- Thanh toán tiền cho giám đốc Hàng hoá, dịchvụ mua từ giám đốc theo những điều khoản đặt ra chứ không theo
2.2.2. Khảo sát chi tiết số dư các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán
đúng đắn cảu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện.
- Các nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ đầy đủ. Để kiểm tra mục tiêu này, KTV tiến hành xem xét việc cân đối các khoản chi tiền ghi sổ với các khoản ghi trên bảng kê (Sổ phụ) của ngân hàng và sổ sách của kế toán tiền mặt.
- Nghiệp vụ thanh toán được ghi sổ và được phê chuẩn đúng đắn. KTV có thể thực hiện các trắc nghiệm có dấu vết bằng cách xem bảng kê chi tiết, lựa chọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mức khác nhau và yêu cầu đơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xem chúng có được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền theo như quy định của đơn vị hay không.
- Các nghiệp vụ thanh toán được đánh giá đúng đắn: KTV có thể kiểm tra mục tiêu này thông qua việc so sánh các phiếu chi đã lĩnh tiền, các chứng từ thanh toán đã thực hiện với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền khẳng định các khoản chi tiền được định giá đúng.
- Các nghiệp vụ thanh toán được phan loại đúng đắn: KTV có thể phỏng vấn kế toán xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phân loại các khoản thanh toán hay không, so sánh sự phân loại phù hợp với sơ đồ tàI khoản bằng cách tham chiếu với sổ theo dõi chi tiết vốn bằng tiền, các hoá đơn của người bán và sổ nhật ký mua hàng.
- Các nghiệp vụ thanh toán được vào sổ đúng kỳ: Để kiểm tra tính đúng kỳ của các nghiệp vụ thanh toán, KTV có thể so sánh ngày trên các phiếu chi đã thực hiện với sổ nhật ký chi tiền mặt, so sánh ngày trên các chứng từ thanh toán đã thực hiện với ngày ghi giảm các khoản tiền tại ngân hàng.
- Các nghiệp vụ thanh toán được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổn hợp. KTV có thể kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số trong nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết vốn bằng tiền và các khoản phảI trả.
2.2.2. Khảo sát chi tiết số dư các tài khoản trong chu trình mua hàng và thanh toán toán
Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến rất nhiều các khoản mục trong số đó có liên quan đến chu trình kiểm toán như kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho … Mặt khác, phương pháp luận để thực hiện các khảo sát
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chi tiết đối với mỗi tàI khoản trong chu trình là như nhau, đảm bảo thu thập được những bằng chứng thiết thực khi đưa ra kết luận cuối cùng. Do đó, trọng tâm của các thử nghiệm cơ bản trong chu trình mua hàng và thanh toán, em chỉ đề cập đến các thủ tục khảo sát chi tiết số dư Các khoản phảI trả, kết hợp với việc kiểm tra vật chất hàng tồn kho. Các thủ tục này được thực hiện trên cơ sở các mục tiêu kiểm toán chung và mục tiêu kiểm toán đặc thù, cụ thể là:
- Số dư tài khoản nợ phảI trả người bán, các số dư chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phảI trả, các tàI khoản phản ánh tàI sản và chi phí liên quan đều hợp lý. Trắc nghiệm phân tích được thực hiện để kiểm tra mục tiêu này là so sánh tổng chi phí mua hàng năm nay với năm trước, đối chiếu số dư tàI khoản với các năm trước để phát hiện các biến động, xem xét các khoản phảI trả nhằm phát hiện những bất hợp lý như không có bên bán và các khoản phảI trả có chịu lãi.
- Các khoản phải trả trên bảng cân đối kế toán khớp đúng với sổ cái và sổ chi tiết. KTV tiến hành cộng tổng số nợ phải trả nhà cung cấp trên sổ chi tiết, sau đó đối chiếu số tổng cộng này với sổ cái tổng hợp. Đồng thời, đối chiếu các hoá đơn của từng người bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên người bán và số tiền.
- Các khoản phải trả trên sổ chi tiết có căn cứ hợp lý. KTV tiến hành đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hoá đơn và các bảng kê của người bán. Ngoài ra, KTV có thể gửi thư xác nhận đến các nhà cung cấp yêu cầu họ xác nhận các khoản nợ của khách hàng, chú ý các khoản tiền lớn, các khoản bất thường.
- Các khoản phải trả đều được ghi sổ đầy đủ. Đây là nội dung cơ bản nhất là khi tiến hành khảo sát chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán. Các thử nghiệm cơ bản dùng để phát hiện các khoản phảI trả chưa được ghi sổ là:
+ Kiểm tra các chứng từ minh chứng đối với các khoản chi tiền mặt đầu kỳ kế toán sau. Trong thực tế, hàng hoá mua vào cuối năm nay thường được thanh toán vào đầu năm sau. Chứng từ minh chứng được xem xét ở đây là các hoá đơn mua hàng, để xác định liệu các khoản thânh toán đó có phảI là của các hoá đơn mua hàng năm hiện hành hay không. Mọi khoản thanh toán là của món nợ hiện hành đều phảI đối chiếu với danh sách các khoản phảI trả để đảm bảo là nó đã được ghi sổ chi tiết các khoản phảI trả.
+ Đối chiếu các phiếu nhập kho trước ngày cuối năm với các hoá đơn của người bán liên quan. Số tiền phát sinh từ các hàng hoá nhận được trước ngày kết
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
thúc niên độ minh chứng bằng phiếu nhập kho hoặc các báo cáo nhận hàng, đều phảI được ghi nhận là một khoản nợ phảI trả bằng cách đối chiếu các báo cáo nhận hàng với các hoá đơn mua hàng ghi trên sổ chi tiết các khoản phảI trả, KTV sẽ phát hiện các khoản nợ chưa được ghi sổ.
+ Đối chiếu bảng kê của ngời bán có số nợ với danh sách các khoản phải trả. Định kỳ, người bán thường gửi cho doanh nghiệp một bảng kê các nghiệp vụ mua bán hàng hoá đã phát sinh giữa hai bên trong suốt kỳ kế toán. KTV đối chiếu với sổ chi tiết Các khoản phải trả của khách hàng để tìm ra những khoản nợ chưa được ghi sổ
+ Kiểm tra hàng mua đang đi đường. Trong trường hợp đơn vị có nhập khẩu hàng hóa, nếu sử dụng phương thức nhập khẩu theo giá giá FOB (giao hàng tại cửa khẩu bên bán) thì khi đến ngày lập bảng CĐKT mà hàng vẫn đang đi trên đường, chưa nhập kho của đơn vị, nó vẫn phải được tính vào tài sản của đơn vị và số tiền phải trả cho lô hàng phải được ghi nhận là một khoản nợ. Khi kiểm toán, KTV cần xem xét các hợp đồng mua bán, hoá đơn mua hàng... để tìm hiểu phương thức mua hàng của đơn vị, phát hiện các trường hợp ghi thiếu Các khoản phải trả.
+ Các khoản phải trả được phân loại đúng đắn. KTV xem xét các phiếu nợ hoặc các khoản nợ chịu lãi, các khoản vay dài hạn... xem có sự nhầm lẫn với Các khoản phải trả nhà cung cấp không. KTV cũng cần kiểm tra các khoản phải trả có số dư nợ thí dụ như trả thừa tiền cho người bán, ứng trước tiền cho người bán, trả lại hàng cho người bán sau khi đã thanh toán tiền... Những trường hợp này phải được chuyển sang các khoản phải thu trên Bảng CĐTS.
+ Các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán đều được vào sổ đúng kỳ. Đây cũng là một sai sót thường thấy, KTV có thể phát hiện các loại sai sót này qua việc thực hiện các thủ tục sau:
• Chọn 10 nghiệp vụ mua hàng cuối cùng từ sổ nhật ký mua hàng của năm hiện hành và 10 nghiệp vụ đầu tiên từ sổ nhật ký mua hàng của năm sau, đối chiếu từng nghiệp vụ với các chứng từ liên quan như hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, vận đơn... để kiểm tra ngày thực tế giao hàng và việc ghi sổ chính xác.
• Kiểm tra tính đúng kỳ của các khoản phải trả liên kết với sự quan sát vật chất về hàng tồn kho. Sự phân kỳ của nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với việc khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số dư hàng tồn kho. Khi quan sát kiểm
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kê hàng tồn kho vào thời điểm khoá sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại số liệu của các Phiếu nhập cuối cùng, chúng sẽ được đối chiếu tương ứng với các Hoá đơn của người bán:
+ Các Hoá đơn tương ứng với các Phiếu nhập trước phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ.
+ Ngược lại, các Hoá đơn tương ứng với các Phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không được tính vào Các khoản phải trả cuối kỳ.
Trong thực tế có những cuộc kiểm kê không được thực hiện vào ngày cuối năm KTV phải kiểm tra xem các khoản hàng tồn kho nhận được sau ngày kiểm kê vật chất nhưng trước ngày lập Bảng CĐTS có được khách hàng tính vào tài khoản Hàng tồn kho và Các khoản phải trả không.
• Kiểm tra các khoản hàng mua phải trả lại sau ngày lập Bảng CĐTS xem có khoản nào phải đưa vào kỳ hiện hành hay không.
Sau khi đã hoàn thành toàn bộ các thử nghiệm và trắc nghiệm cho kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV cần tổng hợp kết quả thu được từ các thử nghiệm đã thực hiện. Đây là giai đoạn cuối cùng của một cuộc kiểm toán.