III. biện pháp phòng ngừa rủi ro tại các ngân hàng cơ sở đặc biệt là việc thực hiện các hình thức bảo đảm
8.Kế toán thanh toán vốn giữa các Ngân hàng
NHNo&PTNT Phú Xuyên là chi nhánh Ngân hàng cấp 2 hoạt động dới sự chỉ đạo của NHNo&PTNT tỉnh Hà Tây. Do vậy không tham gia thanh toán với Ngân hàng Nhà nớc, không tham gia thanh toán bù trừ với Ngân hàng khác hệ thống, chỉ tham gia thanh toán liên hàng với các Ngân hàng cùng hệ thống khác địa bàn. Quy trình luân chuyển và xử lý chứng từ đợc thực hiện hoàn toàn trên máy tính. Đây cũng là điều kiện thuận lợi của NHNo&PTNT huyện Phú Xuyênkhắc phục đợc nhợc điểm liên hàng bằng th.
8. 1 Chứng từ dùng trong kế toán thanh toán chuyển tiền tại chi nhánh + Chứng từ do khách hàng lập gồm séc, bảng kê nộp séc, giấy nộp tiền...
+ Chứng từ do Ngân hàng lập gồm phiếu chuyển khoản, giấy báo Có, giấy báo nợ và bảng kê.
8.2 Quy trình luân chuyển chứng từ và cách hạch toán 8.2.1 Ngân hàng No&PTNT Phú Xuyênđóng vai trò NHA
a.Lập lệnh, kiểm soát, xử lý lệnh
- Kế toán giao dịch có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của việc lập chứng từ: Chứng từ lập đúng mẫu quy định, dấu, chữ ký trên chứng từ đúng mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng, kiểm tra số d tài khoản tiền gửi của khách hàng đủ để thực hiện chuyển tiền.
- Nếu chứng từ hợp lệ hợp pháp, chuyển cho kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào tài khoản thích hợp, ghi số bút toán lên góc trên bên phải chứng từ chuyển tiền.
- Nếu chứng từ có sai sót trả lại khách hàng đủ để thực hiện chuyển tiền - Chứng từ đúng nhập dữ liệu trên chứng từ vào chơng trình chuyển tiền nội tỉnh (tạo dữ liệu gốc chuyển tiền).
- Sau khi nhập dữ liệu đúng vào máy kiểm sóat lại các thông tin dã nhập vào máy, ký tên chứng từ giấy (chứng từ gốc chuyển tiền). Sau đó chuyển chứng từ giấy đồng thời với việc chuyển dữ liệu qua mạng vi tính cho kế toán chuyển tiền.
b. Kế toán chuyển tiền
Kiểm soát: Ghi nhận chứng từ và dữ liệu qua máy vi tính kế toán chuyển tiền nhập lại số bút toán, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của nghiệp vụ, chữ ký kế toán giao dịch, kiểm tra.
c. Ngời kiểm soát
Kiểm tra toàn bộ chữ ký giao dịch, kế toán kiểm tiền kiểm soát không đợc phép sửa bất kỳ yếu tố nào. Nếu đúng kiểm soát duyệt (ghi chữ ký điện tử) lệnh chuyển tiền vào mật mã truyền tin nén file gửi lệnh truyền đi.
d. Kế toán hạch toán
+ Đối với lệnh chuyển có Nợ: TK thích hợp
Có: TK chuyển tiền đi nội tỉnh + Đối với lệnh chuyển nợ
Nợ: TK chuyển tiền đi nội tỉnh năm nay Có: TK nội bộ thích hợp.
Ví dụ thực tế:
Ngày 10/9/2005 cửa hàng Tạp Hoá có tài khoản tại Ngân hàng (TK4211- 010011) chuyển tiền, lập UNC trả tiền hàng cho Công ty Cổ phần dợc phẩm Hà Tây có tài khoản tại NHNo tỉnh (TK 421101-020101), số tiền chuyển: 10.000.000đ.
- Kế toán giao dịch kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kiểm tra chữ ký mẫu đăng ký, kiểm tra con dấu, kiểm tra số d trên tài khoản của cửa hàng Tạp hoá, xem số d có đủ hoạt động không.
- Chứng từ UNC hợp lệ hợp pháp kế toán kiểm tra hợp lệ, hợp pháp. Chuyển cho kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào máy, ghi số bút toán.
- Nhập dữ liệu trên chứng từ vào chơng trình CTĐT NN tỉnh tạo dữ liệu gốc. - Sau khi nhập dữ liệu vào máy và chuyển sang CTĐT, nhập lại số bút toán, bổ sung thêm một số nội dung cho chính xác sự khớp đúng giữa dữ liệu trên máy và chứng từ gốc.
- Nếu kiểm tra dữ liệu còn sai sót phải chuyển trả cho kế toán giao dịch xử lý, kế toán chuyển tiền không đợc tự ý sửa chữa bất kỳ yếu tố trên chứng từ giấy cũng nh dữ liệu đã nhập.
+ Nếu đúng tiến hành lập lệnh chuyển tiền
+ Lập lệnh: Lệnh đợc riêng cho từng chứng từ chuyển tiền. Riêng với hạch toán kép (1 nợ - nhiều có hoặc ngợc lại) thì lập chung cho một đơn vị hoặc cá nhân.
VD: Kho bạc Nhà nớc Phú Xuyên nộp vào Ngân hàng 3 bộ giấy rút HMKP để chuyển tiền thanh toán cho các đơn vị, một bộ "Giấy nộp tiền" chuyển tiền kế toán lập chung thành một lệnh chuyển tiền của 3 giấy rút HMKP và "GN khác" để chuyển cho khách hàng.
- Căn cứ vào chứng từ chuyển tiền, kế toán chuyển tiền bổ sung thêm các yếu tố còn lại để hoàn thành một lệnh chuyển tiền trên cơ sở dữ liệu kế toán giao dịch đã nhập vào ban đầu.
+ Số lệnh
+ Ngày lập lệnh
+ Tên và mã Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng lập lệnh
+ Mã Ngân hàng phục vụ ngời phát lệnh, mã Ngân hàng ngời nhận lệnh là Ngân hàng khác hệ thống. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi nhập xong và kiểm soát dữ liệu kế toán chứng từ ký vào chứng từ giấy (chứn từ gốc, chứng từ in ra) chữ ký điện tử và lệnh chuyển tiền. Sau đó chuyển tiền toàn bộ cho kiểm soát.
+ Xử lý lệnh.
- Lệnh chuyển tiền đã gửi đi - kế toán chuyển tiền in 2 liên chuyển tiền: + 1 liên hạch toán nợ - có và đóng vào NKCT.
+ 1 liên lệnh chuyển tiền lu kèm báo cáo chuyển tiền trong ngày 8.2.2Tại NHNo&PTNT huyện Phú Xuyênchuyển tiền đến (NHB)
- Nhận lệnh chuyển tiền của NHA, ngời kiểm soát vào chơng trình, kiểm tra chữ ký điện tử để xác định tính chính xác của lệnh chuyển tiền đến. Sau đó truyền lệnh qua mạng máy vi tính. Kế toán chuyển tiền xử lý tiếp.
- Kế toán chuyển tiền in 3 lệnh chuyển tiền đến (trờng hợp thanh toán chuyển tiếp in 4 liên), kiểm soát các yếu tố của lệnh. Tính hợp lệ, hợp pháp các yếu tố trên lệnh chuyển tiền, nội dung lệnh chuyển tiền. Sau khi kiểm soát xong kế toán chuyển tiền ký vào các liên lệnh chuyển tiền bằng giấy, lấy chữ ký kiểm soát trên lệnh chuyển tiền, sau đó chuyển 2 liên lệnh chuyển tiền đến cho kế toán giao dịch xử lý tiếp.
- Kế toán giao dịch: Căn cứ vào lệnh chuyển tiền do kế toán chuyển đến thực hiện kiểm soát lại, ký tên chứng từ và hạch toán vào tài khoản thích hợp.
+1 liên lệnh chuyển tiền hạch toán Nợ - Có
+ 1 liên lệnh chuyển tiền lu kèm báo Có chuyển tiền đến trong ngày + 1 liên lệnh chuyển tiền dùng báo Nợ, báo Có cho khách hàng. Hạch toán:
+ Đối với lệnh chuyển Có
Nợ TK chuyển tiền đến nội tỉnh năm nay Có TK thích hợp
+ Đối với lệnh chuyển Nợ Nợ TK thích hợp
Có TK chuyển tiền đến nội tỉnh năm nay + Đối với giấy báo Có
Hoặc Có: Liên hàng đợi đối chiếu Hoặc Nợ: Liên hàng sai lầm 8.2.3Đối chiếu chuyển tiền
Toàn bộ doanh số chuyển tiền nội tỉnh phát sinh hàng ngày giữa các đơn vị phải đợc xử lý và đối chiếu và khớp đúng (cả về tổng số và chi tiết) ngay trong ngày phát sinh (trừ trờng hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin).
Đối chiếu chuyển tiền trong toàn bộ hệ thống đợc thực hiện cho từng ngày riêng biệt. Trong trờng hợp có sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thực hiện đối chiếu trong ngày theo quy định thì số liệu chuyển tiền của ngày có sự cố đợc phép đối chiếu và hoàn tất vào ngày làm việc kế tiếp, nhng số liệu phải tuân theo ngày phát sinh chuyển tiền.
Các yếu tố đối chiếu trong chuyển tiền nội tỉnh bao gồm: - Số lệnh - Ngày lập lệnh - Ký hiệu lệnh: + Lệnh chuyển Có: 30 + Lệnh chuyển Nợ: 31 - Mã NHA, NHB - Số tiền
Bộ phận điện toán nhận file của trung tâm đối chiếu truyền về tiến hành in ra máy in sổ đối chiếu, chuyển sang bộ phận kế toán để đối chiếu với giấy báo và đóng chứng từ theo thế độ chứng từ.
Khi đối chiếu nếu còn giấy báo sai lầm, đợi đối chiếu. Kế toán chuyển tiền đợi tra soát và lập giấy báo cuối ngày gửi cùng file liên hàng đi, đến TTĐC.
Trờng hợp sai loại giấy báo ngày lập giấy báo thì tra soát NHA để xử lý hạch toán đối chiếu.
+ Đối với giấy báo Nợ Nợ TK: Liên hàng đến
hoặc: Nợ TK: Liên hàng đợi đối chiếu hoặc: Nợ TK: Liên hàng sai lầm
8.3 Dịch vụ chuyển tiền điện tử
Các đơn vị thu phí dịch vụ chuyển tiền theo mức quy định của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam. Phí đợc tính cho từng món chuyển tiền và thu theo định kỳ hàng tháng (đối với khách hàng mở TK tại Ngân hàng) hoặc thu theo món đối với chuyển tiền cá nhân.
* NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên đã áp dụng theo đúng quy định của NHNo&PTNT Việt Nam.
+ Đối với khách hàng không có TK tại Ngân hàng thì phí đợc tính là 0,1%/món tối thiểu là 33.000đ/món tối đa là 1.500.000đ.
+ Đối với doanh nghiệp không thu quá 1.000.000đ, phí thu của khách hàng có tài khoản tại ngân hàng là 0,06% và thu theo định kỳ hàng tháng.
8.4 Điều chỉnh sai lầm trong kế toán thanh toán chuyển tiền tại chi nhánh Ngân hàng No&PTNT huyện Phú Xuyên
Trong thời gian thực tập tại NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên, những sai lầm xảy ra rất ít, hầu nh là không có, chỉ có trờng hợp sai do nhầm địa chỉ và do Ngân hàng khác chuyển nhầm đến.
- Đóng vai trò là NHA: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Nếu file chuyển tiền vừa chuyển đi thì lập tức gọi điện về NHNo tỉnh (chuyển tiền điện tử nội tỉnh) và thông báo kịp thời cho trung tâm biết để trung tâm kịp thời xử lý chỉnh sửa.
+ Nếu phát hiện sau khi trung tâm đã truyền đi rồi thì phải đợi tra soát của NHB và phải lập lại giấy báo truyền đi theo đúng địa chỉ tại chi nhánh NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên để trung tâm điều chỉnh và có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Trờng hợp sai trên thờng xảy ra do khách hàng viết nhầm địa chỉ. - Đóng vai trò là NHB (Ngân hàng khác truyền nhầm đến)
+ Do có sự sai sót của NHA và khách hàng tại NHA chuyển tiền nhầm đến NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên, Ngân hàng nhận đúng là một Ngân hàng khác.
+ Khi có sự thông báo do có sự chuyển nhầm của NHA, kế toán chuyển tiền theo dõi món chuyển tiền đến đó, đến đó xử lý tiếp theo yêu cầu thông báo để tránh gây thiệt hại, mất mát.
Ví dụ thực tế:
Ngày 10/9/2005 NHNo&PTNT TPHCM chuyển tiền cho khách hàng tới chi nhánh NHNo&PTNT Tuấn Luyên, Hải Dơng. Nhng đã chuyển nhầm tới chi nhánh NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên
Xử lý:
Sau khi đợc thông báo của 1064 (NH TPHCM) do chuyển nhầm. Kế toán chuyển tiền tại CNNH Phú Xuyên, xử lý truyền lại về tỉnh để trung tâm xử lý truyền đúng cho 2209 (CNNH Tuấn Luyên - Hải Dơng).
Chi nhánh NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên đóng vai trò là NHA thì không có nghiệp vụ nào xảy ra.