- Thanh toán tiền cho giám đốc Hàng hoá, dịchvụ mua từ giám đốc theo những điều khoản đặt ra chứ không theo
2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán
nghiên cứu mối quan hệ giữa số hàng mua vào, số nợ phảI trả nhà cung cấp năm nay so với năm trước, với kế hoạch cung ứng hoặc ới các đơn vị cùng ngành hay với chỉ tiêu bình quân ngành… để từ đó xác định được những nghiệp vụ trọng yếu cần kiểm toán.
+ Trắc nghiệm trực tiếp số dư: là cách thức kết hợp các phương pháp can đối, phân tích, dối chiếu trực tiếp với kiểm kê và đIều tra thực tế để xác định độ tin cậy của các số dư cuối kỳ ở sổ cáI ghi vào bảng cân đối tàI sản hoặc báo cáo kết quả kinh doanh. Đây là cách thức chủ đạo trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán. Chẳng hạn như KTV tiến hành kiểm kê vật chất hàng tồn kho, đối chiếu các khoản phảI trả với nhà cung cấp … Tuy nhiên, trắc nghiệm này có chi phí kiểm toán lớn nên số lượng trắc nghiệm trực tiếp số dư cần thực hiện tuỳ thuộc vào kết quả trắc nghiệm độ vững chãI và trắc nghiệm phân tích.
2.2. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
2.2.1. Khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ chu trình mua hàng và thanh toán và thanh toán
Trong quá trình kiểm toán, KTV luôn tìm cách giảm tối thiểu các kiểm tra chi tiết bằng cách dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán không nằm ngoàI quy luật đó. Vì vậy, việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình này được chia ra làm hai khía cạnh lón là hệ thống kiểm soát nội bộ với các nghiệp vụ mua hàng và kiểm soát nội bộ với các nghiệp vụ bán hàng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng
Các rủi ro cơ bản liên quan đến nghiệp vụ mua hàng là các khoản mua hàng có thể bị ghi tăng một cách giả tạo để hình thành các khoản thanh toán phụ trội hoặc chính sách của công ty khách hàng muốn đIều hoà lợi nhuận giữa các năm tàI chính, từ đó vào sổ các chi phí mua hàng không đúng kỳ kế toán. Do đó, quá trình khảo sát nghiệp vụ mua hàng được tập trung vào các mục tiêu cụ thể sau:
- Hàng hoá dịch vụ mua vào là có căn cứ hợp lý: Với mục tiêu này KTV phảI kiểm tra xem hàng hoá và dịch vụ mua vào đó có đúng là phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh, phù hợp với lợi ích tốt nhất của đơn vị hay không. Muốn vậy, KTV tiến hành chọn mẫu để kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các đơn kiến nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng đồng thời đối chiếu hàng tồn kho mua vào với sổ nhật ký mua hàng, sổ cáI tổng hợp và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn không bình thường.
- Hàng hoá mua vào đều được ghi số đày đủ: Việc không ghi sổ đầy đủ các nghiệp vụ mua vào đồng thời ghi thiếu các khoản nợ phảI trả là những sai sót mà KTV thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán. Để kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ đầy đủ, KTV kiểm tra việc đánh số trước và theo dõi các hoá đơn đặt mua hàng cũng như các Báo cáo nhận hàng, đối chiếu chúng với sổ nhật ký mua hàng.
- Hàng hoá, dịch vụ mua vào đã ghi sổ đều được đánh giá đúng. Sự kiểm tra của KTV vế tính hiệu quả của các quá trình kiểm soát nội bộ đối với sự đánh giá chính xác các nghiệp vụ mua vào là rất quan trọng. Bởi vì, việc ghi sổ các nghiệp vụ mua vào chính xác hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đánh giá của rất nhiều tàI khoản như hàng tồn kho, công nợ, câc khoản phí tổn… Các thử nghiệm tuân thủ được thực hiện ở đây là so sánh các nghiẹp vụ ghi trên sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ minh chứng khác, kiểm tra tính chính xác về mặt số liệu của các hoá đơn mua hàng kể cả những khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển.
- Hàng hoá mua vào được phê chuẩn đúng đắn: KTV thực hiện trắc nghiệm có dấu vết bằng cách lựa chọn một số nghiệp vụ phát sinh có giá trị ở những mức khác nhau trên bảng kê chi tiết, yêu cầu đơn vị cho kiểm tra chứng từ gốc xem chúng có được phê duyệt đúng cấp có thẩm quyền hay không.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Hàng hoá mua vào được phân loại đúng đắn. KTV có thể phỏng vấn kế toán xem có dấu hiệu của các thủ tục kiểm tra nội bộ đối với việc phân loại các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào hay không, so sánh sự phân loại hàng mua vào trên sổ cáI với sơ đồ tàI khoản tham chiếu theo hoá đơn của từng người bán để đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã được phân loại đúng đắn.
- Hàng hoá mua vào được ghi sổ đúng kỳ: KTV kiểm tra xem bộ phận kế toán có ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng ngay sau khi nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ hay khong. Trắc nghiệm độ vững chãI để kiểm tra mục tiêu này là so sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hoá đơn của người bán với ngày trên sổ nhật ký mua hàng.
- Hàng hoá mua vào được ghi sổ đúng đắn trên sổ chi tiết khoản phảI trả và sổ kho, chúng được tổng hợp đúng đắn trên sổ cái. Với mục tiêu này, KTV có thể kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách tổng cộng số trong sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ hạch toán chi tiết Các khoản phảI trả và sổ kho.
Kiểm tra đối với các nghiệp vụ thanh toán
Việc thực hiện các trắc nghiệm đối với nghiệp vụ thanh toán cũng được thực hiện căn cứ vào các mục tiêu kiểm toán đối với nghiệp vụ thanh toán và các quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu tại doanh nghiệp như là đối với nghiệp vụ mua hàng. Chỉ khác ở đây là KTV thực hiện các thử nghiệm tuân thủ căn cứ vào sổ nhật ký chi tiền với chứng từ gốc là phiếu chi thay vì kiểm tra sổ nhật ký mua hàng trên cơ sở hoá đơn của người bán.
Trên thực tế, việc tiến hành các thử nghiệm đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán không tách rời nhau mà chúng được thực hiện cùng một lúc. Chẳng hạn, khi chọn một nghiệp vụ trên sổ nhật ký mua hàng để kiểm tra thì các chứng từ như hoá đơn, phiếu nhập kho, các phiếu chi sẽ được kiểm tra cùng một lúc. Việc kết hợp các chứng từ trên sẽ làm tăng tiến độ cuộc kiểm toán.
Qúa trình khảo sát nghiệp vụ mua hàng với bảy mục tiêu cụ thể là:
- Các khoản thanh toán của hàng hoá dịch vụ mua vào là có căn chứng tứ hợp lý. Với mục tiêu này, KTV có thể kiểm tra sổ nhật ký chi tiền, sổ cáI tổng hợp và các sổ hạch toán chi tiết các khoản phảI trả đối với các số tiền lớn và bất thường. Bên cnạh đó, KTV tiến hành đối chiếu các phiếu chi và các chứng từ thanh toán đã thực hiện với bút toán trong nhật ký mua hàng liên quan, và kiểm tra tên,
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp