Khoản phải trả người lao động là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ sự kiện nợ người lao động về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động, cụ thể:
- Tiền lương, tiền công là số tiền công ty trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho người lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao, bồi dưỡng sức lao động.
- Tiền thưởng là một loại thù lao bổ sung nhằm khuyến khích người lao động tích cực lao động sản xuất, tiền thưởng cho người lao động bao gồm các khoản thưởng mang tính chất tiền lương (được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể) và các khoản thưởng từ quỹ khen thưởng như chi thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật…
- Bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động tại doanh nghiệp do ốm đau, thai sản..
- Các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập người lao động như các khoản phụ cấp lương, tiền ăn ca…
Kế toán ghi nhận khoản nợ người lao động là cần thiết nhằm xác lập nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp tại ngày lập bảng cân đối kế toán và phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ kế toán tạo ra doanh thu.
Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm: bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Quỹ bảo hiểm xã hội bắt buộc là quỹ tài chính được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động, dùng trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, về hưu hay khi tử tuất.
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp là quỹ tài chính được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động, dùng hỗ trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ khi bị nghỉ việc ngoài ý muốn, gồm trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm.
nguồn thu hợp pháp khác, được sử dụng để chi trả chi phí khám chữa bệnh, chữa bệnh cho người có tham gia bảo hiểm y tế, chi phí quản lý bộ máy tổ chức bảo hiểm y tế và những khoản chi hợp pháp khác liên quan đến BHYT.
Quỹ kinh phí công đoàn (KPCĐ) là quỹ tài chính được hình thành dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đối với doanh nghiệp việc trích lập quỹ công đoàn được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 2%.