ÁN
2.1 – Lựa chọn hỡnh thức giao dịch
Trong quỏ trỡnh tỡm kiếm đối tỏc kinh doanh, cụng ty đó quyết định chọn hỡnh thức giao dịch bằng thư tớn, đõy được coi là phương thức giao dịch được sử dụng phổ biến rộng rói nhất trong mỗi hoạt động giao dịch hiện nay, đặc biệt là đối với hoạt động xuất nhập khẩu hàng húa cũng như trao đổi thương mại, dịch vụ.
Hỡnh thức thư tớn được sử dụng chủ yếu khụng chỉ bởi tớnh phổ biến, lịch sự, tớnh kinh tế trong chi phớ giao dịch mà cũn bởi tớnh phỏp lớ rừ ràng của thư tớn trong mỗi giao dịch.
Thư tớn được sử dụng trong giao dịch cú nhiều ưu điểm so với cỏc hỡnh thức giao dịch khỏc, người sử dụng cú thể tiết kiệm được chi phớ, thời gian, đặc biệt là đối với những đối tỏc cỏc bờn ở cỏch xa nhau về địa lý, cỏc bờn khụng cần thiết phải trực tiếp gặp mặt nhau và kớ kết, thương lượng cỏc điều khoản với nhau mà vẫn cú thể đảm bảo được tớnh phỏp lớ ở một mức nhất định trong mỗi giao dịch. Hơn nữa người sử dụng hỡnh thức này cú thể giao dịch với nhiều đối tỏc cựng một lỳc, cú thể khụng bộc lộ trực tiếp ý kiến, ý định thực sự của mỡnh.
Tuy nhiờn bờn cạnh những ưu điểm đú của hỡnh thức giao dịch qua thư tớn, hỡnh thức này cũng cú những khuyết điểm nhất định, đú là nú đũi hỏi phải mất nhiều thời gian chờ đợi đối tỏc trả lời, điều đú cú thể dẫn tới việc bỏ lỡ cơ hội kinh
doanh… hỡnh thức giao dịch thụng qua điện tớn cú thể khắc phục khuyết điểm này. Đặc biệt khi sử dụng hỡnh thức thư tớn là ngụn ngữ cần phải lịch sự, ngắn gọn sỳc tớch, đi thẳng vào vấn đề, chớnh xỏc về ngụn từ sử dụng cũng như đũi hỏi khẩn trương, kiờn nhẫn đối với người sử dụng.
Ngụn ngữ được sử dụng phải là ngụn ngữ phổ biến, nhiều người biết đến trờn thế giới, cú tớnh chất chớnh xỏc về ngụn từ, cấu trỳc, trang trọng lịch sự nhưng vẫn đảm bảo tớnh cụ thể, rừ ràng, dễ hiểu, trỏnh những cỏch hiểu sai đối với người đọc.
Tuy nhiờn để đảm bảo tuyệt đối tớnh chất phỏp lớ cũng như những thỏa thuận được quyểt định với sự đồng ý từ hai bờn, hỡnh thức đàm phỏn vẫn cần được thực hiện giữa cỏc bờn trong cỏc trường hợp như đàm phỏn kớ kết cỏc hợp đồng sản xuất kinh doanh cú quy mụ lớn…
2.2 - Gửi thư chấp nhận Order của đối tỏc