tại công ty TNHH in và Dịch vụ thương mại Phú Thịnh
2.1.4.1.Tổ chức bộ máy kế toán và nhiệm vụ của bộ máy kế toán công ty TNHH in và Dịch vụ thương mại Phú Thịnh
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH In và DVTM Phú Thịnh được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tức là chỉ mở rộng một số bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty có 5 người gồm: Kế toán trưởng, kế toán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp. Mối quan hệ giữa kế toán trưởng với các bộ phận trong phòng hành chính – kế toán được khái quát như sau:
Tài liệu gốc, bản thảo
Lập maket - In giấy can
- Tách màu điện tử Bình bản Chế bản In Gia công Thành phẩm
SV: Đinh Thị Phương Linh 36 Lớp:CQ46/21.06 Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
: Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cộng tác phối hợp Trong đó:
Kế toán trưởng: Kế toán trưởng của công ty kiêm chức vụ trưởng phòng Tài chính có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty. Với chức năng này, kế toán trưởng là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc điều hành.
Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lương và phân bổ lương; nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và lập BCTC có chức năng, nhiệm vụ:
- Căn cứ vào các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định để cập nhập thông tin về TSCĐ vào phần mềm kế toán, đồng thời thực hiện các lệnh Tính khấu hao TSCĐ trên phần mềm máy tính, thực hiện theo dõi tăng giảm tài sản, thay đổi mức khấu hao tài sản trên phần mềm.
- Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán của công ty, lập các báo cáo tài chính định kì gửi các cơ quan chức năng theo đúng quy định, đáp ứng kịp thời các báo cáo về tài chính khi kế toán trưởng, Ban giám đốc yêu cầu.
- Dựa trên kết quả tiền lương do phòng hành chính tổ chức tính được sẽ tiến hành tính BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn, BHTN phải thu từ lương và phân
Kế toán trưởng
Thủ quỹ - KT tiền mặt, TGNH, tiền vay - KTT với ngân sách nhà nước cung cấp - KT chi phí, giá thành - KT tiêu thụ - KTTT với khách hàng - Kế toán tổng hợp - KT TSCĐ - KT NVL, CDCD - Kế toán tiền lương - Lập BCTC
SV: Đinh Thị Phương Linh 37 Lớp:CQ46/21.06
bổ đẩy đủ, chính xác tiền lương, các khoản trích nộp theo lương từ chi phí, lập bảng tổng hợp lương và các khoản trích theo lương, nhập số liệu này vào phần mềm kế toán.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ khác để nhập và theo dõi về tình hình nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa trên phần mềm kế toán.
Nhân viên Thủ quỹ có nhiệm vụ:
- Quản lí tiền mặt của Công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt theo các phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủ tục, có đủ chữ kí của kế toán trưởng và giám đốc.
Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền vay, thanh toán với ngân sách, với các nhà cung cấp có các nhiệm vụ sau:
- Hàng ngày theo dõi phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, viết các phiếu thu, chi sau khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ, sau đó căn cứ vào các chứng từ này nhập vào phần mềm phần “phiếu thu”, “phiếu chi”
- Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hàng ngày vào phần mềm kế toán trên cơ sở Giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng và các chứng từ khác liên quan.
- Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng đối tượng cho vay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theo quy định trong khế ước vay.
- Tính kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà nước theo đúng chế độ quy định.
- Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ từng nhà cung cấp.
Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụ thành phẩm và thanh toán đến từng nhà cung cấp.
- Tập hợp và phân bổ chính xác kịp thời các loại chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng, xác định chi phí sản xuất dở dang của những đơn đặt hàng chưa hoàn thành trong kì kế toán.
SV: Đinh Thị Phương Linh 38 Lớp:CQ46/21.06
- Tính toán và nhập số liệu chi phí dở dang của từng tháng cho từng đơn đặt hàng để cuối kỳ máy tính tự động tính giá thành từng đơn đặt hàng.
- Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng, quý, từ đó xác định lợi nhuận từng đơn đặt hàng.
- Theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng, mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng khách hàng.
2.1.4.2. Chế độ chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH in và Dịch vụ thương mại Phú Thịnh
- Công ty thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
- Đơn vị tiền tệ kế toán mà công ty áp dụng: VNĐ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên; Phương pháp tính giá hàng tồn kho là phương pháp Bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính khấu hao là Phương pháp đường thẳng.
- Để phù hợp với quy mô cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, công ty thực hiện tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật kí chung. Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch (từ 01/01 đến 31/12), kì kế toán theo tháng.
Theo hình thức Nhật kí chung, công ty sử dụng các loại sổ kế toán sau:
Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ nhật kí chung, Sổ Nhật kí thu tiền, Sổ nhật kí chi tiền, Sổ nhật kí mua hàng, Sổ nhật kí bán hàng, sổ cái các tài khoản.
Sổ kế toán chi tiết, gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay; sổ chi tiết Tài sản cố định; sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Thẻ tính giá thành sản phẩm; thẻ kho; sổ chi tiết theo dõi tạm ứng; sổ chi tiết phải thu khách hàng (62 khách hàng), sổ chi tiết phải trả người bán (32 nhà cung cấp).
Các phần hành kế toán chủ yếu của công ty như phần hành kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giá thành tiêu thụ, thanh toán đều được áp dụng kế toán máy. Phần mềm kế toán công ty sử dụng là phần mềm FAST, phù hợp với công tác kế toán của công ty.
SV: Đinh Thị Phương Linh 39 Lớp:CQ46/21.06
- Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:
Hiện nay, công ty đang sử dụng 3 loại báo cáo tài chính là Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN); Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02- DN), Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN). Các báo cáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối mỗi quý theo mẫu chung do Bộ Tài chính quy định.
Ngoài các báo cáo kế toán được lập hàng quý theo quy định của Bộ Tài chính, công ty còn lập một số báo cáo kế toán khác phục vụ cho việc quản trị nội bộ trong công ty, gồm: Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ và vốn kinh doanh, báo cáo thu chi, báo cáo chi ngân sách và tăng giảm quân số, báo cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản…
- Giới thiệu về phần mềm kế toán Công ty sử dụng
Công ty hiện đang ứng dụng vi tính trong việc tổ chức công tác kế toán nhằm giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, giảm bởt công việc kế toán thủ công. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty là phần mềm kế toán Fast Accounting 10.0– Đây là phần mềm kế toán có nhiều ưu điểm đơn giản dễ dàng cho người sử dụng và đang được nhiều doanh nghiệp trên toàn quốc áp dụng.
Fast Accounting 10.0 có các phân hệ nghiệp vụ sau: Hệ thống
Kế toán tổng hợp
Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Bán hàng và công nợ phải thu Mua hàng và công nợ phải trả Hàng tồn kho
………….
SV: Đinh Thị Phương Linh 40 Lớp:CQ46/21.06
Tài sản cố định
………
Trong phần mềm các phân hệ có mối liên kết mật thiết với nhau. Quá trình hạch toán khi áp dụng máy vi tính: kế toán viên từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thu nhập được các chứng từ kế toán sẽ tiến hành cập nhập số liệu ban đầu vào máy. Máy sẽ tự động xử lý vào các sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết và các sổ cái tương ứng. Người sử dụng sẽ mở các loại sổ theo yêu cầu quản lý và công việc yêu cầu có sẵn trong máy.
Trình tự các thao tác để vào làm việc trên phần mềm kế toán như sau: Từ màn hình Windows, chọn biểu tượng “FAST”, kích đúp chuột trái vào biểu tượng, máy chuyển vào màn hình nhập mật khẩu chương trình. Tại khung cửa sổ mật khẩu, nhập tên người sử dụng, mật khẩu và mã đơn vị sau đó ấn nút “enter”, máy chuyển đến màn hình giao diện của chương trình phần mềm kế toán. Màn hình giao diện chính của chương trình như sau:
SV: Đinh Thị Phương Linh 41 Lớp:CQ46/21.06
Trên màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán ta thấy có các phần hành kế toán liên quan ở mục của phân bổ nghiệp vụ.
Phần mềm kế toán Fast Accounting có tính năng chủ yếu là cập nhật các chứng từ ban đầu, tự vào các sổ cái và các sổ chi tiết tương ứng, tập hợp chi phí, giúp cho việc tập hợp chi phí được nhanh chóng, giảm bớt các bước làm thủ công Riêng đối với việc kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành thì trình tự kế toán trên máy vi tính được tiến hành theo các bước sau:
- Việc tập hợp chi phí sản xuất do máy tự động kết chuyển dựa trên số liệu cập nhập ban đầu của kế toán viên.
- Căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để đánh giá sản phẩm làm dở dang theo từng đối tượng tập hợp chi phí mà nhập số liệu dở dang cuối kỳ vào máy. - Căn cứ vào yêu cầu của người cần thông tin, máy sẽ tự động xử lý và đưa ra thông tin theo yêu cầu.
2.2. Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH in và Dịch vụ thƣơng mại Phú Thịnh
2.2.1. Thực trạng mã hóa các đối tượng quản lí liên quan đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH in và Dịch vụ thương mại Phú Thịnh
Việc mã hóa các tài khoản chi tiết liên quan đến kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở Công ty được chi tiết cho từng đơn đặt hàng. Cụ thể như sau:
SV: Đinh Thị Phương Linh 42 Lớp:CQ46/21.06 Sơ đồ 9: Bảng mã hóa các tài khoản liên quan đến chi phí và tính giá
thành sản phẩm ở công ty TNHH In và DVTM Phú Thịnh
Ký hiệu TK Tên tài khoản
TK cấp 1 TK cấp 2 TK cấp 3
621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
6211 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – hợp đồng số 1 6212 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – hợp đồng số 2 …….
621500 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – hợp đồng số 500 ……..
621936 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – hợp đồng số 936 …….
621940 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – hợp đồng số 940
622 Chi phí nhân công trực tiếp
6221 Chi phí nhân công trực tiếp - hợp đồng số 1 6222 Chi phí nhân công trực tiếp - hợp đồng số 2 …….
622936 Chi phí nhân công trực tiếp - hợp đồng số 936 …….
627 Chi phí sản xuất chung
6271 Chi phí nhân viên phân xưởng
62711 Chi phí nhân viên phân xưởng – hợp đồng số 1 62712 Chi phí nhân viên phân xưởng – hợp đồng số 2
…….
6271936 Chi phí nhân viên phân xưởng – hợp đồng số 936 ……..
6272 Chi phí NVL gián tiếp
62721 Chi phí NVL gián tiếp – hợp đồng số 1 62722 Chi phí NVL gián tiếp – hợp đồng số 2
…..
6272936 Chi phí NVL gián tiếp – hợp đồng số 936
SV: Đinh Thị Phương Linh 43 Lớp:CQ46/21.06 Ký hiệu TK Tên TK TK cấp 1 TK cấp 2 TK cấp 3 6273 Chi phí công cụ dụng cụ 62731 Chi phí công cụ dụng cụ – hợp đồng số 1 62732 Chi phí công cụ dụng cụ – hợp đồng số 2 …… 6273936 Chi phí công cụ dụng cụ – hợp đồng số 936 ……..
6274 Chi phí khấu hao TSCĐ
62741 Chi phí khấu hao TSCĐ – hợp đồng số 1 62742 Chi phí khấu hao TSCĐ – hợp đồng số 2
…….
6274936 Chi phí khấu hao TSCĐ – hợp đồng số 936 …….
6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài
62771 Chi phí dịch vụ mua ngoài – hợp đồng số 1 …….
6277936 Chi phí dịch vụ mua ngoài – hợp đồng số 936 …….
6278 Chi phí sản xuất chung khác
62781 Chi phí sản xuất chung khác – hợp đồng số 1 ………
6278936 Chi phí sản xuất chung khác – hợp đồng số 936 ……….
6278940 Chi phí sản xuất chung khác – hợp đồng số 940
2.2.2. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành và kì tính giá thành
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của công ty là phức tạp theo kiểu chế biến liên tục, sản phẩm phải trải qua ba phân xưởng sản xuất và Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, có nhiều đơn đặt hàng phát sinh trong một kỳ hạch toán. Do đó, các chi phí về NVL chính liên quan trực tiếp tới đơn đặt hàng
SV: Đinh Thị Phương Linh 44 Lớp:CQ46/21.06
đã xác định thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng theo dõi đơn đặt hàng lập cho mỗi đơn đặt hàng trong kỳ. Toàn bộ chi phí NVL trực tiếp sẽ được tập hợp và chi tiết cho các đơn đặt hàng, ghi nhận vào tài khoản 621 và tài khoản 621 – chi tiết cho từng đơn đặt hàng.
Đối với CP nhân công trực tiếp, dựa vào Phiếu sản xuất kiêm phiếu thanh toán mà tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất được tính cho từng bộ nhân và tập hợp theo từng đơn đặt hàng. Do vậy, chi phí nhân công được phản ánh vào TK 622 và tài khoản chi tiết 622 – chi tiết cho từng đơn đặt hàng.
Đối với CP sản xuất chung, có liên quan đến nhiều đơn đặt hàng, kế toán tổng hợp trực tiếp theo từng yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh, phản ánh trên tài khoản 627, sau đó dùng bút toán phân bổ mà kế toán đã cài đặt trên phần mềm để phân bổ khoản chi phí này cho từng đơn đặt hàng để làm cơ sở tính giá thành.
Toàn bộ chi phí tập hợp được trong kỳ được kết chuyển sang TK 154, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
2.2.3. Tổ chức kế toán chi phí sản xuất
2.2.3.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí cơ bản và chiếm một tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ cơ cấu chi phí sản xuất của công ty. Đối với đặc thù In và dây chuyền công nghệ sản xuất in Offset thì nguyên vật liệu chủ yếu dùng