Việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành nh sau:
- Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lợng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho
Định kỳ sau 15 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận đợc chứng từ này
Biểu 4.1 Thẻ kho
Kho: Bông xơ
Vật t: Bông Nga cấp 1 - Đơn vị tính: kg Từ ngày 1/8/2002 đến 31/8/2002
Chứng từ Diễn giải Số lợng nhập Số lợng xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu Tồn đầu tháng 8/2002 379474,6 20/8 109 Công ty TM Dệt may VN Tp. Hồ Chí Minh 190000 569474,6 27/8 121 Công ty TM Dệt may VN Tp. Hồ Chí Minh 4171 573645,6
28/8 28735 Nhà máy sợi Vinh 5036,2 568609,4 28735 Nhà máy sợi Vinh 4215 564394,4
...
Cộng phát sinh 8/2002 194171 129913,2
Tồn cuối tháng 443732,4
Kế toán trởng Ngày .tháng .năm… … …
(ký, họ tên)