Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ có quan hệ chặt chẽ với nhau. Nhà quản lý cần đánh giá các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu. Hoạt động kiểm soát nội bộ được tiến hành nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý nhằm xử lý rủi ro được thực hiện trong thực tế. Trong khi đó, các thông tin thích hợp cần phải được thu thập và quá trình trao đổi thông tin phải diễn ra thông suốt trong toàn bộ tổ chức. Quá trình trên cần được giám sát để điều chỉnh lại hệ thống kiểm soát nội bộ khi cần thiết.
Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ cần có tính linh hoạt cao. Ví dụ đánh giá rủi ro không chỉ ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm soát mà còn có thể chỉ ra nhu cầu xem xét lại thông tin và truyền thông hoặc hoạt động giám sát trong tổ chức. Vì vậy kiểm soát nội bộ không đơn giản chỉ là một quá trình ở đó mỗi bộ phận hợp thành không chỉ ảnh hưởng đến bộ phận kế tiếp mà thật sự là một quá trình tương tác đa chiều trong đó hầu như bộ phận nào cũng có thể ảnh hưởng đến bộ phận khác. Do đó, mọi tổ chức đều cần có các bộ phận nói trên, nhưng hệ thống kiểm soát nội bộ của họ lại rất khác nhau tùy theo ngành nghề, quy mô, văn hóa và phong cách quản lý…
1.6.7. Mối quan hệ giữa mục tiêu của tổ chức và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ [1] kiểm soát nội bộ [1]
Các mục tiêu của tổ chức là những điều cần đạt được với các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ đại diện cho những gì cần có để đạt được mục tiêu có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Mỗi bộ phận đều cần thiết cho việc đạt được cả ba nhóm mục tiêu. Ví dụ các thông tin tài chính và phi tài chính một thành phần của bộ phận thông tin và truyền thông cần thiết cho việc quản lý tổ chức một cách hữu hiệu và hiệu quả, đồng thời cũng rất hữu ích để lập được báo cáo tài chính đáng tin cậy và cũng cần thiết khi đánh giá sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Mỗi mục tiêu chỉ đạt được thông qua năm bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ. Nói cách khác, cả năm bộ phận hợp thành của kiểm soát nội bộ đều hữu ích và quan trọng trong việc giúp cho tổ chức đạt được một trong ba nhóm mục tiêu. Ví dụ tổ chức hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, cả năm bộ phận của kiểm soát nội bộ đều quan trọng và góp phần tích cực vào việc đạt được các mục tiêu.
Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng bộ phận, từng hoạt động của tổ chức và toàn bộ tổ chức nói chung. Chẳng hạn môi trường kiểm soát sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của một phòng chức năng ví dụ phòng kinh doanh.
1.7.Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ [16] Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:
-Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
-Khi nhân viên chấp nhận làm việc “không công”. Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của đơn vị để kiếm lợi cho mình.
-Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
-Không yên tâm về tài chính đơn vị. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc. Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của đơn vị. Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động của đơn vị lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là cho dù bất kỳ vấn đề gì xảy ra nó vẫn được tiến hành và giải quyết được các hoạt động và cung cấp tính hợp lý tương đối bảo đảm cho nhà quản lý đạt được các mục tiêu của một đơn vị. Nó có thể cung cấp thông tin quản lý về sự tiến bộ, các mục tiêu của đơn vị. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ không thể thay đổi một người quản lý vốn thiếu kinh nghiệm thành một người quản lý giỏi. Hơn nữa, sự thay đổi trong chính sách hoặc các chương trình của chính phủ, điều
kiện nhân khẩu học và kinh tế thường ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý và có thể yêu cầu các nhà quản lý điều khiển thiết kế lại hoặc điều chỉnh các mức độ rủi ro chấp nhận được trong đơn vị của mình.
“Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống, thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn toàn hữu hiệu. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…”Nói cách khác, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:
-Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người: Sự vô ý, bất cẩn, đãng trí trong ghi chép, nhập liệu...gây sai sót trên sổ sách, báo cáo tài chính.
-Những hạn chế từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích. -Những hạn chế từ lạm quyền: Sự lạm dụng quyền hạn của các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của đơn vị.
-Những hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp.
-Những hạn chế xuất phát từ sự thông đồng: Kiểm soát nội bộ khó ngăn cản được sai sót và gian lận nếu nó xuất phát từ sự lạm quyền của nhà quản lý, họ có thể tìm cách bỏ qua một số thủ tục kiểm soát cần thiết từ đó tận dụng những lỗ hỏng của hệ thống kiểm soát để thực hiện các hành vi gian lận hoặc không tuân thủ.
-Những hạn chế từ việc kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên.
1.8.Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu tại Việt Nam 1.8.1.Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu
Khái niệm
Đơn vị sự nghiệp có thu là một loại đơn vị sự nghiệp công lập có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán.
Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu [5]
Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, các đơn vị sự nghiệp có thu được phân loại như sau:
-Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động: Đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên bằng hoặc lớn hơn 100%; đơn vị đã tự bảo đảm chi phí hoạt động từ nguồn thu sự nghiệp, từ nguồn ngân sách nhà nước do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước đặt hàng.
-Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động: Là đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên từ trên 10% đến dưới 100%.
-Đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động: Đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên từ 10% trở xuống; đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu.
Nguồn tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu
Nguồn thu từ ngân sách nhà nước cấp: Kinh phí không thuờng xuyên được ngân sách nhà nước cấp cho các đơn vị bao gồm: Kinh phí thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp bộ, ngành; chương trình mục tiêu quốc gia và các nhiệm vụ đột xuất khác được cấp có thẩm quyền giao. Kinh phí Nhà nước thanh toán cho đơn vị theo chế độ đặt hàng để thực hiện các nhiệm vụ Nhà nước giao,theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định. Kinh phí cấp để tinh giảm biên chế theo chế độ Nhà nước quy định đối với số lao động trong biên chế dôi ra. Vốn đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động theo dự án và kế hoạch hàng năm, vốn đối ứng cho các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Nguồn thu sự nghiệp của đơn vị gồm: Tiền thu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước cấp. Mức thu phí, lệ phí, tỷ lệ nguồn thu được để lại đơn vị sử dụng và nội dung chi thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền với từng loại phí, lệ phí. Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ. Mức thu từ các hoạt động này do thủ trưởng các đơn vị quyết định, theo nguyên tắc đảm bảo bù đắp chi phí và có tích luỹ. Các khoản thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật (nếu có).
Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật: Thu từ các dự án viện trợ, quà biếu tặng, vay tín dụng Ngân hàng hoặc Quỹ Hỗ trợ phát triển để mở rộng và năng cao chất
lượng hoạt động sự nghiệp và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của Pháp luật.
Nhiệm vụ chi của đơn vị sự nghiệp có thu
Chi hoạt động thường xuyên của đơn vị theo hoạt động chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao và chi cho các hoạt động thu có sự nghiệp bao gồm: Chi cho người lao động, chi quản lý hành chính, chi các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, chi hoạt động tổ chức thu phí, lệ phí, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ, chi mua sắm dụng cụ thay thế, sửa chữa thường xuyên cơ sở vật chất, các khoản khác theo quy định của pháp luật, chi thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, ngành; Chương trình mục tiêu quốc gia, chi thực hiện nhiệm vụ đặt hàng của Nhà nước; Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có vốn nước ngoài theo quy định, chi thực hiện tinh giản biên chế do Nhà nước quy định, chi đầu tư phát triển, chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao.
1.8.2.Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị sự nghiệp có thu
Thực tế triển khai hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị sự nghiệp có thu hiện nay còn rất yếu kém. Một số tổ chức mơ hồ về hệ thống kiểm soát nội bộ. Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa KSNB và kiểm toán nội bộ. Nhiều tổ chức mơ hồ về phương pháp tiến hành xây dựng hệ thống KSNB. Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tương quan của hệ thống KSNB và hệ thống phòng ban chức năng và quy trình hoạt động của tổ chức. Nhiều tổ chức gọi tên và nhiệm vụ của KSNB bằng những tên gọi khác và mang những ý nghĩa khác, v.v.
Tất cả các vấn đề trên cần phải được giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận thức đầy đủ về hệ thống KSNB, các thành phần, phương pháp xây dựng, phương pháp đánh giá và cải tiến,… một cách bài bản và hệ thống.
Đối với mục tiêu về hoạt động
Mục tiêu hoạt động của các đơn vị sự nghiệp không phải là việc tối đa hóa lợi nhuận mà là tối đa hóa lợi ích cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý nguồn lực của Nhà nước. Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực này để đảm bảo rằng:
tính hữu hiệu, hiệu quả và quan trọng là phải đạt được tính nhân văn trong các hoạt động của mình.
-Việc quản lý, sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
Đối với mục tiêu về báo cáo
Các báo cáo ở đơn vị sự nghiệp thông thường cung cấp các thông tin về tình hình quản lý ngân quỹ, tình hình sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nước, tình hình quyết toán Ngân sách Nhà nước... Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực này để đảm bảo rằng:
-Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và báo cáo trung thực và đáng tin cậy.
-Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Đối với mục tiêu về tuân thủ
Đối với mục tiêu này, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng: -Việc chấp hành nghiêm túc Luật ngân sách nhà nước, Luật kế toán, Luật thuế và văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
-Việc chấp hành nội quy và quy chế của đơn vị sự nghiệp.
1.9.Bài học kinh nghiệm từ các sự kiện có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nước ở đơn vị công [15]
“So sánh với Báo cáo COSO 1992, các chuẩn mực kiểm soát nội bộ trong khu vực công tập trung hơn vào các chức năng và đặc điểm của đơn vị nhà nước và các quy định có tính quy chuẩn hơn là chỉ hướng dẫn. Trong khu vực công tại Việt Nam hiện nay, khái niệm kiểm soát nội bộ còn rất mới mẻ. Các nhà quản lý trong khu vực công thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để hành xử hơn là một cái nhìn tổng quát và có hệ thống về công tác kiểm soát. Ngoài ra, việc thiếu một kỹ năng phân tích từ mục tiêu, rủi ro đến các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tổn hao nguồn lực vào những thủ tục kiểm soát không cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng”. Các đơn vị công thường không xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ
hoàn chỉnh nhưng các yếu tố trong hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại mờ nhạt, mang tính chất tự phát.
Hầu hết các trường đại học hoạt động và quản lý dựa trên các quy định của bộ giáo dục và đào tạo. Nếu các trường thực hiện theo đúng các quy định ban hành thì sẽ có cơ chế quản lý tốt. Nên phần này tác giả chỉ nêu những sự kiện liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong nước ở khu vực công. Cụ thể là về các trường có cơ chế quản lý tốt được bộ giáo dục khen hay có cơ chế kiểm soát nội bộ yếu kém gây thất thoát tài sản, lãng phí công quỹ,… Mục đích của tác giả là từ những hạn chế, khuyết điểm từ các trường đã nêu sẽ giúp cho trường đại học Bạc Liêu chấn chỉnh việc quản lý của trường tốt hơn, tránh xa những yếu kém đó và sẽ kế thừa những mặt tốt của các trường có cơ chế quản lý tốt.
Trường có cơ chế quản lý tốt:
*Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng khen phương án đổi mới thi của đại học quốc gia Hà Nội theo Vnexpress (tin nhanh Việt Nam) ngày 15 tháng 9 năm 2014: Trường đã thực hiện phương án tuyển sinh bằng một bài thi tổng hợp nhằm đánh giá toàn diện năng lực người học và được nhiều trường hưởng ứng làm theo. ĐH Quốc gia Hà Nội có tỷ lệ cán bộ học vị tiến sĩ và tiến sĩ khoa học đạt 46,3%, tỷ lệ cán bộ có học hàm