Theo VSA 230, “Hồ sơ kiểm toán” được hiểu là “Các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành lên ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã thực hiện đúng theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc Chuẩn mực quốc tế được chấp nhận GAAP).
Hồ sơ kiểm toán được phân làm 2 loại chính:
Hồ sơ kiểm toán chung: là Hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách
hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc Kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung do đó bao gồm các dữ kiện có tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toán năm: là Hồ sơ Kiểm toán liên quan đến một khách hàng, chỉ liên
quan tới cuộc kiểm toán của một năm tài chính.
Theo quy định của VAS 230 Hồ sơ Kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với qui định chung của pháp luật về bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu do Nhà nước quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng Công ty Kiểm toán.
Cũng theo quy định của VSA230 Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Tại Công Ty ACC_Việt Nam Hồ sơ Kiểm toán được lưu dưới 2 dạng là dạng File văn bản lưu trữ, và File lưu trữ trong máy tính.
2.3.1.Cách thức tổ chức và đánh tham chiếu Hồ sơ Kiểm toán
Tại Công ty ACC_Việt Nam Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo từng khách hàng và xếp theo thứ tự tên của từng khách hàng. Tài liệu lưu trữ trong mỗi hồ sơ kiểm toán được đều được đánh tham chiếu, chia làm 3 phần xếp theo thứ tự
1000: Phần kế hoạch, bao gồm chương trình và kế hoạch kiểm toán tại đơn vị khách hàng, và tính giá trị trọng yếu(MP)
2000 – 4000: các thông tin chung về đơn vị khách hàng, BCTC và kết quả Kiểm toán
5000 – 8000: Các Phần hành Kiểm toán Cách thức đánh tham chiếu như sau:
Bảng 2.5 : Đánh tham chiếu trên Hồ Sơ Kiểm toán tại ACC_Việt Nam
TT 1 2 3 4 5 6 Nội dung Báo cáo đơn vị cung cấp
Báo cáo phát hành chính thức Báo cáo Excell
Biên bản kiểm toán Phần kế hoạch Các phần hành Tờ kiểm soát nội bộ Tờ tổng hợp
Tờ phân tích tổng quát ( nếu có ) Chương trình kiểm toán chi tiết Xác định MP, số mẫu
Giấy tờ chi tiết( bằng chứng kiểm toán)
Tham chiếu 1910 2110 2120 2130 1000 – 4000 5000 – 8000 5110 5120 5121 5130 5140 513XYZ Trong đó :
Một là: Các phần hành của các tài khoản khác cũng được tổ chức thực hiện tương tự như trên
Hai là: Đối với Công ty có nhiều chi nhánh hoặc Tổng Công ty có các Công ty con thì ký hiệu giấy tờ làm việc phân biệt Công ty con hoặc chi nhánh bắt đầu bằng A, B, C
Đối với từng phần hành kiểm toán, việc tổ chức giấy tờ làm việc trên file kiểm toán được thực hiện theo quy tắc sau:
Ban Giám Đốc Giấy tờ hệ thống Mẫu do Chương trình Kiểm toán cấp Giấy tờ làm việc
Sơ đồ 2.6.Tổ chức giấy tờ làm việc và đánh tham chiếu
2.3.2. Tổ chức Hồ sơ Kiểm toán chung, Hồ sơ Kiểm toán năm của Công ty. Hô sơ Kiểm toán chung.
Tại Công Ty, có một mẫu hồ sơ kiểm toán chung cho tất cả các Công ty khách hàng tuy nhiên ở mỗi Công ty thì tổ chức file kiểm toán lại khác nhau, tùy theo đặc điểm của khách hàng Kiểm toán. Cụ thể ta xem sét qua các mẫu hồ sơ
Bảng 2.7. Mẫu Hồ sơ kiểm toán chung tại ACC_Việt Nam
Công Ty TNHH Kiểm Toán – Tư Vấn Định giá ACC_Việt Nam MỤC LỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN CHUNG
TT Nội Dung Tham chiếu
I Thông tin về khách hàng 100 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 Hồ sơ thành lập doanh nghiệp 110
2 Văn bản nội bộ 120
3 Thông tin ngành 130
4 Thông tin pháp luật 140
II Tài liệu về Thuế 200
1 Thuế Giá trị gia tăng 210 2 Thuế Thu nhập doanh nghiệp 220 3 Thuế Thu nhập cá nhân 230 4 Thuê Tiêu thụ đặc biệt 240
5 Thuế Xuất nhập khẩu 250
6 Thuế Khác 260
III Tài liệu nhân sự 300
1 Thỏa ước lao động tập thể 310 2 Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lương 320
3 Tài liệu khác 330
IV Tài liệu kế toán 400
1 Văn bản chấp nhận chế độ kế toán được áp dụng 410
2 Chính sách kế toán 420
3 Hợp đồng kinh tế, thỏa thuận kinh tế 430 V Tài liệu khác
Tên khách hàng : ...
Mẫu này sẽ chung cho các khách hàng, tuy nhiên nội dung và tổ chức chi tiết là tùy vào đặc điểm khách hàng của Công ty ACC_Việt Nam. Hai Ví dụ sau về tham chiếu 110 và 120, nói về tổ chức trong file Hồ sơ Kiểm toán của Công ty Cổ phần công nghệ Tân Thế Kỷ (nay là Công ty cổ phần công nghệ NCS )
Công ty cổ phần công nghệ NCS )
Bảng 2.8. Hồ sơ kiểm toán chung của Công ty NCS File 110
Công Ty TNHH Kiểm Toán – Tư Vấn Định giá ACC_Việt Nam MỤC LỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN CHUNG
Tham chiếu : 110
TT Nội Dung Tham
chiếu I Hồ sơ thành lập Doanh nghiệp 110 1 Giấy chứng nhập đăng ký kinh doanh công ty Cổ phần năm 2008 110.1 2 Giấy chứng nhập đăng ký kinh doanh công ty Cổ phần năm 2007 110.2 3 Giấy chứng nhập đăng ký kinh doanh công ty Cổ phần năm 2005 110.3 4 Giấy chứng nhập đã đăng ký mẫu dấu 110.4 5 Giấy chứng nhập đăng ký kinh doanh công ty Cổ phần năm 2003 110.5 6 Giấy thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của DN 110.6 7 ...
8 ...
Tên khách hàng : Công Ty Cổ phần công nghệ NCS
Bảng 2.9. Hồ sơ kiểm toán chung của Công ty NCS File 120
MỤC LỤC HỒ SƠ KIỂM TOÁN CHUNG
TT Nội Dung Tham chiếu I Báo cáo kiểm toán 2007 120.1 1 Báo cáo kiểm toán 2008 120.2 2 Biên bản họp đại hội đồng cổ đông 120.3 3 Thông báo lập sổ đăng ký cổ đông 120.4 4 Quyết định của đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần NCS 120.5 5 Quyết định của chủ tịch hội đồng quản trị Công ty cổ phần NCS 120.6 6 Biên bản cuộc họp đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần NCS 120.7 7 Quyết định của giám đốc Công ty cổ phần NCS 120.8 8 Biên bản kiểm toán Công ty cổ phần NCS 120.9 9 Quyết định của Hội đồng quản trị về phân phối lợi nhuận năm 2008 120.10 10 Phiếu đăng ký giao dịch chứng khoán 120.11 11 Sao kê tài khoản giao dịch chứng khoán 120.12 12 Báo cáo kết quả công tác kiểm toán giai đoạn 01/01 – 30/06/2009 120.13 13 Biên bản kiểm toán 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 120.14 14 ...
15 ...
Tên khách hàng : Công Ty Cổ phần công nghệ NCS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hô sơ Kiểm toán năm.
Trong từng năm kiểm toán, thì việc đánh tham chiếu cho từng phần hành thay đổi theo đặc điểm mùa Kiểm toán đó, sau đây là 1 ví dụ cụ thể của Hồ sơ kiểm toán năm 2008 của Công ty Cổ Phần NCS
Bảng 2.10.Hồ sơ Kiểm toán năm 2008 của Công ty NCS
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN – TƯ VẤN ĐỊNH GIÁ ACC VIỆT NAM MỤC LỤC HÔ SƠ KIỂM TOÁN
TT NỘI DUNG THAM CHIẾU
I KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN 1000
1 TÓM TẮT CUỘC HỌP VỚI KHÁCH HÀNG 1110
2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM TOÁN VÀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
1210
3 HỢP ĐỒNG KIỂM TOÁN 1310
4 THÔNG TIN VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KHÁCH HÀNG 1410
5 PHÂN LOẠI MỨC ĐỘ ÁP DỤNG MÁY VI TÍNH 1510
6 PHÂN TÍCH SƠ BỘ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1610
7 XÁC ĐỊNH MỨC ĐỘ TRỌNG YẾU 1710
8 TỔNG HỢP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN 1810
9 TÀI LIỆU KHÁCH HANG CUNG CẤP 1910
II KẾT QUẢ KIỂM TOÁN 2000
1 BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ THƯ QUẢN LÝ (NẾU CÓ) 2100
2 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KIỂM TOÁN 2200
3 KIỂM TRA SỐ DƯ ĐẦU KỲ 2300
4 KIỂM TRA TÍNH HOẠT ĐỘNG LIÊN TỤC 2400
5 CÁC SỰ KIỆN BẤT THƯỜNG VÀ SỰ KIỆN SAU NGÀY KHÓA SỔ
2500
6 THƯ GIẢI TRÌNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC 2600
7 THƯ TRAO ĐỔI GIAO DỊCH KHÁC 2700
III QUẢN LÝ CUỘC KIỂM TOÁN 3000
1 CÁC FORM KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG CUỘC KIỂM TOÁN 3100
2 ĐÁNH GIÁ DỊCH VỤ CUNG CẤP CHO KHÁCH HÀNG 3200
3 ĐÁNH GIÁ NHÓM KIỂM TOÁN 3300
IV HỆ THỐNG KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KSNB (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
V KẾT QUẢ KIỂM TOÁN – TÀI SẢN 5000
1 TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TƯƠNG ĐƯƠNG TIÈN 5100
2 CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ NGẮN HẠN 5200
3 CÁC KHOẢN PHẢI THU 5300
5 HÀNG TỒN KHO 5400
6 TÀI SAN LƯU ĐỘNG KHÁC 5500
7 TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 5600
9 CHÍ PHÍ XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG 5700
VI KẾT QUẢ KIỂM TOÁN – CÔNG NỢ 6000
1 CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ 6100
2 CHI PHÍ PHẢI TRẢ 6200
3 VAY VÀ NỢ NGẮN HẠN 6300
4 CÁC LOẠI THUẾ 6400
5 LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 6500
VII KẾT QUẢ KIỂM TOÁN – NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 7000
1 NGUÔN KINH PHÍ 7100
VIII KẾT QUẢ KIỂM TOÁN –BÁO CÁO KQHĐKD 8000
1 DOANH THU HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT DỊCH VỤ 8100
2 CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT DỊCH VỤ 8200
Như vậy, nhìn chung ta thấy tổ chức Hồ sơ Kiểm toán năm tại Công ty ACC_Việt Nam là phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam. Đồng thời ngoài việc theo mẫu chung quy định sẵn, thì còn tổ chức phù hợp với từng năm Kiểm toán và thực tế đơn vị khách hàng năm đó.