NHÂN MỸ
III.Quan hệ giao tiếp và Đàm phán trong kinh doanh:
Tên người Mỹ được viết theo thứ tự tên riêng trước, sau đó đến tên đệm và cuối cùng là họ. Họ lấy theo họ bố; không dùng họ mẹ. Ví dụ, Bill William Clinton trong đó Bill là tên riêng, William là tên đệm, và Clinton là họ. Tên đệm thường được viết tắt hoặc thậm chí không viết. Ví dụ, Bill William Clinton thường được viết là Bill W. Clinton hoặc chỉ viết ngắn gọn là Bill Clinton. Họ tên cũng có thể viết theo tứ tự họ trước rồi đến tên riêng, và cuối cùng là tên đệm. Trong trường hợp này sau họ có dấu phẩy. Ví dụ: Clinton, Bill William.
Phụ nữ Mỹ khi lấy chồng đổi họ theo họ chồng. Có một số người dùng cả họ mình và họ chồng. Ví dụ, Hillary Rodham Clinton, trong đó Hillary là tên riêng; Rodham là họ của Hillary; và Clinton là họ của chồng.
2. Cách xưng hô
Trừ một số trường hợp đặc biệt, người Mỹ thường gọi nhau bằng tên riêng. Tuy nhiên, có một số nguyên tắc phổ biến mà các nhà kinh doanh nước ngoài nên theo.
• Đối với lần tiếp xúc trực tiếp hoặc qua thư từ đầu tiên, nên gọi nhau bằng Mr., Mrs., Miss, Ms. hoặc Dr. và tiếp theo là họ. Ví dụ, Mr. Clinton.
• Không gọi tên riêng (trừ phi được mời) đối với những người hơn nhiều tuổi, hoặc có địa vị hoặc cấp bậc cao hơn mình nhiều, hoặc đối với những người mà bạn muốn thể hiện sự tôn trọng.
• Đối với trẻ em thì luôn luôn có thể gọi tên riêng.
• Đối với quân nhân hoặc cảnh sát nên gọi bằng cấp bậc (nếu biết) hoặc gọi chung là “Officer” và tiếp theo là họ. Ví dụ, General Clark hoặc Officer Lugar.
• Đối với người mới gặp lần đầu và không biết tên (ví dụ như nhân viên bán hàng, thư ký, lái xe, nhân viên khách sạn…) có thể gọi “Sir”, “Mr.”, “M’am” hoặc “Miss”.
3. Vấn đề giao tiếp và đối thoại
Giới thiệu và chào hỏi nhau là những nghi thức thông thường và cần thiết trong bất kỳ lĩnh vực nào. Người Mỹ không câu nệ bởi những nghi thức rườm rà, hình thức như ở một số quốc gia khác, họ thường sắp đặt các cuộc gặp gỡ với bạn hàng bằng một thông báo ngắn gọn, hoặc những cuộc hẹn càng sớm càng tốt. Các nhà kinh doanh Mỹ rất tự hào về hệ thống kinh doanh của mình với nhiều ưu thế lớn trên thế giới, họ có khả năng tiếp cận trực tiếp với khách hàng mà không cần có sự giới thiệu. Đó là một trong những ý tưởng và cũng là những phẩm giá riêng của người Mỹ. Trong mỗi lần gặp gỡ, họ chào nhau bằng nụ cười hay cái nhìn, cái bắt tay thân thiện. Nếu bắt tay hời hợt thường để lại ấn tượng không tốt, hoặc thiếu tự tin, thiếu chân thành... Xiết chặt tay sẽ gây cảm giác khó chịu, nhưng nếu nắm tay chắc và nhanh sẽ giữ được cảm giác dễ chịu. Thông
thường, hành vi bắt tay ở Mỹ chỉ kéo dài khoảng vài giây và cũng không có luật cấm bắt tay này hay tay kia như trong một số nền văn hoá khác, thậm chí họ có thể bắt tay một cách ngẫu nhiên bằng cả hay tay hoặc chỉ dùng tay trái (nếu tay kia bận hoặc không có khả năng).
Ngoài ra, những động tác trong chào hỏi cũng không có quy tắc, mà nó được thể hiện ở nhiều mối quan hệ khác nhau. Chẳng hạn, những người đàn ông Mỹ đôi khi ôm nhau rất nhanh và thường có động tác vỗ vào lưng. Họ không ôm hôn khi chào nhau, nhất là những người cùng giới, bởi điều đó có thể hiểu lầm là hành vi của những người đồng tính. Họ có thể chấp nhận hành vi ôm nhau giữa một người đàn ông với một người đàn bà, hoặc giữa hai người đàn bà với nhau, chạm má hay hôn nhẹ vào má nhau. Tuy nhiên, việc chào hỏi trực tiếp này được giành riêng cho những người ít nhất là đã có sự quen biết nhau.
Sau những lời chào hỏi là hành vi tự giới thiệu về nghề nghiệp, trách nhiệm và vị trí của mình hoặc các thành viên cũng như công việc họ đang làm. Người Mỹ thường quan tâm dến thẩm quyền của đối tượng mà họ đang tiếp xúc, nếu người có chức danh bình thường thì ít có ý nghĩa với họ. Họ luôn có thói quen đứng trong khi trò chuyện, hoặc ngồi cách nhau khoảng một sải tay. Nếu có người ngẫu nhiên chạm vào tay, vào vai họ trong khi nói chuyện, thì hành vi đó được xem là sự phiền toái, thậm chí xúc phạm. Mặt khác, khi nói chuyện mà không có cử chỉ nhìn nhau thường xuyên, cũng được hiểu một cách đơn giản là “người có con mắt gian giảo”, khiến cho cảm giác của họ về người đó là không đáng tin cậy. Đây là một trong những khó khăn đối với các nền văn hoá khác mà khi nhìn nhau trực tiếp lại bị coi là hành vi thô bạo, hoặc thiếu sự tôn trọng. Còn ở
Mỹ thì hành vi đó lại được giải thích là biểu hiện của sự thẳng thắn, chân thành, luôn quan tâm đến nhau khi trò chuyện.
Người Mỹ thường có thói quen tranh thủ trao đổi trong các lần nghỉ giải lao sau đàm phán, các buổi học tập, trong những bữa tiệc và các sự khiện thể thao (cả người xem và người tham dự, thậm chí chơi golf còn được xem như một sự kiện kinh doanh hơn thể thao). Vấn đề tôn giáo, chính trị, tình hình tài chính cá nhân và giới tính nói chung được coi là chủ đề đối lập, không nên đưa ra bàn luận giữa các thương nhân theo cách gọi là ngoại giao.
Người Mỹ muốn biết trước nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả thân thế sự nghiệp của khách. Rất nhiều trường hợp, nhất là đối với các cuộc gặp với các quan chức chính phủ hoặc lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao, bên chủ thường yêu cầu gửi trước tiểu sử tóm tắt của trưởng đoàn. Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp gỡ (các cuộc tiếp xã giao thường kéo dài 30 – 45 phút và hiếm khi quá 1 tiếng) và không ngại ngùng chủ động kết thúc khi hết giờ, nhất là khi họ có việc bận tiếp sau đó, hoặc thấy cuộc gặp không mang lại lợi ích gì. Không thiếu những cuộc gặp kết thúc trong khi phía khách chưa kịp đề cập hết các vấn đề muốn nói.
Họ thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. ở các thành phố lớn thường xảy ra tắc nghẽn giao thông thì có thể cho phép sớm muộn đôi chút song không nhiều. Nếu không may bị muộn 10 -15 phút thì nên gọi điện thoại báo trước và xin lỗi, và, nếu có thể, cho biết lý do. Nhiều thành phố ở Hoa Kỳ rất rộng; đi từ địa điểm này đến địa điểm khác có khi mất hàng giờ. Do vậy, khi sắp xếp các cuộc gặp cần phải tính trước thời gian đi lại và trừ hao thời gian tắc nghẽn giao thông. Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm. Nói chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn.
Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Mỹ thường là ngắn, tập trung và đi thẳng vào vấn đề. Đối với một số nền văn hóa vừa gặp nhau đã bàn ngay đến chuyện làm ăn thì có thể bị coi là mất lịch sự, trong khi đó người Mỹ lại thích nói chuyện làm ăn trước, sau đó mới nói đến chuyện cá nhân và các chuyện khác. Vì vậy, thường thì khách, nhất là những người chào hàng phải chuẩn bị rất kỹ và đi thẳng vào nội dung sau những câu chào hỏi xã giao ngắn gọn. Yêu cầu này càng quan trọng nếu cuộc làm việc được tiến hành thông qua phiên dịch vì thực chất thời gian làm việc chỉ còn tối đa một nửa. Trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ làm việc, người Mỹ có thể cắt ngang lời nhau để hỏi hoặc nêu ý kiến của mình. Thói quen này có thể bị coi là bất lịch sự trong một số nền văn hóa Châu á. Do vậy, các nhà kinh doanh nước ngoài không nên ngạc nhiên khi bị người Mỹ cắt lời để hỏi hoặc nêu ý kiến của họ.
Khi thấy không còn nội dung cần thảo luận và bên chủ không muốn nói sang vấn đề khác thì khách cũng nên chủ động kết thúc cuộc gặp. Nếu cuộc gặp đã đủ dài và bạn thấy có người vào phòng thì thầm với người tiếp chính bên chủ hoặc đưa cho người đó một mảnh giấy thì bạn cũng nên hiểu đó là tín hiệu bên chủ muốn kết thúc cuộc gặp. Trước khi kết thúc cuộc gặp nên chủ động tóm tắt những việc đã bàn hoặc thỏa thuận và nói rõ những việc mà hai bên dự định sẽ triển khai.
Sau mỗi cuộc gặp gỡ quan trọng, phía khách nên gửi thư cám ơn và tranh thủ nhắc lại những vấn đề mà hai bên đã bàn hoặc thoả thuận.
4. Danh thiếp, trang phục và sự tôn trọng cấp bậc trong kinh doanh
Ở Mỹ, danh thiếp thường được đưa ra và trao đổi rộng rãi. Nếu có hành vi bỏ túi ngay sau khi nhận từ phía đối tác thì được coi là thiếu tôn trọng hay xúc phạm. Nếu sử dung thời gian trong lúc làm việc để xem danh thiếp cũng được xem là hành vi thô thiển, cần quan tâm đến công việc và những người đang làm việc với mình, ngoại trừ việc kiểm tra nhanh một số thông tin qua danh thiếp như tên, chức danh của đối tác mà thôi.
Danh thiếp thường được giữ để liên hệ khi cần thiết, được thiết kế đẹp, rõ ràng, ít thông tin, nhưng phải đầy đủ tên, nơi làm việc của bạn bằng tiếng Anh. Ngoài ra, đơn vị bạn cần có một vài trang giấy hấp dẫn để giới thiệu hoạt động của đơn vị mình bằng tiếng Anh. Tiếng Anh ở Mỹ được coi là ngôn ngữ của kinh doanh.
Ngoài xã hội, nhìn chung, người Mỹ mặc rất thoải mái, không cầu kỳ và không quan tâm nhiều đến cách ăn mặc của người khác. Trên đường phố, đôi khi rất khó có thể phân biệt đẳng cấp, địa vị xã hội hoặc nghề nghiệp dựa vào quần áo bề ngoài. Nữ nhân viên bán hàng tại một siêu thị có thể mặc đẹp và đắt tiền hơn một nữ luật sư giỏi có mức lương cao hơn gấp nhiều lần. Tuy nhiên, trong công sở, tại các hội nghị, hội thảo, tiệc và các cuộc tiếp khách các doanh nhân Mỹ cũng mặc chỉnh tề và đẹp như ở các nước khác. Khách đến thăm và làm việc thường mặc com lê thẫm mầu và cravát. Mùa hè, mùa xuân, hoặc những dịp không trang trọng lắm có thể mặc com lê sáng mầu. Doanh nhân nữ cũng thường mặc com lê với màu sắc đa dạng hơn so với nam giới. Mặc gọn gàng và chỉnh tề quan trọng hơn là kiểu cách. Một số thương nhân dùng chất lượng giầy và đồng hồ đeo tay để thể hiện mình. Thứ Sáu hàng tuần thường là ngày người Mỹ ăn mặc ít nghi lễ nhất tại các công sở. Mặc dù nhìn chung người Mỹ không cầu kỳ trong ăn mặc nhưng nếu một doanh nhân đến giao dịch mặc một bộ com lê quá cũ và hoặc nhàu nhĩ chắc chắn sẽ tạo ấn tượng ban đầu không hay đối với đối tác.
Về sự tôn trọng cấp bậc trong kinh doanh ở Mỹ thường có nhiều mức dộ khác nhau được thể hiện ở tuổi tác, kinh nghiệm, vị trí xã hội hay nghề nghiệp, hoặc phụ thuộc vào tính cách của từng người với nền văn hoá của họ. Một số người vẫn có hành vi đứng dậy khi người lớn tuổi hơn vào hay ra khỏi phòng, hoặc có một số người đàn ông làm như thế đối với phụ nữ. Nhưng nếu không có hành vi đó thì không nhất thiết bị coi là thiếu tôn trọng; điều này phản ánh tính không nghi thức nói chung và là đặc điểm của nền văn hoá ở Mỹ.
Trong môi trường kinh doanh, người Mỹ đều có thể tự giới thiệu mình với cái tên đầu. Chức vụ thường không được quan tâm như các nền văn hoá khác. Nhưng họ rất nhạy cảm về một người ở vị trị nào có thể có hoặc không làm việc được với họ. Người Mỹ thường không khắt khe,
luôn tỏ ra khiêm tốn, thân thiện và nhiệt tình chào hỏi, nói chuyện một cách thoải mái. Điều này có thể không thích hợp với vị khách nước ngoài có cấp bậc cao đã quen với những nghi lễ ở nước mình.
Các cuộc hẹn họp kinh doanh ở Mỹ thường bắt đầu đúng giờ. Có thể chấp nhận sự chậm trễ của các chuyến bay hoặc ách tắc giao thông... Để bạn phải chờ đợi không phải là tính cách của người Mỹ. Nhưng sẽ không gặp may khi họ phải chờ đợi bạn mà không có lời xin lỗi. Nói chung, bạn không được phép đến muộn trên 10 đến 15 phút cho những cuộc hẹn.
Không giống với văn hoá các nước mang nặng thủ tục, nghi thức và tuân thủ các hệ thống cấp bậc, quyền lực, địa vị cá nhân. Ở Mỹ người ta quan tâm chủ yếu đến người có trình độ chuyên môn và khả năng ra quyết định. Họ có thể cử một kỹ thuật viên cấp thấp đến dự cuộc họp với nhiều lãnh đạo cao cấp nước ngoài. Hành vi đó không phải là coi nhẹ đối tác mà bởi nhân viên kỹ thuật đó có chuyên môn tốt. Ngược lại, họ rất lúng túng khi thành viên cấp cao của họ gặp phải đối tác cấp thấp mà thiếu hẳn thẩm quyền cam kết hoặc ra quyết định.
Nói chung, người Mỹ thích sự chân thành, cởi mở trong các cuộc giao dịch, họ luôn hy vọng sẽ tạo cho bạn hàng của mình không khí dễ chịu, thoải mái và hợp tác, loại bỏ những thủ tục rườm rà để đi đến mục tiêu cuối cùng là hiệu quả cho cả hai phía. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5. Thoả thuận, mặc cả, đàm phán
Người Mỹ đã quen với việc trả theo giá đã được định sẵn và không mặc cả. Do vậy, họ có ít kinh nghiệm ứng xử trong mặc cả. Nhưng cũng đừng hy vọng người Mỹ tham gia mua bán sẽ chấp nhận những gì mà bạn đưa ra. Điều quan trọng là dù tỏ ra cởi mở và thân tình với bạn, họ vẫn làm việc với quan điểm là căn cứ vào sở thích của riêng mình chứ không theo chủ nghĩa bác ái.
Như vậy, làm được mọi việc và giảm tối thiểu những sai sót trong giao tiếp là điều quan trọng khi có sự khác nhau về ngôn ngữ và văn hoá giữa hai bên đang tiến hành thoả thuận. Cần tránh những hiểu lầm rất có thể xảy ra trong những hoàn cảnh này. Người Mỹ có xu hướng tin vào người khác, trừ phi có những điều khó hiểu xảy ra từ phía đối tác. Song một khi niềm tin bị mất thì hoàn toàn khó có thể lấy lại được và vì vậy, điều quan trọng là phải có sự thống nhất trong các điều khoản, nếu không thì những hiểu lầm đơn giản có thể nhanh chóng biến thành những mâu thuẫn lớn. Trên thực tế, khi không có sự nhất trí thì hợp đồng sẽ mất hiệu lực, thậm chí có trường hợp phải ra toà.
Về cách thức và kỹ thuật đàm phán ở Mỹ thương là thẳng thắn và cởi mở. Những người tham gia đàm phán ít khi có thái độ dứt khoát, mặc dù họ đã lựa chọn khá cao trước khi tiến hành thoả thuận. Họ dựa trên những dự đoán tài chính đã được chuẩn bị sẵn, và khó có thể thuyết phục được họ trừ phi bạn đưa ra được những phương án thích hợp và có lợi cho phía họ. Các cuộc đàm phán thường không theo nghi lễ. Một số người muốn tạo không khí thân mật trước khi đàm phán bằng cách chuyện trò vài phút về những điều vô hại và đôi khi họ tự xưng tên với nhau. Nhưng phần lớn các thương nhân Mỹ muốn bắt đầu bàn bạc ngay vào những vấn đề cụ thể. Nhiều thương