list, C/O,… Thông tin về khách hàng: tên, địa chỉ người nhận.. Địa điểm giao hàng: sân bay Tân Sơn Nhất
Địa điểm xếp hàng: Bình Dương Địa điểm dỡ hàng: Nga
- Nhiệm vụ của SOTRANS: Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất
Chuẩn bị bộ chứng từ, hồ sơ. Hồ sơ hàng xuất gồm: Phiếu tiếp nhận hồ sơ
Hai tờ khai xuất khẩu( 1 lưu hải quan, 1 lưu của doanh nghiệp) Hai packing list
Tiến hành làm thủ tục hải quan hàng xuất
Hoàn thành thủ tục xuất hàng khi đã thanh lí hải quan giám sát hàng xuất và vô sổ Phải hạ bãi trước giờ máy bay bay theo quy định trên booking máy bay của đại lí cung cấp
Phải niêm phong, kẹp chì hàng hoá( niêm seal của hãng máy bay) đầy đủ.
Làm thủ tục hải quan
Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan Hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai báo gồm những mục như:
- Loại hàng: - Tên hàng: - Số lượng: - Giá trị hàng : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo với một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: hóa đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.
• Khai báo hải quan : • Hồ sơ gồm :
- 3 tờ khai hải quan (2 bản chính, 1 bản photo) - 2 packing list
- Invoice
- Đưa hồ sơ ra cục hải quan để mở tờ khai hải quan
Kiểm hoá :
Xuất trình hàng hóa:
Hàng hóa xuất khẩu phải được sắp xếp theo trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hóa cũng là sự trung thực của chủ hàng. Để thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát, chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan
• Sau khi bên nhập khẩu thông báo thời gian tàu đến cảng, tên tàu, họ gửi chỉ định xuất hàng sang. Sau đó doanh nghiệp đăng ký kiểm hoá tại cục hải quan và cục hải quan có trách nhiệm đưa hai cán bộ kiểm hoá kiểm tra. Nếu khớp với tờ khai, hải quan tiến hành niêm phong. Cán bộ hải quan ghi nhận xét của mình về tình trạng hàng vào tờ khai, ký tên rồi đưa về đội trưởng đội thủ tục hải quan ký và đóng dấu sau đó bóc hai tờ khai hải quan chuyển qua hãng tàu. Sau khi xuất khẩu hàng, một tờ khai hải quan chuyển cho hải quan, một tờ công ty tự đến hãng tàu lấy. • Giao nhận hàng với tàu:
Hàng hóa được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau:
Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu.
Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khi thực hiện hợp đồng, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng. Việc giải quyết phải khẩn trương, kịp thời và có tình có lý.
Xem xét hồ sơ khiếu nại của khách hàng có đầy đủ, có đúng thủ tục, có hợp lệ, có trong thời gian quy định của hợp đồng
Xem yêu cầu của khách hàng có chính đáng, có cơ sở hay không. Các chứng từ đi kèm có hợp lệ, có mâu thuẫn với nhau không.
Nếu khiếu nại của khách hàng là có cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp như:
Giao hàng thêm nếu giao hàng thiếu.
Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng. Sửa chữa hàng hỏng.
Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hóa giao vào thời gian sau đó.