5.3.1. Quy trình nhận, rút tiền gửi
5.3.1.1 Quy trình nhận tiền gửi
− Khách hàng đến ngân hàng gửi tiền mặt, giao dịch viên sẽ hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các yếu tố trên giấy nộp tiền. Sau đó khách hàng kí trên các liên của giấy nộp tiền, kê các loại tiền nộp rồi nộp chứng từ cho giao dịch viên. Giao dịch viên kiểm tra các yếu tố trên giấy nộp tiền. Nếu số tiền mà khách hàng nộp nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên (đối với VNĐ là 100 triệu đồng, USD là 3000USD), giao
dịch viên tiến hành nhập mọi thông tin về khách hàng từ giấy nộp tiền vào máy tính của mình đồng thời chuyển mọi thông tin về nghiệp vụ đó vào máy của kiểm soát viên.
− Tiếp đến, giao dịch viên kiểm đếm, phân loại, nhận dạng tiền thật, giả, thu tiền của khách hàng theo bảng kê nộp tiền. Giao dịch viên đưa giấy nộp tiền vào máy in rồi kí trên tất cả các liên của giấy nộp tiền và đóng dấu đã thu tiền rồi chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra và kí. Liên chứng nhận nộp tiền, giao dịch viên giao cho khách hàng giữ. Liên giấy nộp tiền được giữ lạo làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.
− Nếu số tiền khách hàng nộp lớn hơn hạn mức thu, chi tiền mặt của giao dịch viên thì giao dịch viên cũng tiến hành nhập các thông tin về khách hàng vào máy và in ra. Giao dịch viên kí trên các liên của giấy nộp tiền rồi chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra, kí duyệt. Nếu thấy chứng từ hợp lệ, kiểm soát viên duyệt chứng từ trên máy và kí trên các liên của giấy nộp tiền và chuyển lại cho giao dịch viên. Giao dịch viên đưa lại chứng từ cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sang phòng quĩ để nộp tiền. Thủ quĩ thực hiện thu tiền theo bảng kê nộp tiền, kí, đóng dấu đã thu tiền lên liên chúng nhận nộp tiền và chuyển lại cho giao dịch viên. Sau đó thủ quĩ thông báo cho giao dịch viên thông qua máy vi tính, liên giấy nộp tiền lưu lại làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.
5.3.1.2. Quy trình rút tiền gửi
− Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các yếu tố trên giấy rút tiền, khách hàng kí và đưa cho giao dịch viên. Giao dịch viên kiểm tra các yếu tố trên giấy rút tiền và các chứng từ do khách hàng đưa xem số và tên tài khoản có khớp nhau không, chứng minh nhân dân, kiểm tra xem số dư tài khoản còn đủ không. Nếu hợp lệ giao dịch viên nhập thông tin vào máy tính của mình rồi chuyển thông tin sang máy của kiểm soát viên. Sau khi kiểm soát viên kí duyệt trên máy, giao dịch viên đưa giấy rút tiền vào máy in rồi xử lý. Giao dịch viên kí vào giấy rút tiền rồi chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra tính hợp lệ rồi kí và chuyển chứng từ lại cho giao dịch viên.
− Nếu số tiền mà khách hàng rút nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì giao dịch viên chi tiền cho khách hàng. Sau khi khách hàng nhận tiền và kí vào giấy rút
tiền, giao dịch viên giao một liên của giấy rút tiền cho khách hàng và lưu lại một liên làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.
− Nếu số tiền mà khách hàng rút lớn hơn hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì sau khi giao dịch viên được kiểm soát viên chuyển lại chứng từ, giao dịch viên đưa giấy rút tiền lại cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng sang phòng quĩ đồng thời chuyển mọi thông tin của khách hàng sang máy của thủ quĩ. Thủ quĩ gửi trả thông tin về việc giao dịch đã được thực hiện về máy của giao dịch viên và các liên còn lại của giấy rút tiền cho giao dịch viên. Giao dịch viên lưu một liên của giấy rút tiền làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.
5.3.2. Quy trình thanh toán không dùng tiền mặt
5.3.2.1. Nghiệp vụ thanh toán bằng UNC
Khi khách hàng muốn trích tài khoản của mình mở tại ngân hàng để chuyển cho người thụ hưởng bằng UNC, khách hàng điền đầy đủ các yếu tồ thuộc phần dành cho khách hàng trên UNC, kí tên và đóng dấu (nếu có) trên tất cả các liên của UNC rồi nộp cho giao dịch viên.
− Trường hợp người phát hành UNC và người thụ hưởng có tài khoản cùng mở tại chi nhánh
Trước tiên giao dịch viên kiểm tra lại tất cả các yếu tố trên UNC. Nếu hợp lệ, giao dịch viên nhập các thông tin của giao dịch vào máy đồng thời chuyển qua máy của kiểm soát viên rồi tiến hành in chứng từ. Sau khi in, giao dịch viên kí vào tất cả các liên của UNC và chuyển bộ chứng từ cho kiểm soát viên chờ duyệt phiếu, kiểm soát viên kiểm tra lại chứng từ và tình trạng tài khoản của khách hàng nếu đủ điều kiện thì tiến hành duyệt giao dịch trên máy, kí trên tất cả các liên của UNC và chuyển chứng từ đã kí cho giao dịch viên. Giao dịch viên tách một liên UNC làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ, một liên dùng làm giấy báo có cho người bán và một liên dùng làm giấy báo nợ.
− Trường hợp người phát hành UNC và người thụ hưởng có tài khoản cùng mở tại hai ngân hàng khác nhau
Trước tiên, giao dịch viên kiểm tra các yếu tố trên UNC và tiến hành duyệt qua kiểm soát viên. Sau khi kiểm soát viên chuyển chứng từ đã kí duyệt cho giao dịch viên thì giao dịch viên tách một liên của UNC làm chứng từ ghi nợ tài khoản của người phát hành UNC và lưu nhật kí chứng từ. Hai liên UNC được chuyển cho ngân hàng phục vụ người hưởng, liên còn lại dùng làm giấy báo nợ cho người phát hành.
Ngân hàng phục vụ người hưởng sau khi nhận được lệnh chuyển tiền từ ngân hàng của người chi trả, giao dịch viên tiến hành kiểm tra tính chính xác của lệnh rồi chuyển thông tin giao dịch vào máy của kiểm soát viên để kiểm soát viên.kiểm soát lại giao dịch, sau đó giao dịch viênin chứng từ, kí tên trên các chứng từ đó trước khi chuyển sang cho kiểm soát viên kí. Kiểm soát viên sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ nếu chấp nhận thì kí vào các chứng từ đó rồi chuyển lại cho giao dịch viên. Giao dịch viên lưu một bộ chứng từ ghi sổ để thông báo cho khách hàng được hưởng. 5.3.2.2. Nghiệp vụ séc bảo chi
Khi khách hàng muốn sử dụng séc bảo chi phải đến ngân hàng làm thủ tục xin bảo chi séc. Khách hàng cần điền đầy đủ thông tin vào bộ chứng từ séc bảo chi gồm: hai liên giấy yêu cầu bảo chi séc có đầy đủ các yếu tố, chữ kí và dấu …
Giao dịch viên kiểm tra điều kiện để bảo chi séc như : tính hợp lệ, thời hạn của séc chuyển khoản …Nếu hợp lệ thì nhập các thông tin theo đúng nội dung trên để thực hiện giao dịch trên máy và kí vào giấy yêu cầu bảo chi séc rồi chuyển bộ chứng từ cho kiểm soát viên chờ duyệt.
Kiểm soát viên kiểm tra séc, nếu chấp nhận bộ chứng từ thì ghi ngày, tháng, năm kí phát hành séc và kí đóng dấu vào chỗ qui định bảo chi trên tờ séc rồi chuyển lại cho giao dịch viên. Giao dịch viên đưa séc bảo chi cho khách hàng và đề nghị khách hàng kiểm tra lại tính hợp lệ của tờ séc trước khi nhận. Sau đó nhập hồ sơ theo dõi séc bảo chi đã phát hành.
Người phát hành séc bảo chi sau khi mua hàng hoá, dịch vụ thì giao séc bảo chi cho người bán. Người bán lấy séc bảo chi đến ngân hàng thanh toán.
− Nếu người mua hàng và người bán hàng có tài khoản tại cùng ngân hàng phát hành séc bảo chi thì
Khi khách hàng nộp tờ séc bảo chi và bảng kê nộp séc thì giao dịch viên kiểm tra số seri của tờ séc thông qua hồ sơ theo dõi séc bán hoặc bảo chi séc cho người phát hành, kiểm tra thời hạn của tờ séc (15 ngày kể từ ngày phát hành), tính hợp lệ của tờ séc và bảng kê nộp séc.
+ Nếu séc không đủ điều kiện thanh toán thì giao dịch viên lập hai phiếu từ chối thanh toán ghi rõ lý do từ chối, trả lại séc và một liên từ chối cho khách hàng, một liên lưu lại tại chi nhánh.
+ Nếu tờ séc hợp lệ thì thực hiện các giao dịch trên máy và kí trên các bảng nộp séc rồi chuyển séc và bảng kê cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra lại, nếu hợp lệ thì kí trên bảng kê nộp séc rồi chuyển lại cho giao dịch viên để giao dịch viên thanh toán tiền cho người hưởng. Giao dịch viên lưu một liên cùng tờ séc bảo chi để hạch toán, một liên dùng để báo nợ cho người phát hành séc và một liên báo có cho người được hưởng.
− Nếu người mua hàng và người bán hàng có tài khoản tại hai ngân hàng cùng hệ thống hoặc hai ngân hàng khác hệ thống nhưng trên cùng địa bàn:
Khi người bán đem séc bảo chi đến ngân hàng thanh toánthì phải nộp tờ séc và ba bảng kê nộp
Giao dịch viên kiểm tra thời hạn của tờ séc, nhập các dữ liệu lên máy in, kí vào tất cả các bảng kê nộp séc èôi chuyển cho kiểm soát viên kiểm tra. Kiểm soát viên nếu thấy tờ séc là hợp pháp thì kí trên ba bảng kê nộp séc rồi chuyển chứng từ đã kí duyệt cho giao dịch viên. Sau đó giao dịch viên chuyển séc và bảng kê nộp séc cho bộ phận liên ngành để chuyển đi thanh toán.
Tại ngân hàng phát hành séc bảo chi khi nhận được lệnh chuyển nợ phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chuyển đến.
5.3.3. Quy trình nghiệp vụ giao dịch kinh doanh ngoại tệ
5.3.3.1 Mua ngoại tệ
Nếu khách hàng mua ngoại tệ tại chi nhánh thì yêu cầu khách hàng điền đầy đủ các nội dung trên “giấy mua ngoại tệ” ở phần dành cho khách hàng, kí và đóng dấu
(nếu có) lên tất cả các liên của “giấy mua ngoại tệ”, đồng thời kê các loại tiền nộp vào mẫu bảng kê nộp tiền, loại tiền muốn rút rồi nộp cho giao dịch viên.
Giao dịch viên kiểm tra các nội dung ghi trên “giấy mua ngoại tệ” nếu hợp lệ thì nhập các thông tin của giao dịch đó vào máy của mình và chuyển qua máy của kiểm soát viên để duyệt trên máy.
− Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt vào để mua ngoại tệ và yêu cầu rút tiền mặt bằng ngoại tệ thì giao dịch viên thu tiền của khách hàng, kiểm đếm, phân loại sau đó đưa “giấy mua ngoại tệ” vào máy in để in ra và kí trên tát cả các liên của “giấy mua ngoại tệ” rồi chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra chứng từ, kí duyệt trên máyvà trên chứng từrồi chuyển lại cho giao dịch viên.
+ Nếu số tiền khách hàng giao dịch nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì căn cứ vào tỷ giá hiện hành của ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn áp dụng để qui đổi ra số ngoại tệ bằng tiền mặt tương ứng cho khách hàng và hạch toán vào tài khoản của khách hàng. Khách hàng nhận tiền từ giao dịch viên. Giao dịch viên đóng dấu “đã thu tiền” và “đã nhận tiền” lên hai liên của “giấy mua ngoại tệ”. Giao một liên cho khách hàng để làm chứng nhận nộp tiền và rút tiền, một liên giao dịch viên giữ lại làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.
+ Nếu số tiền khách hàng giao dịch nằm ngoài hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì sau khi nhận lại chứng từ từ kiểm soát viên, giao dịch viên đưa chứng từ cho khách hàng rồi hướng dẫn khách hàng sang phòng quĩ để thực hiện giao dịch. Căn cứ vào tỷ giá hiện hành của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn áp dụng mà thủ quĩ sẽ thực hiện thu tiền mặt của khách hàng và qui đổi ra ngoại tệ giao cho khách hàng cùng với hai liên của “giấy mua ngoại tệ” để làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ .
− Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt bằng VNĐ vào để mua ngoại tệ và chuyển số ngoại tệ mua vào tài khoản của mình tại ngân hàng
Trước tiên giao dịch viên thu tiền của khách hàng, kiểm đếm, phân loại. Đưa “giấy mua ngoại tệ” vào máy in, in ra kí trên tất cả các liên của “giấy mua ngoại tệ” rồi
chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra chứng từ, kí duyệt trên máy và trên chứng từ sau đó chuyển lại cho giao dịch viên.
+ Nếu số tiền khách hàng nộp vào nằm trong hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì căn cứ vào tỷ giá hiện hành của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn áp dụng để qui đổi ra số ngoại tệ tương ứng mà khách hàng được hưởng. Giao dịch viên tách một liên của “giấy mua ngoại tệ” làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ, một liên làm giấy báo nợ và một liên làm giấy báo có tài khoản gửi cho khách hàng.
+ Nếu số tiền khách hàng nộp vào nằm ngoài hạn mức thu, chi của giao dịch viên thì sau khi nhận lại chứng từ từ kiểm soát viên, giao dịch viên đưa chứng từ và tỷ giá hiện hành cho khách hàng rồi hướng dẫn khách hàng sang phòng quĩ để thực hiện giao dịch. Căn cứ vào tỷ giá hiện hành của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn áp dụng mà thủ quĩ sẽ thực hiện thu tiền mặt của khách hàng và qui đổi ra ngoại tệ giao cho khách hàng đồng thời thông báo qua máy tính và gửi một liên chứng từ sang cho giao dịch viên để giao dịch viên hạch toán tài khoản cho khách hàng .
− Trường hợp khách hàng chích tiền từ một tài khoản của mình ể mua ngoại tệ và chuyển số ngoại tệ mua vào tài khoản của mình
Trước tiên giao dịch viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Nếu chấp nhận giao dịch viên lập, in và kí trên tất cả các liên của “giấy mua ngoại tệ” rồi chuyển cho kiểm soát viên duyệt. Kiểm soát viên kiểm tra lại bộ chứng từ nếu không có gì sai phạm thì kí duyệt trên máy và trên tất cả các liên của “giấy mua ngoại tệ” và chuyển lại cho giao dịch viên. Giao dịch viên trích tài khoản tiền gửi bằng VNĐ (dựa trên tỷ giá hiện hành của ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn áp dụng) để qui đổi ra ngoại tệ cho khách hàng và chuyển vào tài khoản ngoại tệ của khách hàng rồi chuyển hai liên của “giấy mua ngoại tệ” dùng làm giấy báo có và giấy báo nợ cho khách hàng, một liên được dùng làm chứng từ ghi sổ và lưu nhật kí chứng từ.
5.3.3.2. Bán ngoại tệ: Xử lý tương tự như bán ngoại tệ.
Cán bộ tín dụng phải thông báo cho khách hàng biết vế các chính sách cho vay mà ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn áp dụng, giải thích và hướng dẫn cụ thể cho khách hàng lập hồ sơ vay vốn.
Khi khách hàng nộp hồ sơ vay vốn và các giấy tờ, hồ sơ tín dụng khác mà ngân hàng yêu cầuthì cán bộ tín dụng kiểm tra sơ bộ các yếu tố như : có đủ loại, đủ số lượng yêu cầu không? Có chữ kí và xác nhận của cơ quan liên quan không?có phù hợp về mặt nội dung giữa các tài liệu khác nhau trong bộ hồ sơ không? tư cách pháp nhân của khách hàng xin vay, giấy uỷ quyền (nếu có).
Sau khi kiểm tra, thẩm định chi tiết các hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ đảm bảo tiền vay, hồ sơ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của khách hàng, cán bộ tín dụng sẽ lập báo cáo sơ bộ trình lên phụ trách phòng tín dụng để xem xét duyệt. Phụ trách phòng tín dụng có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin đã nêu trong báo cáo, thẩm định lại hồ sơ của khách hàng rồi xử lý.
− Trường hợp số tiền vay của khách hàng nằm trong phạm vi thẩm quyền của phụ trách phòng tín dụng
+ Nếu không duyệt hồ sơ xin vay của khách hàng, phụ trách phòng tín dụng sẽ lập báo cáo nêu rõ lý do từ chối cấp tín dụng rồi thông qua cán bộ tín dụng để trao đổi và giải thích cho khách hàng về việc từ chối.
+ Nếu duyệt hồ sơ xin vay của khách hàng, trưởng phòng kí duyệt trên bộ hồ sơ