* Tài khoản sử dụng: TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp.
TK này dùng để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý phục vụ chung toàn doanh nghiệp.
Kết cấu của TK 642.
Bên nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí QLDN
Kết cấu chuyển chi phí QLDN trừ vào kết cấu kinh doanh. TK 642 không có số dư cuối kỳ.
TK 642 có 8 TK cấp 2:
TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý.
TK 6424 - Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6425 - Chi phí thuế, phí, lệ, phí
TK 6426 - Chi phí dự phòng.
TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác.
* Sơ đồ hạch toán. TK 334,338 TK 642 TK 111, 112 TK 152,153 TK214 TK 333 TK139,159 TK335,142 TK331,111 TK 911 TK142 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
(1) Chi phí nhân viên quản lý (2) Chi phí vật liệu dụng cụ
(3) Chi phí khấu hao tài sản cố định (4) thuế, phí, lệ phí
(5) Chi phí dự phòng
(6) Chi phí trả trước, chi phí phải trả (7) Các chi phí khác
(8) Các khoản giảm chi phí quản lý
(9) Kết chuyển chi phí quản lý vào TK911 (10) Chờ kết chuyển
Riêng đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí quản lý chung, liên quan đến nhiều đối tượng nên phải phân bổ cho từng đối tượng theo tiêu thức hợp lý.
Chi phí kinh doanh phát sinh được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết TK641, TK642. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - chứng từ thì cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt để phản ánh trên Nhật ký - chứng từ 8.