- Điều động và điểu chỉnh CBCNV để phù hợp nhất với công việc
3.2.1 Tiết kiệm chi phí:
Như chúng ta đã biết, chi phí có quan hệ tỷ lệ nghịch với lợi nhuận. Để lợi nhuận của công ty ngày một tăng thì cần phải tiết kiệm triệt để chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
Vì sản phẩm đặc thù của công ty là dịch vụ nên sản phẩm đầu ra là việc phát hành các báo cáo kiểm toán.Vậy chi phí cho mỗi một sản phẩm dịch vụ ở đây chính là toàn bộ những chi phí để phục vụ cho việc thực hiện một hợp đồng được hoàn thành mà sản phẩm của nó là những báo cáo kiểm toán. Chi phí đó chính là toàn bộ những khoản công tác phí như đi lại , ăn ở của nhân viên.Để hạn chế những chi phí , và quản lý chính xác mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc , công ty phải đề ra một số những biện pháp sau:
- Có quy định về mức công tác phí đối với những nhân viên đi công tác xa. Ví dụ : đi công tác ở các tỉnh thì tiền công tác phí của mỗi nhân viên trong một ngày là 80,000./ngày.Còn trường hợp công tác tại Hà Nội thì mức công tác phí của mỗi nhân viên là 40,000 /ngày.Khi đi công tác về nếu không có hoá đơn, chứng từ đầy đủ hợp lệ cho những khoản chi phí như : tiền phòng, tiền đi lại……thì cũng không được thanh toán.
- Trước khi đi công tác ở các tỉnh , cần tìm hiểu thông tin ở nơi đến như thông tin về nơi làm việc khách hàng, thông tin về nhà nghỉ hay khách sạn để biết được giá cá, ăn uống và sinh hoạt ở đó ra sao để tạm ứng cho nhân viên đi công tác tránh trường hợp tạm ứng nhiều và khi trở về nhân viên không thể gian lận, khai tăng những khoản chi phí đó.
- Nhân viên đi công tác xa ở các tỉnh miền Nam ,miền trung…… thường đặt vé máy bay nhưng nếu công việc không gấp gáp, cũng có thể đặt vé ôtô để hạn chế chi phí hoặc thay vì đi taxi thì nhân viên sẽ đi xe khách .
- Công ty phải có những chính sách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên nhiều hơn nữa. Nhân viên có trình độ cao khi làm việc với khách hàng mới có uy tín, công việc hoàn thành tốt nếu nhân viên không có đủ năng lực chuyên môn thì sẽ phải tốn và mất nhiều thời gian cho việc đi lại , chỉnh sửa và trao đổi với khách hàng.
- Phải có những quy định về thời gian đối với những đoàn đi công tác, công việc kết thúc càng sớm thì càng tốt, rút ngắn thời gian , giảm chi phí mà lại có thể tiếp tục một khách hàng mới, có như vậy doanh thu đạt được mới cao.
- Thường xuyên phải khích lệ, động viên và tăng lương cho nhân viên để nhân viên có thể yên tâm công tác và tinh thần làm việc mới tốt. Nếu đội ngũ nhân viên không ổn định sẽ gây khó khăn cho việc làm việc theo nhóm và hiệu quả làm việc sẽ không cao.
- Đối với những khoản chi phí như chi phí quản lý doanh nghiệp: chi phí văn phòng phẩm, chi phí điền nước, điện ánh sáng, điện thoại…cũng phải tiết kiệm.Phải có những thông báo đối với các phòng ban trong công ty về việc tích kiệm điện , nước. Đối với văn phòng phẩm vì phải dùng rất nhiều nên phải chia thành các loại giấy khác nhau, loại 1, loại 2 và có thể tận dụng những giấy loại một mặt sao cho tránh được lãng phí một cách tối đa.
Công ty cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với những , nhân viên sử dụng điện nước một lãng phí một cách nghiêm trọng.Bên cạnh đó công ty cần phải có các biện pháp nâng cao ý thức tiết kiệm cho toàn bộ nhân viên trong quá trình sử dụng, mỗi cá nhân phải có ý thức tự góp phần vào lợi ích chung của công ty , không dùng phương tiện chung để phục vụ lợi ích riêng.
Công ty cần có chế độ khoán tiền cước phí cho từng máy điện thoại , nếu máy nào sử dụng quá số tiền quy định thì chủ máy phải thanh toán số tiền vượt mức.
-Chi phí bằng tiền khác của công ty bao gồm: Chi phí tiếp khách, chi phí quảng cáo, chi thủ tục hành chính……chi phí bằng tiền tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng chi phí của công ty.Các khoản chi phí này rất dễ bị lạm dụng trong chi tiêu, chi tiêu quá định mức, quá kế hoạch vì vậy công ty cần có biện pháp quản lý chặt chẽ.Các khoản chi phí giao dịch này cần được ghi chép rành mạch , rõ ràng và đưa ra lý do.