Kế toán trưởng Kế toán
2.2.1.2.Chứng từ sử dụng
Trong hoạt động mua bán hàng hóa của công ty có những chứng từ sau:
Hợp đồng thương mại: do bộ phận bán hàng lập và ký với khách hàng. Trong
đó, quy định rõ về giá cả hàng bán, quy cách chất lượng sản phẩm, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, … Hợp đồng này được lập bốn bản có giá trị ngang nhau và mỗi bên giữ hai bản.
Phiếu thu (chi): được lập thành 3 liên
o Liên 1: do kế toán lưu giữ làm chứng từ kế toán để ghi sổ
o Liên 2: giao cho người mua (bán)
29
Hằng ngày, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, bảng kê hàng hóa, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra đầy đủ và cho tiến hành nhập kho. Tương tự sau khi lập lệnh bán hàng cùng với hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng cho bộ phận kho cảng thì tại cảng, bộ phận kho sẽ kiểm tra, đồng thời cho xuất gỗ giao cho khách hàng. Sau đó, bộ chứng từ này sẽ được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu và khai báo vào màn hình Excel, sau đó lập hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn có ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán,…của bên bán và bên mua hàng. Đây là cơ sở để yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng và là cơ sở để ghi sổ kế toán. Hóa đơn GTGT bán hàng được lập thành 3 liên:
o Liên 1: lưu tại quyển
o Liên 2: giao cho người mua (xem phụ lục số 01)
o Liên 3: kế toán lưu giữ làm chứng từ kế toán để ghi vào sổ và làm căn cứ để thu tiền hàng
Kế đó, kế toán ghi nhận vào các sổ có liên quan như: sổ tiền mặt, sổ chi tiết
phải thu khách hàng, sổ tiền gửi ngân hàng…