1. Sau hơn 2 tháng chỉnh lí tài liệu phòng của Huyện uỷ Sơn Động kết quảchỉnh lí đã đạt được là : chỉnh lí đã đạt được là :
-Hồ sơ vĩnh viễn : 488 hồ sơ (50cặp ) -Hồ sơ đánh giá :104 hồ sơ
-Hồ sơ đánh giá hết thời hạn bảo quản là 986 hồ sơ (7m ) -Tài liệu trùng thừa là15m
2. Số lượng tài liệu đưa ra tiêu huỷ :
-Trùng thừa : Đã thồng kê tài liệu trùng thừa của từng nhiệm kì ra riêng 15m.
- Tài liệu đánh giá (Đã hết giá trị ) đã kê hồ sơ và văn bản trong hồ sơ là 7m .
3. Các trang thiết bị bảo quản :
- Sử dụng đánh giá bằng kim loại .
- Hộp đựng hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước, cặp đựng tài liệu .
- Tiến hành việc kê lại, sắp xếp lại giá tài liệu, quét dọn kho, soạn thảo nội quy ra vào kho lưu trữ việc sử dụng các thiết bị bảo quản đã giúp cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận tiện .
4. Việc tra tìm, phục vụ độc giả .
- Tài liệu tra tìm của Huyện uỷ chủ yếu là trong nhiệm kì 2000-2005 .
Đối với tài liệu nhiệm kì đương nhiệm chúng em tiến hành chia tài liệu theo năm , trong từng năm chia theo tác giả, tên loại (chỉ tài liệu Huyện uỷ ) sau đó sắp xếp cặp tài liệu trùng thừa, sắp xếp theo thời gian bỏ vào cặp 3 dây và có bảng chỉ dẫn tra tìm tài liệu .
VD: Cặp số 20 là tập tài liệu Quyết Định, Báo Cáo, Chương trình của Huyện uỷ .
Tại kho lưu trữ Huyện uỷ Sơn Động chúng em đã tiến hành tra tìm cho độc giả khoảng 30 văn bản cho 15 người, Việc tra tìm rất nhanh và thuận lợi so với trước kia.
Ngày 28/8 /2004 . Văn phòng Huyện uỷ tiến hành cuộc họp giữa văn phòng Huyện uỷ với Đoàn thực tập, thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 9 người tiến
15m giá tài liệu trùng thừa. Sau đó đồng chí Trưởng đoàn bàn giao tất cả sổ sách, hướng dẫn cho Hội đồng xác định giá trị tài liệu và đồng chí Cán bộ lưu trữ cách tra tìm tài liệu. Sau đó tiến hành tổng kết quá trình (chỉnh lí ) thực tập .
