Chi nhánh Ngân hàng No và phát triển Tỉnh Lào Cai với một hội sở tại Thị xã Lào Cai và tất cả các Chi nhánh trực thuộc NH No và Phát triển nông thôn Việt Nam hiện nay đã được trang bị một dàn máy vi tính nối mạng từ máy chủ tới các phòng chuyên môn và các phòng giao dịch, có đội ngũ chuyên trách về công tác lập trình và xử lý mọi tình huống, nhất là trong công tác kế toán cho vay. Đồng thời Chi nhánh cũng đã mở các lớp tập huấn nghiệp vụ giao tiếp qua mạng vi tính và đội ngũ kế toán của Chi nhánh hầu hết mọi người đều biết sử dụng máy tính cho công tác nghiệp vụ của mình nên đã ứng dụng tin học vào hầu hết các hoạt động kinh doanh trong đó có hoạt động đầu tư Tín dụng.
Với chứng từ kế toán cho vay khi nhập dữ liệu theo dõi khách hàng vay vốn đòi hỏi phải cung cấp thông tin đầy đủ về khách hàng như : đăng ký mã khách hàng; tên và địa chỉ của khách hàng; đối tượng kinh doanh; cấp nào quản lý... Từ đó mới được mở tài khoản nội bảng và ngoại bảng cho từng khách hàng và được mở theo thứ tự mã số của khách hàng. Căn cứ vào mã khách hàng đã đăng ký trong máy rồi tiến hành ghi nợ- ghi có theo số tiền vay và nhập ngoại bảng giá trị tài sản làm đảm bảo tiền vay. Khi thu nợ căn cứ vào số tiền khách hàng trả nợ mà ghi nợ- ghi có theo số tiền trả của từng khách hàng vào các tài khoản tương ứng.
Qua các bước kế toán viên phải làm rồi đến công việc của kiểm soát, kiểm soát trước quỹ; kiểm soát chứng từ tiền mặt; kiển soát chứng từ chuyển khoản theo các tập sau đó cập nhật và in báo cáo, sổ phụ được mở cho từng khách hàng theo mã đăng ký; tài khoản nội bảng riêng; tài khoản ngoại bảng riêng, có đầy đủ họ tên, tài khoản,số phát sinh,số dư đầu và số dư cuối. Công việc sao kê nợ đã được thực hiện trên máy, việc tính lãi được tính theo tích số, kế toán chỉ phải làm thao tác và in bảng kê.
thông tin khách hàng đặc biệt là phòng ngừa rủ ro của các phòng chức năng được nhanh nhạy và theo dõi chặt chẽ với mọi khách hàng vay vốn .
Số liệu được phán ánh kịp thời ,chính xác giúp cho công tác tổng hợp báo cáo được nhanh chóng và chính xác hơn .
Công tác theo dõi nợ ,kỳ hạn nợ của khách hàng được quản lý chặt chẽ ,chính xác với từng khách hàng tránh được sự sửa chữa kỳ hạn nợ tuỳ tiện của cán bộ tín dụng .
Công việc hàng ngày được giải quyết nhanh chóng nhất là công tác sao kê nội bảng, ngoại bảng, cuối tháng kế toán chỉ phải đối chiếu giữa giấy nhận nợ thực tế và sao kê máy , nên giảm bớt được số lượng kế toán phục vụ cho công tác cho vay .
Vậy nhờ có ứng dụng tin học trong nghiệp vụ kế toán cho vay mà cán bộ kế toán cho vay tại Chi nhánh NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai đã thực hiện được một số nghiệp vụ trên máy như :
- Đăng ký mã khách hàng vay vốn .
- Họ tên và địa chỉ của khách hàng vay vốn . - Đối tượng kinh doanh của khách hàng vay vốn .
Sau các bước mà kế toán viên phải làm rồi đến công việc của cán bộ kiểm soát . Sau khi cán bộ kiểm soát ,kiểm soát các tập chứng từ xong thì cán bộ kế toán cho vay sẽ cập nhật và in báo cáo , sổ phụ cũng được mở cho từng khách hàng vay vốn theo mã đã đăng ký và việc tính lãi cũng được thưc hiện trên máy .
Song bên cạnh những khâu của nghiệp vụ kế toán cho vay được thực hiện trên máy vi tính thì cũng còn rất nhiều khâu buộc phải thực hiện một cách thủ công như : Các khâu liên quan đến việc phát tiền vay , việc lập phiếu chi . Cuối tháng kế toán viên vẫn phải lập sao kê khế ước phản ánh toàn bộ quá trình theo dõi kỳ hạn nợ ,quá trình trả nợ , trả lãi của khách hàng đối chiếu với sổ theo dõi tổng hợp , rồi thông báo cho cán bộ Tín dụng biết món nào đã hết nợ ,tình hình trả lãi từng món ... Đây là công việc hết sức khó khăn đối với cán bộ kế toán cho vay của chi nhánh NHNo&PTNT tỉnh Lào Cai . Hơn nữa, điều này làm mất nhiều thời gian cho kế toán viên và gây nên sự giải quyết chậm chạp cho khách hàng vay vốn khi đến thanh toán nợ . Đây là một vấn đề tồn tại của ngân hàng ,cần tìm ra các biện pháp có thể nhằm chọn được một phương pháp tối ưu nhất để tháo gỡ những khó khăn giúp cho nghiệp vụ kế toán cho vay được thuận tiện , đỡ tốn sức người ,sức của,vừa đảm bảo ,chính xác, vừa an toàn