Để theo dõi tình hình trích lập và thanh toán các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng tài khoản 338 “ Phải trả, phải nộp khác”.
* Đối tượng: Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả và phải trả cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, các đoàn thể XH, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo qui định của toà án( tiền nuôi con khi ly dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí), giá trị tài sản thừa xử lý, các khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ.
*Nội dung: - Bên nợ:
+ Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý các quỹ. + Các khoản đã chi về KPCĐ tại cơ sở.
+ Xử lý giá trị tài
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước tương ứng với kỳ kế toán. + Các khoản đã trả, đã nộp khác.
+Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định +Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. + Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ.
+ Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
+ Số đã nộp trả, nộp lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. - Dư nợ (nếu có):
Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán. - Dư có:
Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Tài khoản 338 chi tiết làm 6 TK phản ánh các nội dung cụ thể, trong đó có 3 TK liên quan đến hạch toán các khoản trích theo lương sau:
- TK 3382 “Kinh phí công đoàn”:
+ Bên nợ: Chỉ tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp. KPCĐ đã nộp + Bên có : Trích KPCĐ vào chi phí kinh doanh.
+ Dư nợ; KPCĐ vượt chi.
+ Dư có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi. - TK 3383 “ Bảo hiểm xã hội”
+ Bên nợ: BHXH phải trả cho người lao động. BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý BHXH.
+ Bên có: Trích BHXH vào chi phí kinh doanh. Trích BHXH vào thu nhập của người lao động .
+ Dư có: BHXH chưa nộp + Dư nợ: BHXH vượt chi. - TK 3384 “ Bảo hiểm y tế” + Bên nợ: Nộp BHYT
+ Bên có: Trích BHYT tính vào chi phí kinh doanh. Trích BHYT tính trừ vào thu nhập của người lao động .
+ Dư có: BHYT chưa nộp. * Phương pháp hạch toán:
- Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ trong kỳ theo chế độ, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6411): Phần tính vào chi phí bán hàng .
Nợ TK 642(6421): Phần tính vào chi phí quản lý DN Nợ TK 334 : Phần trừ vào thu nhập của DN
Có TK 338(3382,3383,3384): Tổng số KPCĐ, BHXH, BHYT phải trích. - Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 338(3383) Có TK 334
- Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho các cơ quan quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 338(3382, 3383, 3384)
Có TK 111,112, 331… - Chi tiêu KPCĐ để lại DN
Nợ TK 338(3382) Có TK 111, 112
Trường hợp số phải trả đã nộp về KPCĐ, BHXH (kể cả số vượt chi) lớn hơn số phải trả, phải nộp được cấp bù đã nhận:
Nợ TK 111, 112: Số tiền được cấp bù đã nhận. Có TK 338(3382, 3383)