Nhà quản lý doanh nghiệp cần phải nắm bắt được các thơng tin liên quan và cần thiết đến các hoạt động, sự kiện bên trong và ngồi cơng ty. Các thơng tin phải được truyền đạt đến cho nhân viên dưới mọi hình thức, mọi lúc và kịp thời chính xác để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình. Hệ thống thơng tin của DN tạo ra các báo cáo, trong đĩ chứa đựng những thơng tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp.
Thơng tin
Trong mơi trường cạnh tranh gay gắt với nhiều sự thay đổi của thị trường cũng như nhu cầu của khách hàng, hệ thống thơng tin cũng cần thay đổi phù hợp nhằm đáp ứng mục tiêu mới của doanh nghiệp. Một hệ thống thơng tin tốt cần cĩ các đặc điểm sau đây:
- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh: hệ thống thơng tin phải là một phần của hoạt động kinh doanh, nĩ khơng chỉ thu thập thơng tin cần thiết trong việc đưa ra các quyết định cho kiểm sốt mà cịn giúp đưa ra các chiến lược kinh doanh; - Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược: thực tiễn cho thấy thành cơng của nhiều tổ chức đều nhờ vào việc sử dụng hệ thống thơng tin một cách chiến lược; - Tích hợp với hoạt động kinh doanh: hệ thống thơng tin khơng cịn đơn thuần là thơng tin tài chính mà cịn kết hợp với hệ thống thơng tin tồn cơng ty, nĩ giúp
nhà quản lý kiểm sốt tồn bộ quá trình kinh doanh, theo dõi và ghi nhận kịp thời nghiệp vụ.
- Phối hợp hệ thống thơng tin mới và cũ: hệ thống thơng tin mới ắt phải hỗ trợ nhà quản lý trong mục tiêu mới, chiến lược mới nhưng chưa chắc là tốt hơn hệ thống cũ. Bởi hệ thống thơng tin cũ đã được kiểm nghiệm thơng qua quá trình sử dụng, cịn hệ thống mới thì chưa nên khơng rõ về hiệu quả áp dụng. Vì thế cần phải xem xét và nghiên cứu kỹ khi sử dụng hệ thống mới cũng như đào tạo cho tồn nhân viên thành thạo cách sử dụng để tránh nhầm lẫn khi ghi nhận thơng tin. - Chất lượng thơng tin: dù thơng tin được tạo ra bởi hệ thống nào thì cũng cần đảm bảo chất lượng, hỗ trợ nhà quản lý trong việc kiểm sốt doanh nghiệp. Vì thế thơng tin phải thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và dễ dàng truy cập.
Truyền thơng
Truyền thơng là thuộc tính vốn cĩ của hệ thống thơng tin vì hệ thống thơng tin phải cung cấp các thơng tin thích hợp để mọi người thực hiện chức năng tài chính, kinh doanh và tuân thủ. Truyền thơng là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết đến các bên liên quan cả trong và ngồi doanh nghiệp.
- Bên trong: cần thiết lập kênh thơng tin từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên cũng như kênh thơng tin giữa các nhân viên, các bộ phận để đảm bảo thơng tin được truyền đến tất cả mọi người. Bên cạnh đĩ, mọi người cần hiểu rõ cơng việc của mình cũng như ảnh hưởng của nĩ đến các nhân viên khác để mọi người cùng phối hợp trong cơng việc, hồn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như đạt được mục tiêu riêng và mục tiêu chung tồn cơng ty.
- Bên ngồi: giữa các đối tượng bên ngồi như khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan chủ quản, nhà đầu tư và các đối tượng bên trong cơng ty luơn cĩ sự trao đổi thơng tin lẫn nhau. Các đối tượng bên ngồi như cơ quan thuế, kiểm tốn Nhà nước khi thực hiện kiểm tốn tuân thủ cũng cĩ thể phát hiện ra các yếu kém quan
trọng của hệ thống KSNB. Hay nhà cung cấp, nhà đầu tư cần biết về tình hình kinh doanh, tài chính của cơng ty thơng qua báo cáo tài chính. Ngược lại, các nhân viên trong cơng ty như nhân viên bán hàng cần nắm được nhu cầu, sở thích của khách hàng, nhân viên mua hàng thì cần biết về khả năng cung cấp hàng của nhà cung cấp, hay các nhà quản lý phải biết yêu cầu của các cổ đơng, nhà đầu tư để từ đĩ từng bước thực hiện kế hoạch đã đặt ra hay thiết lập mục tiêu cụ thể. Thơng tin và truyền thơng cĩ thể xem là hai bộ phận khơng thể tách rời bởi sự kết hợp giữa chúng mới đem lại hiệu quả cao của hệ thống thơng tin. Để cĩ được những thơng tin hữu ích, thích hợp và chính xác thì cần phải cĩ kênh truyền thơng tốt và ngược lại một kênh truyền thơng tốt thì thơng tin mới phủ sĩng đến từng cá nhân, bộ phận trong cơng ty và đến đối tượng bên ngồi.