*Quan điểm kế thừa
Hiện nay, trường đại học Bạc Liêu chưa nghiên cứu và xây dựng một cách chính thống hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh để quản lý nhà trường, nhà trường chỉ vẫn học tập và làm theo các luật và những văn bản quy định có liên quan của Bộ giáo dục và đào tạo (những quy định của Bộ là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ). Tuy nhiên theo kết quả khảo sát, các thành phần của hệ thống kiểm soát nộ bộ tại trường đại học Bạc Liêu tuy không hoàn chỉnh nhưng đã hình thành một cách tự phát, một số bộ phận đã hoạt động và phát huy hiệu quả như môi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông. Vì thế các giải pháp đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của trường đại học Bạc Liêu thực hiện trên nguyên tắc duy trì, kế thừa và phát huy những ưu điểm hiện có của hệ thống kiểm soát nội bộ, kế thừa việc quản lý thành công của các trường đại học đi trước, kế thừa văn bản của Bộ đồng thời đưa ra những giải pháp để khắc phục những tồn tại yếu kém trong việc kiểm soát nội bộ tại trường. Ngoài ra, các giải pháp đề xuất cần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, chúng cần phải được phối hợp thực hiện cùng lúc để đạt hiệu quả. Tuy nhiên, mức độ thực hiện các giải pháp như thế nào lại phụ thuộc vào tình hình áp dụng của trường, của các CBGV trong nhà trường.
*Quan điểm phát triển tương xứng: Nghĩa là cập nhật trình độ quản lý của đơn vị trường đại học Bạc Liêu và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý.
Trường đại học Bạc Liêu đã và đang hội nhập vào các trường đại học trong cả nước. Ngày nay nhu cầu của người học ngày càng cao. Vì thế tạo ra uy tín cho nhà trường là một điều hết sức quan trọng để thu hút người học.Vì vậy các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của trường đại học Bạc Liêu phải thực tế, phù hợp với những hạn chế tồn tại của trường. Song song với sự phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ có cập nhật những lý thuyết kiểm soát nội bộ của thế giới thì nhà trường nên xây
dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động của nhà trường đồng thời để tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ nhà trường cũng nên ứng dụng công nghệ hiện đại.
*Quan điểm phù hợp
INTOSAI phát triển rất mạnh, mỗi lý thuyết phù hợp với đặc điểm quản lý, trình độ quản lý của mỗi đơn vị công. Trường đại học Bạc Liêu là một trường đại học mới thành lập. Mọi hoạt động của nhà trường tuy đã đang đi vào chiều hướng quy cũ nhưng còn có nhiều vấn đề bất cập về hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy khi xây dựng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tình hình thực tế, những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường (trường mới thành lập, cơ sở vật chất còn chưa hiện đại, nhân sự không đồng đều về tuổi tác cũng như năng lực, nhà quản lý chưa có kinh nghiệm trong việc quản lý, vấn đề giám sát các hoạt động của nhà trường còn mang tính hình thức…), lựa chọn lý thuyết phù hợp với tiến độ quản lý của trường, phù hợp về chi phí. Khi lựa chọn 1 lý thuyết làm nền tảng cho việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải xem xét những điểm sao cho phù hợp với lý thuyết của mình đưa ra để ứng dụng có hiệu quả. Tác giả đã chọn lý thuyết theo INTOSAI cập nhật 2004. Vì nếu chọn lý thuyết theo INTOSAI 1992 thì có thể hơi lạc hậu so với thế giới và nếu chọn INTOSAI 2013 thì lý thuyết này rất hiện đại lý thuyết này quản trị theo hướng quản lý rủi ro bao gồm cả yếu tố ERP trong quản lý mà trường đại học Bạc Liêu chưa cần thiết để áp dụng yếu tố này vào vấn đề quản lý nội bộ. Vì khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần quan tâm đến vấn đề chi phí. Nếu xây dựng một hệ thống quá cồng kềnh hiện đại mà người quản lý chưa cần tới nó, chi phí tốn kém thì không cần thiết, không mang tính khả thi.
3.1.2.Phương hướng hoàn thiện
*Phương hướng ngắn hạn
Khi xây dựng bất kỳ một giải pháp nào cho vấn đề thực tiễn chúng ta cần phải quan tâm đến phương hướng hoàn thiện của giải pháp. Trường đại học Bạc Liêu là một trường đại học công lập mới thành lập vì vậy công tác quản lý còn chưa chặt. Ta dễ dàng nhận thấy những yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường đại học Bạc Liêu qua khảo sát thực trạng, đặc biệt là thành phần đánh giá rủi ro và hoạt động giám
sát. Phương hướng ngắn hạn cho những giải pháp cần đưa ra lúc này là khắc phục các yếu kém đó để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường tốt hơn.
*Phương hướng dài hạn
Đối với phương hướng dài hạn thì trường cần thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ riêng biệt và hoàn chỉnh. Bộ phận này sẽ trực thuộc phòng thanh tra pháp chế hoặc tách biệt với phòng thanh tra pháp chế. Việc lựa chọn này phải phù thuộc với tương lai trường sẽ phát triển như thế nào để xây dựng bộ phận này cho phù hợp, tránh lãng phí chi phí mà không hiệu quả. Đối với quy mô và đặc điểm của trường đại học Bạc Liêu thì nên xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ trực thuộc phòng thanh tra pháp chế. Hệ thống kiểm soát nội bộ này phải được hoạt động theo các quy định và hướng dẫn của nhà nước. Trường cần có phương hướng dài hạn này vì trường đang hoàn thiện các bước để trở thành trường đại học được nhiều người biết đến và thực hiện mục tiêu chiến lược là đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cho bán đảo Cà Mau. Kiểm soát nội bộ có chặt thì chất lượng đào tạo mới tốt. Chất lượng đào tạo tốt là cơ sở để tạo nên uy tín cho nhà trường. Trong tương lai trường sẽ phát triển về quy mô và các ngành đào tạo của trường sẽ mở rộng. Vì vậy vấn đề quản lý cần phải chặt chẽ hơn để quản lý mọi mặt hoạt động của nhà trường.
3.1.3.Các nguyên tắc cần tuân thủ khi xây dựng các giải pháp
Ban giám hiệu có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, khi xây dựng các giải pháp cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ được văn bản hóa rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ. Các biện pháp khi xây dựng phải đơn giản, phù hợp và dễ thực hiện, xây
dựng trên quan điểm kế thừa những ưu điểm kiểm soát của nhà trường, lợi ích cân đối với chi phí.
3.2.Xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Đại học Bạc Liêu
*Xây dựng cơ chế vận hành kiểm soát
Cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của trường đại học Bạc liêu là: Nhà trường xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, ban giám hiệu chịu trách nhiệm quản lý, toàn bộ CBGV phải chấp hành theo…Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước. Một số thủ tục kiểm soát căn bản mà nhà trường cần xây dựng là: Phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi.
Thủ tục phê duyệt
Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh. Phê duyệt cho phép tiếp cận hay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệu của nhà trường. Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của nhà trường. Phê duyệt cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định: quy định về cấp phê duyệt, quy định về cơ sở của phê duyệt, quy định về dấu hiệu của phê duyệt, quy định về cấp ủy quyền
Khi phê duyệt cần lưu ý: Phê duyệt phải năng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký), nếu không cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện. Phê duyệt phải tránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng.
Thủ tục định dạng trước
Thủ tục định dạng trước là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi nhà trường áp dụng chương trình máy tính vào công tác quản lý (đặc biệt là phòng kế toán), là thủ tục hữu hiệu máy tính sẽ không cho phép nghiệp vụ được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ. Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.
Thủ tục báo cáo bất thường
Tất cả các cá nhân, tất cả các bộ phận trong nhà trường phải có trách nhiệm báo cáo về các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, ở cả trong và ngoài nhà trường. Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc. Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp.
Thủ tục bảo vệ tài sản
Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các hoạt động của nhà trường nhằm giảm thiểu tài sản bị mất mác, lãng phí, lạm dụng, hư hỏng, phá hoại. Ví dụ hạn chế tiếp cận tài sản, bảo vệ thủ tục ra vào nhà trường, sử dụng các thiết bị quan sát, kiểm kê tài sản, bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn.
Thủ tục sử dụng chỉ tiêu
Thủ tục sử dụng theo mục tiêu, lượng hóa tất cả các mục tiêu mà nhà trường đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này. Mục tiêu khi được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểm soát hơn. Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của nhà trường (phi tài chính). Các chỉ tiêu phải mang tính chất khả thi. Lập một hệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu. Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu. Người theo dõi các chỉ tiêu phải làm việc độc lập. Định kỳ theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
Thủ tục bất kiêm nhiệm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thủ tục bất kiêm nhiệm là việc tách biệt giữa bốn chức năng: Phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản (thủ kho, thủ quỹ, bảo vệ…), ghi nhận (kế toán,…). Điều này nhằm bảo đảm không ai có thể thực hiện và che dấu hành vi gian lận. Bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên cơ chế kiểm soát rất hữu hiệu, phải chỉ ra được các yêu cầu về phân chia trách nhiệm cho từng nghiệp vụ.
Thủ tục đối chiếu
Các nghiệp vụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng ban, bộ phận trong nhà trường. Đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận
khác nhau về cùng một nghiệp vụ. Giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ. Đây là thủ tục hữu hiệu để ngăn ngừa và phát hiện các gian lận hay sai sót trong thực hiện và ghi nhận các nghiệp vụ. Góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên, do nó mang tính kiểm tra chéo. Việc đối chiếu phải kịp thời, cần điều tra rõ nếu có khác biệt, phải có người theo dõi đối chiếu, tránh đối chiếu thông tin từ chung một nguồn.
Thủ tục kiểm tra và theo dõi
Thủ tục kiểm tra và theo dõi có thể được xem là cơ chế “kiểm soát sự kiểm soát”. BGH tự kiểm tra và theo dõi. BGH giao quyền cho cá nhân hay bộ phận nào đó kiểm tra và theo dõi (thường là phòng thanh tra pháp chế). Thủ tục này giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng, tạo hiệu ứng có lợi cho môi trường kiểm soát đó là công việc nhân viên làm luôn có người kiểm tra, theo dõi, đánh giá. Cần lưu ý rằng:
-BGH không thể xem xét mọi thứ nên cần thiết lập hệ thống báo cáo tập trung vào các rủi ro BGH quan tâm.
-Muốn phát hiện các dấu hiệu bất thường cần điều tra và đưa trách nhiệm rõ ràng.
-Định kỳ và đột xuất xem xét (Định kỳ có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay bất kỳ tùy vào hoạt động đang kiểm tra và theo dõi).
Các hoạt động của kiểm soát nội bộ phải được thiết lập và duy trì. Nhà trường phải giúp các CBGV nhận biết được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của mỗi CBGV trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Các quy trình, hoạt động của nhà trường cần được giám sát một cách chặt chẽ. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 5 thành phần để tạo ra bộ phận kiểm soát nội bộ của nhà trường đạt hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Môi trường kiểm soát
Đơn vị chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.
Nhà trường chứng tỏ sự độc lập với ban thanh tra và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nhà trường thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Nhà trường chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nhà trường yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Đánh giá rủi ro
Nhà trường thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp đơn vị có thể nhận diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập bao gồm: Mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và người bên trong mục tiêu tuân thủ.
Nhà trường nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị.
Nhà trường xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị.
Nhà trường xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hoạt động kiểm soát
Nhà trường lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được.
Nhà trường lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.