Hệ thống kiểm sốt nội bộ cần phải được giám sát, đĩ là một quá trình đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống, bởi nĩ thay đổi theo thời gian. Vì các thủ tục kiểm sốt đã từng hiệu quả cĩ thể trở nên kém đi hay khơng cịn dùng được nữa với nhiều lý do như năng lực của nhân viên mới, giới hạn về thời gian và nguồn lực hay nhu cầu quản lý của cấp quản lý mới … Hơn nữa, hồn cảnh khi thiết lập hệ thống kiểm sốt ban đầu đã thay đổi theo thời gian nên sẽ xuất hiện những tình huống mới mà hệ thống cũ khơng thể phát hiện các rủi ro cĩ thể xảy ra. Mục tiêu của việc giám sát là nhằm đảm bảo HTKSNB luơn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị.
Giám sát được thực hiện theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Một HTKSNB sẽ được thiết kế để giám sát chính nĩ một cách thường xuyên ở một mức độ nào đĩ, khi giám sát thường xuyên đạt hiệu quả thì giám sát định kỳ giảm xuống. Việc tổ chức giám sát định kỳ là cần thiết đối với nhà quản lý để cĩ những điều chỉnh kịp thời, đảm bảo hệ thống kiểm sốt vẫn hoạt động hữu
hiệu. Trước khi ra quyết định điều chỉnh, nhà quản lý cần phải xem xét bản chất và mức độ của sự thay đổi và các rủi ro; khả năng, năng lực và kinh nghiệm của những người thực hiện kiểm sốt; cũng như kết quả của việc giám sát thường xuyên. Thơng thường, khi cĩ sự kết hợp giữa giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ sẽ luơn đảm bảo được tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
Giám sát thường xuyên
Hoạt động giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và rất đa dạng như đối chiếu, điều chỉnh và các hoạt động khác. Vài hoạt động giám sát thường xuyên như: lập báo cáo hoạt động, tài chính và kế tốn; kiểm tra tính chính xác và đầy đủ trong việc xử lý các nghiệp vụ; đối chiếu số liệu ghi chép về tài sản, hàng tồn kho với tài sản và hàng tồn thực tế; kiểm tốn viên nội bộ thường đưa ra các kiến nghị về các biện pháp cải thiện HTKSNB; báo cáo định kỳ của nhân viên về việc hồn thành nhiệm vụ …
Giám sát định kỳ
Trong khi thủ tục giám sát thường xuyên thường cung cấp những phản hồi quan trọng về tính hiệu quả của các yếu tố kiểm sốt thì giám sát định kỳ đưa ra đánh giá ban đầu về tính hiệu quả của hệ thống.
- Phạm vi và mức độ của việc giám sát: phụ thuộc vào đánh giá rủi ro và phạm vi, mức độ của việc giám sát thường xuyên. Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện thường xuyên hơn. Giám sát định kỳ chỉ được thực hiện định kỳ và khi cĩ yêu cầu đặc biệt từ nhà quản lý hay cĩ tình hống đặc biệt xảy ra. Phạm vi giám sát cịn tuỳ thuộc vào 03 loại mục tiêu: hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.
- Người thực hiện giám sát: việc giám sát định kỳ thường diễn ra dưới hình thức tự đánh giá, tức là mỗi người quản lý và nhân viên tự đánh giá tính hữu hiệu của
các thủ tục kiểm sốt đối với các nhiệm vụ, hoạt động của họ, đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ và mơi trường kiểm sốt nơi họ làm việc.
Kiểm tốn viên nội bộ thực hiện đánh giá kiểm sốt nội bộ như một phần cơng việc thường ngày và theo yêu cầu của hội đồng quản trị hay ban giám đốc.
- Quy trình đánh giá: đánh giá HTKSNB là một quy trình dựa trên những nguyên tắc nhất định.
Đầu tiên, người đánh giá (dù là quản lý, nhân viên hay kiểm tốn viên) phải hiểu rõ đặc điểm hoạt động của đơn vị và từng yếu tố của HTKSNB. Phương pháp tìm hiểu cĩ thể thảo luận với những nhân viên thực hiện và xem các tài liệu được ban hành .
Tiếp theo, người đánh giá xác định HTKSNB thực tế hoạt động ra sao. Các thủ tục được thiết kế ban đầu cĩ c n thay đổi cho phù hợp với thực tế theo thời gian, hay chúng cĩ cịn thích hợp để áp dụng. Để thực hiện được thì người đánh giá cĩ thể thảo luận với những người vận hành hệ thống hay những người bị tác động bởi các thủ tục kiểm sốt hay xem xét các ghi nhận về hoạt động của HTKS. Cuối cùng, người đánh giá phân tích tính hữu hiệu của việc thiết kế và vận hành HTKSNB. Người đánh giá c n chú trọng xem liệu h th ng ki m sốt cĩ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý giúp đạt được các mục tiêu đề ra của đơn vị khơng.
- Phương pháp đánh giá: cĩ nhiều phương pháp và cơng cụ đánh giá như bảng liệt kê, bảng câu hỏi, lưu đồ. Ngồi ra, một số cơng ty sử dụng phương pháp so sánh hệ thống KSNB của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác cùng ngành và khác ngành để cĩ thể rút ra kinh nghiệm.
- Tài liệu hố: hoạt động kiểm sốt được tài liệu hố hay khơng tuỳ thuộc vào quy mơ và sự phức tạp của doanh nghi p, các doanh nghi p lớn thường cĩ sổ tay về chính sách, về cơ cấu tổ chức, bảng mơ tả hướng dẫn cơng việc … trong khi doanh nghi p nhỏ thì ít quan tâm đến. Các thủ tục kiểm sốt khơng được tài liệu
hố khơng cĩ nghĩa HTKSNB hoạt động khơng hiệu quả hay khơng thể đánh gia. Việc tài liệu hố ở mức độ thích hợp giúp việc kiểm sốt cĩ hiệu quả hơn, giúp nhân viên hiểu rõ về vận hành của hệ thống, vai trị cụ thể của họ. Người đánh giá sẽ quyết định tài liệu hố những gì khi họ đánh giá hệ thống kiểm sốt, như dựa trên các tài liệu sẵn cĩ và bổ sung thêm bảng mơ tả về thử nghiệm và phân tích. Tài liệu hoa ùc n thiết khi đưa ra các ý kiến về HTKSNB hay đánh giá hệ thống cho các đối tác bên ngồi.
- Kế hoạch thực hiện:
Quyết định về phạm vi đánh giá, cụ thể là loại mục tiêu hoạ động, báo cáo hay tuân thủ; các bộ phận của HTKSNB liên quan như mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng;
Xác định các hoạt động giám sát thường xuyên;
Phân tích cơng việc đánh giá của kiểm tốn viên nội bộ; Xác định mức độ ưu tiên, thường ưu tiên khu vực cĩ rủi ro cao; Xây dựng chương trình đánh giá phù hợp với thứ tự ưu tiên;
Xác định phạm vi, thời gian, phương pháp, cơng cụ và các phát hiện c n báo cáo; Tiến hành đánh giá và rà sốt lại các phát hiện;
Xem xét các hành động và điều chỉnh trong quá trình đánh giá các khu vực.