Việc xây dựng một quy trình thu hồi nợ thống nhất, khoa học sẽ giúp cho công ty cổ phần Việt Trung Thịnh Hoàng quản lý chính xác từng khoản nợ, kịp thời thu hồi nợ đến hạn cũng như lường trước những rủi ro để có biện pháp xử lý đúng đắn. Quy trình gồm 2 bước: phân tách thời gian thu nợ rõ ràng cho từng đối tượng cụ thể và tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo thời gian để có thể biết được khoản nợ nào sắp đến hạn để có các biện pháp hối thúc khách hàng trả nợ.
Có thể chia làm 3 giai đoạn như sau về mức quản lý sử dụng các khoản quá hạn: + Giai đoạn đầu: khi nợ quá hạn mới phát sinh, công ty cần áp dụng các biện pháp mềm mỏng, có tính chất đề nghị, yêu cầu thông báo với bên khách hàng về thời gian đáo hạn, số tiền nợ, số tiền phạt qua việc gửi thư hay gọi điện thoại.
+ Giai đoạn hai: áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn, cử người trực tiếp tới đòi
nợ, những yêu cầu đòi nợ gửi tới khách hàng cần cương quyết, mang tính pháp lý… + Giai đoạn ba: yêu cầu sự can thiệp của pháp luật trong trường hợp phía khách hàng cố tình phớt lờ với những yêu cầu của công ty trong vấn đề thanh toán.
Nhận xét: Việc xây dựng hệ thống xét cấp tín dụng và chiết khấu thanh toán cho khách hàng có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt các khoản phải thu, bên cạnh đó giảm bớt chi phí và tăng lợi nhuận. Ngoài ra lưu chuyển tiền thuần trong kỳ cũng được cải thiện, công ty có điều kiện chi trả trong kỳ tốt hơn, ít phải sử dụng dự trữ tiền mặt hơn..
3.2.3Sử dụng hàng tồn kho
Các doanh nghiệp bao giờ cũng phải có một lượng hàng tồn nhất định trong kho để cho quá trình sản xuất kinh doanh được thông suốt, liên tục. Song nếu hàng tồn kho lớn sẽ làm ứ đọng vốn dẫn tới hiệu quả sử dụng vốn và sử dụng tài sản kém. Ngoài ra doanh nghiệp phải mất một khoản chi phí cho việc lưu kho bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu. Điều này sẽ làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Thực tế qua bảng CĐKT cho thấy, hàng tồn kho tại công ty là khá cao. Để giảm bớt lượng hàng tồn kho hay tăng lượng hàng hóa tiêu thụ, công ty cần có các phương pháp sử dụng hàng tồn kho thật tốt, cụ thể:
Thứ nhất: Đảm bảo cả chất và lượng cho hàng hóa nhập kho. Sản phẩm nhập về phải đạt tiêu chuẩn ký kết, đảm bảo đủ về số lượng (nếu nhập về với số lượng quá lớn sẽ gây ứ đọng vốn, công ty phải mất thêm khoản chi cho chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, ngược lại nếu như nhập với số lượng ít sẽ không đáp ứng được hoạt động kinh doanh, giảm doanh thu), giao hàng đúng thời gian trong hợp đồng mua hàng.
Thứ hai: thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa nhập mua cũng như nhà cung cấp để kịp thời điều chỉnh nếu có sự biến động về giá cả thị trường hay tìm ra nhà cung cấp mới chất lượng tốt, lượng hàng ổn định và nhiều ưu đãi hơn. Điều này giúp công ty chủ động hơn trong việc bảo toàn vốn lưu động, tránh được những khoản chi không đáng có.
Thứ ba: thường xuyên kiểm kê lượng hàng tồn kho, xác định mức độ thừa thiếu qua mỗi đợt hàng để từ đó nhà quản trị có thể điều chỉnh lượng hàng nhập cho phù hợp hơn trong những đợt hàng tiếp theo. Cũng như bảo quản tốt lượng hàng hóa tồn đọng trong kho và có kế hoạch lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Thứ tư: đây là bài toán khó nhất đối với các doanh nghiệp đó là số lượng đặt hàng bao nhiêu là hợp lý, tránh trường hợp dự trữ quá lớn khiến chi phí bảo quản tăng cao, vừa tránh tình trạng thiếu hàng hóa đầu vào khiến việc kinh doanh gián đoạn.
3.2.4Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý
Nguồn thông tin chính xác, đáng tin cậy là điều rất cần thiết cho công ty. Sử dụng thông tin để lập công tác kế hoạch hóa tài chính nhằm xác định nhu cầu vốn sử dụng thường xuyên cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong một thời gian nhất định, nhất là vốn tài trợ cho tài sản ngắn hạn. Mua thông tin chuyên ngành để
51
phục vụ công tác lập dự báo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nguồn thông tin cung cấp bao gồm: thông tin từ kế toán và thông tin từ bên ngoài
Thông tin kế toán
Là số liệu của báo táo tài chính phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp. Các nhà quản trị doanh nghiệp dựa vào số liệu của báo cáo tài chính đưa ra các quyết định kịp thời mang tính chiến lược cho công tác quản lý của mình hoặc đưa ra quyết định đầu tư cho các dự án phát triển của công ty trong tương lai.
Thông tin bên ngoài
Công ty có thể thu thập thông tin bên ngoài từ nhiều luồng khác nhau thông qua trên báo, đài, các phương tiện thông tin đại chúng hoặc trên mạng xã hội, internet… để phục vụ cho công tác quản lý của mình. Khi thu thập thông tin bên ngoài cần phải tổng hợp, phân loại và chọn lọc những thông tin hữu ích phục vụ cho công tác quản lý của công ty.
3.2.5Hoàn thiện công tác nâng cao trình độ cán bộ quản lý và công nhân
Trong quá trình sản xuất, người công nhân có nhiệm vụ trực tiếp biến các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra, cán bộ quản lý có chuyên môn đưa ra quyết định một cách khoa học chính xác, đem lại hiệu quả kinh tế cao. Các phòng ban tổ chức năng có nhiệm vụ điều hoà, phối hợp các hoạt động các phòng ban với nhau trong công ty. Vì vậy, việc nâng cao trình độ quản lý đặc biệt là trình độ chuyên môn của nguồn nhân lực là vấn đề vô cùng quan trọng.
Đối với cán bộ lãnh đạo, họ đều là những người có kinh nghiệm, có chuyên môn, một số người đã qua đào tạo bài bản, một số người trưởng thành từ công nhân qua kinh nghiệm học hỏi rồi phấn đấu lên. Chính vì vậy mà thời điểm hiện nay có thể vẫn đáp ứng được yêu cầu lãnh đạo nhưng trong tương lai cần một ban lãnh đạo có tầm nhìn xa trông rộng, nhanh nhạy với thời cuộc. Cần tìm kiếm những nhân viên trẻ có trình độ, đạo đức, nhiệt tình để bồi dưỡng dần dần đưa họ vào các vị trị phó phòng, trưởng phòng để xây dựng lên đội ngũ kế cận năng động sáng tạo.
Đối với công nhân cần khuyến khích họ nâng cao tay nghề qua việc tổ chức các lớp đào tạo công nhân trẻ, học hỏi từ các công nhân đã có tay nghề, tổ chức thi đua giữa các đội… Công ty cũng cần có những sự quan tâm bằng vật chất để động viên các anh em công nhân trong các đơn vị khi hành thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
3.3 Kiến nghị
3.3.1Kiến nghị với Công ty Cổ phần Việt Trung Thịnh Hoàng
Công ty cần quan tâm tới công tác quản lý khoản phải thu và hàng tồn kho của công ty. Quản lý tốt các khoản phải thu sẽ giúp công ty không bị chiếm dụng vốn
trong thời gian quá dài và vẫn giữ được mối quan hệ làm ăn tốt với bạn hàng. Hàng tồn kho được tính toán chính xác sẽ giúp công ty không bị tồn đọng hoặc thiếu hụt khi cần thiết.
Giám sát chặt chẽ tới quá trình sử dụng vốn lưu động tại Công ty cổ phần Việt Trung Thịnh Hoàng để xem xét vốn đó có được sử dụng một cách hiệu quả không, một mặt giám sát chặt chẽ hoạt động của công ty, mặt khác sẽ nâng cao được thái độ làm việc của cán bộ công nhân viên của công ty.
Công ty cũng nên khuyến khích, khen thưởng kịp thời các cán bộ công nhân viên công ty có thành tích trong công tác, đồng thời có thái độ kỷ luật một cách nghiêm khắc với những cán bộ có hành vi vi phạm kỷ luật, hoặc lợi dụng của công… có như vậy mới tạo một không khí làm việc thực sự nghiêm túc và hiệu quả bên trong doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
3.3.2Kiến nghị với ngân hàng
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã phải đi vay từ các ngân hàng. Đây là nguồn huy động vốn của tất cả các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường. Vì vậy các ngân hàng cần hoàn thiện theo hướng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp vay vốn kinh doanh, coi doanh nghiệp là tối tượng quan tâm của ngân hàng. Đồng thời cũng cần có các chính sách, thủ tục, mức lãi suất, thủ tục vay thuận lợi hơn. Để làm được điều đó ngân hàng cần: