Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được thực trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa hiện tượng lãng phí, tham ô vật liệu, có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng tiêu cực nhằm quản lý tốt vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể được thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị; kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường...Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê, hội đồng hoặc ban kiểm kê phải có thành phần đại diện lãnh đạo, những người có trách nhiệm vật chất về bảo quản vật tư, phòng kế toán và cán bộ nhân viên doanh nghiệp. Khi kiểm kê doanh nghiệp phải thực hiện việc cân, đo, đong, đếm và phải lập biên bản kiểm kê(mẫu 08 - VT ), xác định số chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với số liệu trong sổ kế toán. trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch.Việc xử lý kết quả kiểm kê được thực hiện bởi hội đồng xử lý tài sản. Doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban xử lý tài sản đảm bảo đầy đủ thành phần cần thiết để giải quyết các trường hợp thừa, thiếu vật liệu nói riêng và các tài sản trong kiểm kê nói chung. Hội đồng xử lý tài sản có trách nhiệm phân tích, đánh giá các nguyên nhân cụ thể để đi đến kết luận khách quan.
Sơ đồ 6 :
HẠCH TOÁN VẬT LIỆU THỪA THIẾU SAU KIỂM KÊ
TK 721TK 721 TK 721
(1)TK 338 (3381) TK 338 (3381) (2) TK 002 TK 621, 627, 641, 642 (4) TK 721 (5) TK 111, 334, 138(1388) (6) TK 138 (1381) (7) Ghi chú:
(2): vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý. (3): vật liệu thừa là của đơn vị khác.
(4): vật liệu thiếu do cân, đong, đo đếm sai.
(5): Vật liệu thiếu trong định mức hay ngoài định mức nhưng được cấp có thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh.
(6): Yêu cầu người phạm lỗi bồi thường số vật liệu thiếu. (7): Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý.