Tài khoản 331 – Phải trả người bán Tháng 5 năm 2008 S T T Tên công ty hay người bán
Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi nợ TK 331, ghi Có các TK Số dư cuối tháng
Nợ Có 152 133 Cộng có TK 331 111 112 Tổng nợ TK 331 Nợ Có 1 Công ty nhựa Phú Mỹ 270.000.000 13.500.000 283.500.000 2 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ………... 7 Công ty nhựa Phú Mỹ 283.500.000 283.500.000 8 ………… …... ... ... ... ... ... ………... Cộng 970.900.000 2.536.457.000 156.038.000 2.692.495.000 356.850.000 2.469.000.000 2.825.850.000 837.545.000
Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 5 năm 2008 Ngày 31 tháng 5 năm 2008
Kế toán vật tư Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Trường hợp 2: Mua ngoài thanh toán bằng tiền tạm ứng
Trong một số trường hợp, nhà cung cấp đòi hòi phải đặt cọc hay trả trước một số tiền trước khi giao hàng. Trong tình huống này, cán bộ vật tư sẽ viết đơn đề nghị tạm ứng, trong đơn này sẽ bao gồm chủng loại nguyên, vật liệu, số lượng, đơn giá để trình lên trưởng phòng điều độ xin xác nhận. Sau đó đơn đề nghị tạm ứng sẽ được chuyển lên phòng kế toán để ký duyệt, viết phiếu chi, đồng thời kế toán tạm ứng sẽ ghi vào sổ tạm ứng TK 141.
Khi việc thu mua hoàn thành, nguyên, vật liệu đã được nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng sẽ tiền hành thanh toán tiền tạm ứng. Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn GTGT, kế toán sẽ ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10.
Ví dụ:
Phiếu chi số 78, quyển số 7, ngày 18/07/2008, anh Nguyễn Đức Toàn – Phòng Vật tư nhận tạm ứng 43.000.000đ. Ngày 23/07/2008, anh Toàn tiến hành hoàn ứng như sau:
Số tiền đã chi: 41.300.000 đ, bao gồm mua 350 kg nhựa ABS, 26.100 đ/kg, tổng giá trị 35.000.000 đ, thuế GTGT: 1.750.000 đ.
Còn dư: 6.250.000 đ.
Căn cứ vào đơn đề nghị tạm ứng, hóa đơn số 012367, kế toán định khoản và ghi vào Nhật kí – Chứng từ số 10 như sau:
Khi tạm ứng: Nợ TK 141: 43.000.000 Có TK 111: 43.000.000 Khi hoàn ứng: Nợ TK 152: 35.000.000 Nợ TK 133: 1.750.000
NHẬT KÍ – CHỨNG TỪ SỐ 10
Tài khoản 141 – Tạm ứng Tháng 7 năm 2008
STT Diễn giải Số dư đầu
tháng
Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi nợ các TK Số dư cuối
tháng 111 112 Tổng Nợ TK 141 111 133 152 Tổng nợ TK 141 Dư đầu tháng 76.500.000 ………. ………… ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. 8 Toàn tạm ứng mua NVL 43.000.000 43.000.000 ………. ………… ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. 13 Toàn hoàn ứng mua
nguyên, vật liệu 6.250.000 1.750.000 35.000.000 43.000.000
………. ………… ………. ………. ………. ………. ………. ………. ………. ……….
Cộng 97.500.000 78.500.000 95.500.000
Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 7 năm 2008 Ngày 31 tháng 7 năm 2008
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Trường hợp 3: Nguyên, vật liệu mua ngoài thanh toán ngay.
Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài được thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi tiền mặt hay giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Nhật kí – Chứng từ số 1, 2. Nhật kí – Chứng từ 1, 2 được lập cho từng tháng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ 1: Thanh toán bằng tiền mặt.
Phiếu chi số 8, quyển số 9, ngày 03/09/2008, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua thép ống Φ26,6 của Công ty thép Việt Bắc với trị giá 18.880.000, thuế GTGT 5% 944.000 đã trả bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000
Có TK 111: 19.824.000
Nhật kí – Chứng từ số 1 được lập như mẫu sau:
Số
TT Ngày
Ghi Có TK 111, ghi Nợ các Tài khoản
112 …… 133 …… 152 …… 334 A B 1 …… 6 …… 12 ……. …… …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… 253 03/09 944.000 18.880.000 …… ……….. ……….. …… ……….. …… ……….. …… …… Cộng ……….. 97.780.000 1.955.600.000 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Tháng 9 năm 2008 Đã ghi Sổ cái ngày 31 tháng 9 năm 2008
Ngày 31 tháng 9 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 14: Nhật kí – Chứng từ số 1
Ví dụ 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Phiếu chi số 115, quyển số 8, ngày 15/08, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 mua 15.000 kg nhựa MCS với giá chưa thuế 27.645 đ/ kg, thuế GTGT 5%. Nhà máy đã thanh toán toàn bộ hóa đơn bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 152: 414.675.000 Nợ TK 133: 20.733.750
Có TK 112: 435.408.750