III. biện pháp phòng ngừa rủi ro tại các ngân hàng cơ sở đặc biệt là việc thực hiện các hình thức bảo đảm
a.Kiểm soát và xử lý chứng từ
Thanh toán viên giữ TK cho vay của ngời vay tiếp nhận các chứng từ bộ phận tín dụng chuyển sang nh Giấy đề nghị vay vốn, Hợp đồng tín dụng, Giấy nhận nợ ... tiến hành kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, trả lại ngời vay mỗi thứ một bản, các bản còn lại lu trong tủ hồ sơ vay vốn cùng các chứng từ khác. Thanh toán viên giữ TK của ngời vay trực tiếp bảo quản hồ sơ cho vay trong tủ lu.
Trờng hợp khoản vay chỉ giải ngân có một lần thì giấy nhận nợ lập một hợp lần cùng với Hợp đồng tín dụng, nếu khoản vay giải ngân làm nhiều lần thì mỗi lần nhận tiền ngời vay phải làm giấy nhận nợ từng lần.
b. Giải ngân và theo dõi kỳ hạn nợ
Sau khi hoàn thành thủ tục giấy tờ vay vốn và đợc CBTD xem xét. Giám đốc Ngân hàng duyệt cho vay, ngời vay lập chứng từ kế toán để nhận tiền vay.
Khi nhận đợc chứng từ kế toán giải ngân, thanh toán viên kiểm soát một cách kỹ càng các yếu tố đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ vì đây là chứng từ có tính pháp lý về tài khoản tiền vay và ngời vay chính thức nhận nợ với Ngân hàng.
- Hình thức giải ngân bằng tiền mặt, kế toán hạch toán Nợ TK Cho vay
Có TK Tiền mặt
- Hình thức giải ngân bằng TKTG, TKCV, UNC chuyển tiền... Nợ TK Cho vay
Có TK Thích hợp (TG, UNC chuyển tiền...) Ví dụ thực tế:
- VD1: Cho vay ngắn hạn, giải ngân bằng tiền mặt:
Ông Trần Mạnh Thắng đến ngân hàng xin vay ngắn hạn, ông xin giải ngân bằng tiền mặt, số tiền 60.000.000đ.
Kế toán kiểm tra, kiểm soát, giải ngân và hạch toán nh sau: Nợ TK 211106 60.000.000 đ
Có TK101101.01 60.000.000 đ
- VD2: Cho vay trung hạn, giải ngân bằng UNC chuyển tiền:
Anh Nguyễn Việt Đoàn đến ngân hàng xin vay số tiền là 3.000.000đ. Anh đề nghị ngân hàng giải ngân bằng UNC chuyển tiền.
Kế toán kiểm tra, kiểm soát, giải ngân và hạch toán: BT1: Nợ TK 211101 3.000.000đ
Có TK 421101 3.000.000đ BT2: Nợ TK 421101 3.000.000đ Có TK 519121 3.000.000đ