- Nhận được hồ sơ vay vốn do cán bộ tín dụng chuyển đến, kế toán cho vay kiểm nhận hồ sơ cho vay, đối chiếu đúng đủ các danh mục hồ sơ cho vay mà kế toán có trách nhiệm quản lý theo quy định hiện hành. Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của toàn bộ hồ sơ cho vay như chữ ký, tên của người vay, số tiền bằng số và số tiền bằng chữ, thời hạn cho vay, lãi suất, định kỳ trả nợ….dấu và chữ ký của những người có liên quan.
- Sau khi kiểm nhận thấy đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp kế toán cho vay tiến hành đăng ký hồ sơ khách hàng, hồ sơ khế ước vào máy. Đối với những khoản vay có thể chấp hoặc cầm cố thì kế toán phải lập phiếu nhập ngoại bảng.
- Căn cứ vào số tiền vay trên hợp đồng tín dụng đã được ký kết kế toán cho vay tiến hành giải ngân.
Hạch toán chi tiết: Căn cứ vào số tiền trên chứng từ kế toán hạch toán: Nợ: TK cho vay thích hợp
Có: TK thích hợp ( tài khoản tiền mặt, chuyển khoản)
Đồng thời nhập phiếu tài khoản ngoại bảng. Nhập tài khoản cầm cố, thế chấp của khách hàng.
- Căn cứ vào giá trị tài sản dùng để đảm bảo tiền vay trên hợp đồng, kế toán cho vay lập phiếu nhập kho tài khoản ngoại bảng:
Nhập: TK tài sản thế chấp cầm cố (SH 994)
TK các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố (SH 996001) TK cam kết bảo lãnh nhận được (SH 93 )
- Theo dõi, ghi chép trên hợp đồng tín dụng khi phát tiền vay và ký tên vào nơi quy định trong hợp đồng tín dụng, lấy chữ ký nhận tiền của khách hàng trên hợp đồng tín dụng.
+ Giao một hợp đồng tín dụng cho khách hàng.
+ Một hợp đồng tín dụng lưu cùng bộ hồ sơ vay vốn tại bộ phận kế toán cho vay là căn cứ để theo dõi cho vay thu nợ.
- Trường hợp khách hàng nhận tiền vay nhiều lần trên một hợp đồng tín dụng, kể từ lần giải ngân thứ 2 trở đi, trước khi lập chứng từ giải ngân kế toán cho vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền giải ngân các đợt không vượt qua số tiền vay đã ghi trên hợp đồng tín dụng.
- Đối với khách hàng vay vốn là hộ gia đình, cá nhân nếu người nhận tiền không phải là người đứng tên trên hợp đồng, thì phải có giấy uỷ quyền hợp pháp người đứng tên trên hợp đồng tín dụng.
Sau khi đã hạch toán giải ngân xong cho khách hàng, công việc tiếp theo của kế toán cho vay kiêm cán bộ tín dụng là phải lưu giữ và quản lý hồ sơ cho vay để theo dõi đôn đốc thu nợ, lãi của khách hàng.