3.1. Tài khoản sử dụng:
Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau:
- Tài khoản 152: Nguyên vật liệu. TK152 đợc chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521. Nguyên liệu chính. TK 1522. Vật liệu. TK 1522.1 Hoá chất. TK 1522.2. Phụ liệu. TK 1523. Nhiên liệu
TK 1524. Phụ tùng sửa chữa thay thế. TK 1526. Phụ tùng khác.
TK 1527. Phế liệu.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: 111,112,133,331...
3.2. Phơng pháp hạch toán
3.2.1 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh đợc giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ đợc sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật t tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đa dự liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác nh NKCT số 1, số 2, số 4, số 10
Mỗi phiếu đợc theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán.
Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này đợc mở hàng tháng. Đối với ngời bán có quan hệ thờng xuyên với công ty thì đợc mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thờng xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty
- Cơ sở số liệu: từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán - Phơng pháp ghi:
Căn cứ vào phiếu nhập vật t, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ.
Cột nội dung: Ghi số d đầu tháng của từng nhà cung cấp đợc lấy từ "Sổ chi tiết số 2" của tháng trớc. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật t (Tên vật t, số lợng nhập, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK133). Thanh toán với ngời bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt (TK111), bằng tiền gửi ngân hàng (TK112), bằng vay ngắn hạn (TK311), và đối với ngòi bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK131)...
Cột phát sinh:
+ Số phát sinh Có: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán các nội dung: hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331
+ Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng ngời bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp.
Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi Nợ TK 331
Có TK111
Nếu thanh toán bằng phơng thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 131
Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi Nợ TK 311
Có TK311
Cột số d: Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ ngời bán hoặc các khoản công ty trả trớc cho ngời bán nhng trong tháng hàng cha về hoặc số tiền công ty trả thừa cho ngời bán vào cột số d.
Biểu số 3.2 Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán Tháng 8/2002 - Chị Phan Hồng Liên
Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng
Phát sinh Số d
SH NT Nợ Có Nợ Có