Chúng ta biết rằng, người kế toán muốn thực hiện tốt chức năng thông tin kiểm tra của mình thì phải tổ chức hợp lý công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Nội dung tổ chức bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
5.1. Hệ thống chứng từ hạch toán chi phí sản xuất:
Căn cứ loại yếu tố sản xuất chi phí chúng ta có các chứng từ kèm song đối với mỗi doanh nghiệp từ việc sử dụng các chứng từ này mang tính linh hoạt sao cho phù hợp với qui định chung và đặc điểm của Doanh nghiệp:
Chi phí lao động:Bảng thanh toán tiến lương, thưởng, phiếu nghỉ hưởng bảo
hiểm xã hội, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiến lương và BHXH....
Chi phí vật tư: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL, CCDC,
thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm. hàng hoá, hóa đơn GTGT, hoá đơn bán hàng....
Chi phí sử dụng TSCĐ:Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ...
5.2. Hệ thống sổ chi tiết, tổng hợp trong các hình thức sổ.
5.2.1. Hệ thống sổ chi tiết:
Xây dựng hệ thống sổ chi tiết cho các loại chi phí sản xuất và phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm bao gồm các sổ chi tiết cho các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154, TK 631.
Các sổ này được chi tiết theo từng đối tượng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm( theo phân xưởng, dây chuyền công nghệ, sản phẩm...).
Nhật ký chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Ngoài ra đơn vị có thể mở các sổ chi tiết khác cho phù hợp với yêu cấu quản lý và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất của đơn vị mình.
5.2.2. Hệ thống sổ tổng hợp:
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ tại đơn vị mình doanh nghiệp tổ chức và ghi chép trên hệ thống sổ tổng hợp( cùng với hệ thống sổ chi tiết) hình thành nên mối liên hệ ghi chép trên hệ thống sổ đã chọn để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách có hiệu quả nhất. Hiện nay, chế độ kế toán Việt Nam quy đinh bốn hệ thống sổ kế toán là: hình thức Nhật ký - Sổ cái, hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ. Nhưng do phạm vi của bày viết không cho phép nêu ra tất các hình thức sổ này, vậy dưới đây là trình tự ghi sổ của 2 hình thức được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay.
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký đặc biệt Thẻ và Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi chú:- Ghi hàng ngày- Ghi cuối tháng - Kiểm tra, đối chiếu
Sơ đồ 1-5:Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chứng từ
Sơ đồ 1-6: Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung