* Hạch toán số lượng lao động:
Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách dựa vào số lao động hiện có bao gồm số lượng lao động, từng loại lao động theo nghề nghiệp công việc, theo trình độ tay nghề, cấp bậc kỹ thuật gồm cả số lao động dài hạn và số lao động tạm thời, cả lực lượng lao động gián tiếp trực tiếp và lao động thuộc lĩnh vực khác ngoài sản xuất.
Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời chính xác tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động.
Việc hạch toán số lượng lao động được phản ánh trên sổ ”Danh sách lao động” của doanh nghiệp và sổ “Danh sách lao động” ở từng bộ phận. Sổ này do phòng tổ chức lao động lập theo mẫu qui định và lập thành 2 mẫu cơ bản:
- Một bản do phòng lao động doanh nghiệp quản lý ghi chép. - Một bản do phòng kế toán quản lý.
Căn cứ ghi sổ là các hợp đồng lao động, chứng từ về thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc... Khi nhận được chứng từ trên, phòng lao động, phòng kế toán phải ghi chép kịp thời vào sổ “Danh sách lao động” của doanh nghiệp đến từng bộ phận, phòng ban tổ chức sản xuất trong đơn vị. Việc ghi chép này là cơ sở đầu tiên để lập báo cáo lao động và phân tích tình hình biến động về lao động trong doanh nghiệp vào cuối tháng, cuối quý theo yêu cầu quản lý cấp trên.
*Hạch toán thời gian lao động:
Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người lao động, trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho người lao động được chính xác .
Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, giờ công làm việc thực tế ngừng sản xuất, nghỉ việc của người lao động , từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm “Bảng chấm công”, “ Phiếu làm thêm giờ”, “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Bảng chấm công” (Mẫu số 01/LĐ-TL) cần được lập hàng tháng, theo dõi từng ngày trong tháng của cá nhân từng tổ sản xuất, tổ công tác hoặc những người được uỷ quyền ghi hàng tháng theo qui định. Cuối tháng, căn cứ theo thời gian lao động thực tế, số ngày nghỉ để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của từng người lao động trong từng bộ phận. Bảng chấm công phải được công khai để mọi người kiểm tra và giám sát.
*Hạch toán kết quả lao động :
Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm của từng công nhân hoặc từng tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán năng suất lao động, kiểm tra tình hình thực hiện định mức lao động của từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.
Chứng từ hạch toán kết quả lao động tuỳ thuộc hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Có thể bao gồm “Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành” (Mẫu số 06/LĐ-TL), “Hợp đồng giao khoán” (Mẫu số 08/LĐ-TL), “Bảng giao nhận sản phẩm”, “Giấy giao ca”…
Chứng từ kết quả lao động phải do người lập ký, cán bộ kế toán kiểm tra, xác nhận, lãnh đạo duyệt. Sau đó chứng từ được chuyển lên phòng kế toán cho kế toán tiền lương tổng hợp kết quả lao động của toàn đơn vị, rồi chuyển lên phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp làm căn cứ trả lương cho công nhân viên chức.
Để tổng hợp kết quả lao động trong mỗi phân xưởng,mỗi bộ phận sản xuất nhân viên hạch toán phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động trên cơ sở các chứng từ do các tổ gửi đến từng ngày hoặc định kỳ. Ghi lại kết quả vào sổ, cộng số, lập báo cáo kết quả lao động của các bộ phận liên quan. Phòng kế toán có nhiệm vụ mở sổ tổng hợp để theo dõi kết quả lao động chung của toàn doanh nghiệp.
* Thanh toán tiền lương cho người lao động
Để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên hàng tháng kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương” (Mẫu số 02/LĐ- TL) cho từng tổ, đội, bộ phận sản xuất dựa trên kết quả tính lương và được lập dựa trên các chứng từ hạch toán về thời gian lao động, kết quả lao động.
Với lương trả theo thời gian có “Bảng chấm công”.
Với lương trả theo sản phẩm có “Bảng kê khối lượng công việc hoàn thành”, “Bảng giao nhận sản phẩm”.
Thông thường ở các doanh nghiệp việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ. Kỳ 1 đầu tháng tạm ứng, kỳ 2 cuối tháng sẽ được nhận số tiền còn lại sau khi trừ đi tạm ứng và các khoản khấu trừ vào thu nhập.
Các khoản thanh toán tiền lương, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ khác về thu, chi tiền mặt phải kịp thời chuyển cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ.
Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh có sự biến động trong cơ cấu chi phí tính vào giá thành sản phẩm trong quá trình kinh doanh, kế
toán áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất đều đặn vào các loại sản phẩm coi như một loại chi phí phải trả.
Mức trích như sau: Mức trích TL tháng = TL chính thực tế phải trả CNV trực tiếp trong tháng x Tỷ lệ trích trước Trong đó:
Tổng số TL kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sx Tỷ lệ trích trước =
Tổng số TL chính kế hoạch năm của công nhân viên